Положение по электронному архиву — это основной локальный нормативный правовой акт организации, регламентирующий порядок создания, функционирования, ведения и ликвидации электронного архива. Данный документ обязателен для организаций, переводивших делопроизводство на электронный вид или ведущих параллельное (смешанное) делопроизводство в соответствии с законодательством РФ (ФЗ-149, ФЗ-402, Приказ Минкультуры № 236 и др.).

Нормативно-правовая база

Разработка Положения должна опираться на следующие ключевые акты:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14, 22).
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 9, 11, 13).
• Федеральный закон от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 10 — требования к хранению документов в электронном виде).
• Приказ Минкультуры России от № 236 «Об утверждении Требований к формированию и хранению электронных документов, подлежащих передаче в архивы федерального значения…» (применяется как эталон лучших практик для всех организаций).
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Электронные документы. Основные требования к организации их хранения».
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Национальный стандарт. Система управления записями (архивным делом). Требования к системам управления записями».

Цели и задачи Положения

Главная цель — обеспечение правовой силы, достоверности, целостности, доступности и сохранности электронных документов (ЭД) на протяжении всего их жизненного цикла.

Ключевые задачи:

1. Установление единых правил формирования электронных дел и размещения ЭД в архиве.
2. Определение ответственных лиц и распределение полномочий (администратор архива, операторы, руководители подразделений).
3. Регламентация процессов захвата, классификации, хранения, поиска и выдачи ЭД.
4. Обеспечение информационной безопасности (защита от НСД, резервное копирование, контроль целостности ЭЦП/ЭП).
5. Управление сроками хранения и порядком акта экспертизы стоимости и сроков хранения (экспертиза документов).

Типовая структура Положения

Документ обычно состоит из следующих разделов:

Общие положения

• Наименование организации, основание для разработки (приказ руководителя).
• Понятийный аппарат: определения «электронный архив», «электронное дело», «авторизованная копия», «система управления электронными документами (СУЭД)», «метаданные» и др.
• Сфера действия: к каким видам документов применяется (все ЭД или только архивные), охватывает ли удаленные сотрудники/филиалы.

Организация электронного архива

• Программно-аппаратная часть: описание СУЭД / ЭДО, серверного оборудования, носителей (дисковые массивы, ленточные библиотеки, облачное хранилище).
• Структура архива: логическая (классификатор, номенклатура дел) и физическая (уровни хранения: «горячее», «теплое», «холодное»).
• Персонал: назначение ответственного за электронный архив (архивариуса), администратора СУЭД, операторов сканирования/захвата.

Порядок формирования и пополнения архива

• Захват документов: правила импорта из ЭДО, сканирования бумажных оригиналов (требования к качеству: DPI, цветовая глубина, формат — PDF/A, TIFF), автоматического захвата отчетности.
• Формирование электронных дел: правила группировки по номенклатуре, заполнение атрибутов (метаданных) по карточке дела (ГОСТ Р 7.0.99-2018).
• Электронная подпись (ЭП/ЭЦП): требования к видам подписи (КЭП, НЭП, УНЭП), проверке валидности сертификатов на момент архивирования, меткам времени (Time Stamp).
• Авторизованные копии: порядок создания и удостоверения копий бумажных документов (согласно ст. 22 Закона № 125-ФЗ).

Режимы хранения и обеспечение сохранности

Учет, поиск и предоставление документов

• Ведение единого реестра (описания) электронных дел.
• Полнотекстовый и атрибутный поиск.
• Порядок выдачи: электронным способом (личный кабинет, API, почта), на бумажном носителе (с заверением печатью/подписью архивариуса).
• Учет выдачи (журналы учета, логи СУЭД).

Сроки хранения и экспертиза документов

• Ссылка на утвержденную организацией Номенклатуру дел со сроками хранения.
• Порядок проведения экспертизы документов (комиссия, акты отбора к уничтожению/бессрочному хранению).
• Порядок уничтожения ЭД: безвозвратное удаление (перезапись секторов, демагнетизация), составление акта уничтожения.

