Положение об управлении архивами Свердловской области – нормативный акт‚ регулирующий порядок создания‚ функционирования и развития архивных учреждений в регионе. Оно определяет структуру Управления архивами Свердловской области‚ их полномочия‚ а также правила взаимодействия с другими государственными органами и пользователями архивных фондов.

Управление архивами Свердловской области (УАСО) является центральным органом‚ отвечающим за формирование единой системы архивного дела в регионе. Положение‚ утверждённое Приказом УАСО от 18 января 2016 г. № 27‑01‑33/8‚ определяет порядок формирования и функционирования архивных фондов‚ а также внедрения автоматизированных информационных систем.

Исторический контекст

• 1 июля 1992 г. – создание Государственного архива административных органов Свердловской области (ГААОСО). Архив вошёл в единую систему Государственной архивной службы области.
• 14 августа 1997 г. – принятие постановления‚ регулирующего работу архивных учреждений.
• 18 января 2016 г. – утверждение Положения об автоматизированной информационной системе по документам архивного фонда РФ‚ находящемся в государственной собственности Свердловской области.
• 05 апреля 2016 г. – постановление Правительства Свердловской области № 237‑ПП‚ определяющее основные направления развития архивного дела.
• 29 января 2010 г. – постановление № 29‑ПП‚ вносящее изменения в Положение.
• 24 октября 2019 г. – актуализация Положения с учётом новых требований к электронному документообороту.

Нормативно‑правовая база

Положение опирается на следующие нормативные акты:

1. Федеральный закон «Об архивных фондах и архивных документах».
2. Закон Свердловской области от 19 ноября 2008 г. № 104‑ОЗ «Об административных органах».
3. Постановления Правительства Свердловской области (№ 237‑ПП‚ № 29‑ПП‚ № 67‑ПП и др.).
4. Приказы Управления архивами Свердловской области (например‚ № 27‑01‑33/144 от 01 августа 2022 г. о внесении изменений в приказ от ).
5. Приказ УАСО от 18 января 2016 г. № 27‑01‑33/8 «Об утверждении Положения об автоматизированной информационной системе…».

Основные положения Положения

Цели и задачи

• Обеспечение сохранности‚ систематизации и доступности архивных документов.
• Создание и поддержка автоматизированных информационных систем (АИС) для управления архивными фондами.
• Осуществление контроля за соблюдением архивного законодательства.
• Развитие методической и экспертно‑проверочной деятельности в сфере архивного дела.

Функции Управления архивами Свердловской области

• Разработка и реализация программ развития архивного дела в регионе.
• Координация работы государственных архивов и архивных подразделений органов власти.
• Организация и проведение проверок соблюдения нормативных требований;
• Подготовка методических рекомендаций и проведение обучающих мероприятий.
• Внедрение и поддержка автоматизированных систем учёта и доступа к архивным документам.

Структура Управления

Управление состоит из следующих подразделений (по состоянию на 2024 год):

• Экспертно‑проверочная комиссия – осуществляет контроль за качеством архивных процессов.
• Методическая комиссия – разрабатывает методические материалы и стандарты.
• Отдел информационных систем – отвечает за автоматизацию и поддержание АИС.
• Отдел архивного дела – занимается формированием и поддержкой архивных фондов.
• Отдел взаимодействия с пользователями – обеспечивает доступ граждан и организаций к архивным материалам.

Порядок формирования архивных фондов

1. Идентификация и классификация документов‚ подлежащих передаче в архив.
2. Оценка ценности и сроков хранения согласно нормативным требованиям;
3. Оформление актов приёма‑передачи и внесение записей в автоматизированную систему.
4. Физическое перемещение документов в архивные помещения и их инвентаризация.

Автоматизированная информационная система (АИС)

Положение от 18 января 2016 г. регламентирует создание единой АИС‚ включающей:

• Электронный каталог архивных фондов.
• Систему электронного доступа (ЭДО) для пользователей.
• Модуль контроля за соблюдением сроков хранения и утилизации.
• Инструменты аналитики и отчётности для руководства.

Контроль и проверка

Для обеспечения соблюдения Положения предусмотрены:

• Регулярные плановые проверки (ежегодно).
• Внеплановые проверки по инициативе руководства или по обращениям граждан.
• Использование проверочного листа (приказ № 27‑01‑33/116) с перечнем контрольных вопросов.

Внесение изменений в Положение

Изменения вносятся на основании:

• Законодательных актов Российской Федерации и Свердловской области.
• Результатов проверок и рекомендаций экспертных комиссий.
• Требований по развитию информационных технологий.

Проекты изменений рассматриваются в рамках Проекта постановления Правительства Свердловской области «О внесении изменений в Положение об Управлении архивами Свердловской области» и утверждаются соответствующим постановлением.

Практическое значение Положения

Положение обеспечивает:

• Единую правовую основу для всех архивных учреждений региона.
• Прозрачность и открытость доступа к архивным документам для граждан‚ исследователей и организаций;
• Эффективное управление архивными ресурсами за счёт автоматизации процессов.
• Снижение риска утраты или порчи ценных исторических материалов.

Положение об управлении архивами Свердловской области – ключевой документ‚ который формирует правовую и организационную основу архивного дела в регионе. Его регулярное обновление с учётом технологических новшеств и изменений в законодательстве гарантирует сохранность исторического наследия и удобный доступ к нему для всех заинтересованных сторон.

Дата актуализации: 06:21:30