Положение об управлении архивами (часто оформляемое как Положение об архиве организации), это основной локальный нормативный акт, регламентирующий деятельность архива (архивного подразделения) в составе государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и других учреждений. Данный документ определяет правовой статус архива, его задачи, функции, структуру, порядок формирования, учета, хранения и использования архивных документов, а также права и обязанности архивных работников.

Согласно актуальной законодательной базе (ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказы Росархива, Минкультуры РФ), наличие утвержденного Положения об архиве является обязательным требованием для каждой организации, формирующей архивные фонды.

Ключевые нормативные правовые акты (актуальные на 2024–2026 гг.)

Деятельность архивов и требования к их внутренним документам регулируются иерархией нормативных актов. Ниже приведены ключевые документы, на которые необходимо ссылаться при разработке Положения:

1. Федеральный закон от N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий принципы, понятия и компетенции.
2. Приказ Росархива от N 42 (ред. от ) «Об утверждении примерного положения об архиве организации» (зарегистрирован в Минюсте России N 51895). Это основной эталонный документ. Его положения рекомендуются к использованию при разработке собственного Положения с учетом специфики организации.
3. Приказ Росархива от N 77, уточняет правовой статус архива: архив, являющийся юридическим лицом, действует на основании Устава; архив — структурное подразделение — действует на основании Положения об архиве, утверждаемого руководителем организации.
4. Приказ Федерального архивного агентства от N 19 — «Руководство по соблюдению обязательных требований… при осуществлении регионального государственного контроля (надзора)». Документ детализирует, что именно проверяют инспекторы при контроле за соблюдением архивного законодательства.
5. Приказ Минкультуры РФ (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ) — устанавливает технические и организационные требования к хранению.
6. Приказ Росархива от N 98 — пример утверждения типовых положений о структурных подразделениях самого Росархива (методологический образец для ведомственных архивов).

Примерное положение об архиве организации (Приказ Росархива N 42): структура и содержание

Разработка собственного Положения должна базироваться на структуре Примерного положения (Приложение к Приказу N 42). Типовая структура включает следующие разделы:

Общие положения

• Правовая основа деятельности (ссылки на ФЗ-125, устав организации, настоящие Положение).
• Правовой статус архива: самостоятельное структурное подразделение или часть другого подразделения (делопроизводства).
• Порядок утверждения Положения (утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом).
• Субординация архива (кем руководится, кому отчитывается).

Задачи и функции архива

• Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ и иных архивных документов.
• Формирование архивных фондов (прием документов от структурных подразделений по истечении сроков хранения в делопроизводстве).
• Научно-техническая обработка документов (систематизация, описание, составление поисковых приборов).
• Организация хранения (создание необходимых условий: температурный режим, влажность, пожаробезопасность, защита от НСД).
• Обеспечение доступа к документам (использование: выдача в читальный зал, копирование, предоставление сведений, электронный доступ).
• Государственная регистрация и учет уникальных документов (при наличии).

Права и обязанности архива (архивариуса)

Права: требовать от подразделений соблюдения сроков хранения и правил передачи дел; запрашивать необходимые сведения; взаимодействовать с экспертными комиссиями по оценке документов;

Обязанности: соблюдать Правила хранения (Приказ Минкультуры); вести учет (фондовые описи, реестры); обеспечивать конфиденциальность сведений ограниченного доступа; проводить ежегодную инвентаризацию.

Организация работы с документами (Ключевые процессы)

1. Прием документов: порядок передачи дел из делопроизводства в архив (акт приема-передачи, инвентаризационные описи). Сроки: постоянное хранение и временное (свыше 10 лет) — обязательно в архив организации.
2. Оценка документов: работа экспертной комиссии по определению сроков хранения (акты оценки).
3. Учет и описание: ведение фондовых описей, карточек учета единиц хранения, формирование электронных баз данных/поисковых приборов.
4. Хранение: требования к архивохранилищам (площадь, полки, климат, системы ППО, Охрана). Раздельное хранение документов разных сроков и степеней секретности.
5. Использование: правила выдачи (читальный зал, служебное пользование, удаленный доступ), оформление справок, копий, защита персональных данных (152-ФЗ).
6. Уничтожение: только по актам экспертной комиссии и с согласия руководителя организации; составление актов уничтожения.

Материально-техническое обеспечение и кадры

• Штатное расписание (должность архивариуса/начальника архива обязательна).
• Требования к квалификации (профессиональные стандарты).
• Оснащение: стеллажи, упаковка (коробки, пакеты), технические средства (сканеры, ПО для ЭАРХ), средства ППО.

Контроль за деятельностью архива и ответственность

• Внутренний контроль (проверки руководителем организации).
• Государственный контроль (надзор), в соответствии с Приказом Росархива N 19 от .
• Дисциплинарная, административная (КоАП РФ ст. 13.19–13.21), уголовная ответственность за нарушение законодательства об архивном деле.

