Получение архивной справки о месте работы часто требуется при оформлении пенсии, получении визы, подтверждении трудового стажа для льгот или при судебных разбирательствах․ Ниже представлен полный обзор процедуры, нормативной базы и практических рекомендаций для граждан России и Казахстана․

Что такое архивная справка о месте работы?

Архивная справка – это документ, выдаваемый государственным архивом на основании хранящихся в нем дел (трудовые книжки, личные карточки, приказы о приёме/увольнении и т․д․)․ Она подтверждает факты трудовой деятельности:

• периоды работы в конкретной организации;
• должность и оклад (средний заработок);
• периоды отпусков, больничных, специальных выплат;
• изменения названия работодателя (реорганизация, переименование);
• совместительство и другие сведения, необходимые для социально‑правовых целей․

Отличие от обычной справки с места работы заключается в том, что архивная справка выдаётся только после проверки архивных фондов и имеет официальный статус, заверенную подписью уполномоченного лица и, при необходимости, электронной подписью (ЭЦП)․

Где можно получить архивную справку о месте работы?

Республика Казахстан

Согласно информации портала Электронное правительство Республики Казахстан, справки выдаются:

• Комитетом по правовой статистике и специальным учётам Генеральной прокуратуры РК и его территориальными органами;
• В случае отсутствия сведений – письменный ответ либо электронный документ, подписанный ЭЦП уполномоченного лица услугодателя в личном кабинете портала․

Запрос можно подать:

1. Через официальный портал egov․kz (раздел «Архивные справки»);
2. Лично в архивном отделе Генеральной прокуратуры;
3. По почте – заказным письмом с описью вложения․

Российская Федерация

В России архивные справки о трудовом стаже выдают различные государственные архивы:

• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – для граждан, работавших в учреждениях и ведомствах высших органов власти;
• Главархив Москвы – справки, выписки и копии на основе документов, хранящихся в подведомственных учреждениях;
• Архивный фонд Санкт‑Петербурга – бесплатная выдача при подаче заявления через Портал госуслуг Санкт‑Петербурга;
• Министерство экономического развития РФ – предоставление справок по запросам физических и юридических лиц;
• Региональные архивы (областные, краевые, республиканские) – для организаций, находящихся в их юрисдикции․

Запрос можно оформить:

1. Через Единый портал государственных услуг (gosuslugi․ru) – скачать шаблон заявления, заполнить его и записаться на прием;
2. Лично в читальном зале архива;
3. По почте – заказным письмом с уведомлением о вручении;
4. Через Многофункциональные центры (МФЦ) – в некоторых регионах доступно․

Как оформить запрос на получение архивной справки?

Этапы подачи заявления

1. Определить нужный архив – уточнить, где хранятся документы о вашем месте работы (по периоду, организации, региону)․
2. Подготовить документы:
   • Заявление (образец можно скачать на портале госуслуг или сайте конкретного архива);
   • Копия паспорта (страница с фото и пропиской);
   • При наличии – копия трудовой книжки или иного документа, подтверждающего факт работы;
   • Доверенность, если заявление подаёт представитель․
3. Выбрать способ подачи:
   • Электронно через личный кабинет на gosuslugi․ru или egov․kz;
   • Лично в архиве (приём обычно по предварительной записи);
   • Почтой – заказным письмом с описью и уведомлением о вручении․
4. Ожидать ответа – сроки варьируются от 5 до 30 рабочих дней в зависимости от загруженности архива и сложности запроса․
5. Получить справку – в виде бумажного документа с мокрой печатью и подписью либо электронного документа с ЭЦП․

Пример текста заявления (упрощённый)

[ФИО полностью]
[Дата рождения]
[Паспорт: серия №, выдан кем и когда]
[Адрес регистрации]
[Контактный телефон]
[E‑mail]

Прошу выдать архивную справку о месте работы за период с ___․___․____ по ___․___․____
в организации ______________________________ (полное наименование, ИНН, если известно)․
Справка необходима для ______________________ (указать цель: пенсия, виза, пособие и т․д․)․

Приложения:
Копия паспорта (стр․ 2‑3);
Копия трудовой книжки (страницы с записями о работе);
Доверенность (если подаёт представитель)․

Дата _____________ Подпись _____________

При подаче через портал госуслуг достаточно заполнить электронную форму – система автоматически подставит ваши данные из ЕСИА․

Сроки и стоимость

• Срок исполнения:
  • В большинстве региональных архивов – 10‑15 рабочих дней;
  • В центральных архивах (ГАРФ, Главархив Москвы) – до 30 рабочих дней при большом объёме запросов;
  • В Казахстане – обычно 5‑10 рабочих дней при электронной подаче․
• Стоимость:
  • Во многих регионах РФ справка выдаётся бесплатно (за исключением услуг по срочному изготовлению или заверению копий);
  • В некоторых архивах взимается плата за поиск в фондах (от 100 до 500 рублей) и за заверение документа (от 200 рублей);
  • В Казахстане услуга предоставляется бесплатно при электронном запросе; при бумажном варианте может взиматься небольшая пошлина за печать․

Образец архивной справки о месте работы (форма 9)

Ниже приведён типовой макет справки, используемый во многих архивах․ Обратите внимание, что фактический бланк может отличаться в зависимости от региона․

При электронном выдаче документ подписывается ЭЦП и имеет QR‑код для проверки подлинности․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить справку, если организация личная организация ликвидирована?

Да․ Архив хранит документы ликвидированных предприятий; справка выдаётся на основе этих фондов․

Нужно ли нотариально заверять архивную справку?

Нет․ Архивная справка уже является официальным документом, заверенным печатью и подписью уполномоченного органа․ Нотариальное заверение требуется только в редких случаях (например, для подачи в зарубежные учреждения)․

Можно ли получить справку о среднем заработке за конкретный месяц?

Да, если в архиве имеются расчётные листки или ведомости за требуемый период․ Укажите точный месяц и год в заявлении․

Что делать, если в архиве нет сведений о моём месте работы?

Архив выдаст письменный ответ об отсутствии информации․ При необходимости можно обратиться в бывший отдел кадров организации или в Пенсионный фонд, где могут храниться дубликаты․

Есть ли разница между справкой о трудовом стаже и справкой о среднем заработке?

Справка о стаже подтверждает только периоды работы и должности․ Справка о среднем заработке включает сведения о начислениях, удержаниях и средней зарплате за выбранный период․

Получение архивной справки о месте работы – это прозрачная и регламентированная процедура, доступная как в России, так и в Казахстане․ Главное – правильно определить архив, подготовить необходимые документы и выбрать удобный способ подачи заявления․ Следуя рекомендациям выше, вы сможете получить требуемый документ в минимальные сроки и без лишних сложностей․

Если у вас остались вопросы, рекомендуем обратиться напрямую в справочную службу выбранного архива или воспользоваться онлайн‑консультацией на портале госуслуг вашей страны․