Контроль за соблюдением Положения

• Внутренний аудит архива (ежегодный/плановый).
• Проверка читаемости носителей, валидности ЭП, корректности метаданных.
• Ответственность за нарушение (дисциплинарная, материальная, уголовная по ст. 243 УК РФ — уничтожение, повреждение или скрывание документов).

Ключевые моменты, на которые стоит обратить внимание при разработке

Правовая сила электронных документов

В Положении необходимо четко зафиксировать: электронный документ, созданный в установленном порядке и усиленный квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается равносильным бумажному документу с собственноручной подписью (ст. 6 Закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ст. 14 Закона № 125-ФЗ). Если организация хранит только электронные версии, это должно быть закреплено во внутренних документах (Положение об ЭДО, Положение об архиве).

Форматы долгосрочного хранения

Недопустимо хранить архивные копии в «рабочих» форматах (.docx, .xlsx, .dwg). Положение должно обязывать конвертацию в открытые стандарты:

• PDF/A-1b или PDF/A-2b (ISO 19005) — для текстовых и комбинированных документов.
• XML (схема по ГОСТ Р 7.0.99 или собственная), для структурированных данных/реестров.
• TIFF / JPEG 2000 — для растровых изображений (сканы).

Метки времени (Time Stamping)

Для подтверждения факта существования документа в определенный момент времени (после истечения срока действия сертификата КЭП) Положение должно предусматривать наложение квалифицированных меток времени (согласно 63-ФЗ) или использование сервисов доверенного третьего лица (TSA).

Облачные хранилища и аутсорсинг

Если архив размещен в облаке (SaaS/IaaS), Положение должно содержать:

• Требования к провайдеру (сертификация ФСТЭК/ФСБ, соответствие 152-ФЗ, Tier III Data Center).
• Гарантии суверенитета данных (хранение только на территории РФ).
• Права на аудит и извлечение данных при смене провайдера (Vendor Lock-in prevention).

Порядок утверждения и вступления в силу

1. Разработка проекта (инициатор: архивариус / руководитель СУЭД / юрист).
2. Согласование: служба безопасности (ИБ), ИТ-отдел, юридический департамент, бухгалтерия, профильные департаменты.
3. Утверждение Приказом (Распоряжением) руководителя организации.
4. Ознакомление под роспись всех заинтересованных сотрудников.
5. Регистрация в журнале учетных локальных нормативных актов.

Типовые ошибки при составлении

• Отсутствие привязки к Номенклатуре дел: архив становится «свалкой» файлов без структуры.
• Игнорирование миграции: через 5-7 лет документы становятся нечитаемыми из-за устаревания ПО.
• Неполный контроль ЭП: не проверяется цепочка доверия сертификатов, отзыв сертификатов, срок действия КЭП на момент подписания.
• Отсутствие регламента аварийного восстановления (DRP): нет плана действий при пожаре в ЦОД/рашифровке вирусом-шифровальщиком.
• Формализм: документ написан «для галочки», не описывает реальные бизнес-процессы организации.

Положение по электронному архиву, это не просто бюрократическая формальность, а инструмент управления рисками. Грамотно составленный документ защищает организацию от штрафов за нарушение сроков хранения (КоАП РФ ст. 13.20, 19.5, 19.7), потерь имущественных прав (невозможность предъявить документ в суде) и утечек конфиденциальной информации.

Рекомендация: Пересматривайте Положение не реже одного раза в год или при существенных изменениях: смене СУЭД/ЭДО, изменении законодательства, реорганизации компании, внедрении новых типов ЭД (например, смарт-контрактов, блокчейн-реестров).

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для разработки конкретного документа рекомендуется привлечь квалифицированного архивариуса и юриста, специализирующегося на архивном законодательстве и защите информации.