Обязательные требования, подлежащие проверке (Государственный контроль)

На основании Приказа Росархива от N 19 («Руководство по соблюдению обязательных требований…»), при проведении регионального государственного контроля (надзора) проверяется соответствие деятельности организации следующим критериям (чек-лист для самопроверки):

• Наличие и актуальность Положения об архиве: утверждено ли оно руководителем? Соответствует ли Примерному положению (Приказ N 42)? Учитывает ли изменения от ?
• Наличие лицензии на деятельность по охране гостайны (если хранится) и аккредитации (для гос. органов).
• Соблюдение сроков хранения: наличие утвержденного Перечня сроков хранения (номенклатуры дел) с указанием сроков и ответственных лиц.
• Порядок приема документов в архив: своевременность передачи (после 1 года хранения в делопроизводстве для дел временного хранения), оформление актов приема-передачи.
• Условия хранения: соответствие архивохранилищ требованиям Приказа Минкультуры (температура 18±2°C, влажность 50±5%, отсутствие солнечного света, ППО, защита от проникновения).
• Учет документов: полнота фондовых описей, наличие поисковых приборов (бумажных/электронных), ведение реестров выдачи/возврата.
• Работа с электронными документами: обеспечение подлинности, целостности, читаемости ЭД в течение всего срока хранения (миграция форматов, проверка ЭП).
• Оценка и уничтожение: наличие действующей экспертной комиссии, протоколов заседаний, актов уничтожения.
• Обеспечение доступа: соблюдение сроков предоставления документов (законодательно установленные), защита персональных данных при выдаче.

Особенности Положения для разных типов архивов

Электронные документы и Электронные архивы (ЭАРХ) в Положении

Современное Положение об управлении архивами не может игнорировать электронный документооборот. В разделе «Организация работы с документами» обязательно должны быть отражены:

• Порядок формирования электронных архивов (ЭАРХ) в соответствии с требованиями ФСБ (для гостайны) и ФСТЭК (для ПДн/КИ), а также ГОСТ Р 7.0.100-2018 (метаданные).
• Требования к системе ЭАРХ: обеспечение неизменяемости, подлинности, целостности, доступности ЭД на протяжении всего срока хранения.
• Процедуры миграции данных (перезаписи на новые носители, конвертации форматов) для предотвращения потери читаемости.
• Порядок взаимодействия бумажного и электронного архивов (гибридный фонд): единая нумерация, единые поисковые приборы.
• Защита персональных данных при архивировании ЭД (анонимизация, псевдонимизация, контроль доступа).

Порядок разработки, согласования и утверждения Положения

1. Инициация: Приказ руководителя организации о разработке/обновлении Положения (назначение ответственной рабочей группы).
2. Проектная работа: Архивариус/Начальник архива готовит проект на базе Примерного положения (Приказ Росархива N 42, ред. 2023) с учетом специфики организации (отраслевые стандарты, наличие гостайны, ПДн, объемы фондов).
3. Согласование: Проект согласовывается с:
   • Юридическим отделом (правовая экспертиза).
   • Службой информационной безопасности (если есть ЭАРХ/гостайна).
   • Профильными заместителями руководителя.
   • Профсоюзом (при необходимости, затрагивает права работников).
4. Утверждение: Приказом (распоряжением) руководителя организации. Дата вступления в силу указывается в приказе.
5. Ознакомление: С Положением под роспись ознакомляются все сотрудники архива, руководители структурных подразделений, передающих дела в архив.
6. Регистрация и хранение: Оригинал Приказа и Положения хранится в архиве организации (дела постоянного хранения). Копия — у архивариуса на рабочем месте.

Типовые ошибки при составлении Положения (Риски при проверке)

• Копирование Примерного положения «как есть» без адаптации: не указаны конкретные названия подразделений, ФИО должностных лиц, специфика фондов (например, работа с фото/аудио/видеодокументами, технической документацией).
• Отсутствие ссылок на актуальные редакции законов: ссылки на старые номера приказов (например, на Приказ N 42 без отметки «ред. от »), неучтен Приказ N 19 от (контроль).
• Игнорирование электронных документов: Положение регламентирует только бумажный поток.
• Нечеткое разграничение полномочий: не прописано, кто подписывает акты приема-передачи, акты оценки, акты уничтожения (часто пропускается роль руководителя организации vs экспертной комиссии).
• Отсутствие раздела по ЧС/ППО/Антитеррор: план эвакуации документов, меры по защите от НСД.

Положение об управлении архивами (Положение об архиве) — это не просто формальный документ для «галочки» при проверке, а основной инструмент управления архивным фондом организации. Грамотно составленное, основанное на Приказе Росархива N 42 (ред. 2023) и учитывающее требования Приказа N 19 (2024) по контролю, Положение позволяет:

• Систематизировать архивные процессы от рождения документа до его уничтожения или перевода в госархив.
• Минимизировать риски штрафов и предписаний от органов государственного контроля (надзора).
• Обеспечить правовую защищенность организации при спорах (доказательная сила документов).
• Создать базу для внедрения современных технологий (ЭАРХ, ЦОД, цифровизация).

Рекомендация: Проводите ревизию актуальности Положения ежегодно (например, по итогам инвентаризации или при смене законодательства) и вносите изменения дополнительными приказами руководителя, не дожидаясь плановой проверки Росархива или прокуратуры.

Статья подготовлена на основе нормативных актов Федерального архивного агентства (Росархива), Министерства культуры РФ, Федерального закона N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», актуальных на .