Для назначения, перерасчёта или восстановления пенсии часто требуется подтверждение трудового стажа и заработной платы за периоды, когда документы из текущих кадровых отделов недоступны (ликвидированные организации, переименования, реорганизации и т.п.). В таком случае необходимо обратиться в архив, где хранятся официальные кадровые документы. Ниже подробно описан порядок подготовки и подачи запроса, а также образцы необходимых форм.

Почему стоит обращаться в архив

• Отсутствие оригинальных документов – предприятие было ликвидировано, переименовано или архивировано.
• Требования Пенсионного фонда – для расчёта пенсии нужны подтверждения о стаже и среднем заработке.
• Юридическая сила – архивные справки признаются официальными документами, подтверждающими факт работы.

Куда обращаться

Запрос может быть направлен в:

1. Справочно‑информационный центр федеральных государственных архивов (СИЦ ФГА).
2. Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – отделы, отвечающие за архивы предприятий и государственных учреждений.
3. Региональные государственные архивы (например, Архив Новосибирской области, РГАСПИ и др.).
4. Социальный фонд России (СФР) – может направить запрос в архив от вашего имени, если запрос делается в рамках назначения/перерасчёта пенсии.

Выбор конкретного архива зависит от места нахождения предприятия, в котором вы работали (регион, отрасль, период СССР, РСФСР, РФ).

Какие документы и сведения нужны для запроса

Все поля в заявлении обязательны к заполнению. Если какой‑то информации нет – укажите «не имею». Ниже перечень обязательных данных:

• Ф.И.О; заявителя в настоящем виде и в запрашиваемый период (укажите годы смены фамилии, имени, отчества).
• Дата и место рождения.
• Полный адрес для отправки ответа (почтовый индекс, город, улица).
• Контактный телефон и (по желанию) электронная почта.
• Полное наименование организации, где вы работали, и её местонахождение (адрес, ИНН, ОКПО, если известны).
• Период трудовой деятельности (с … по …).
• Должность(и), в которых вы работали.
• Номера приказов о приёме, переводе, увольнении (если известны).
• Наличие трудовой книжки – приложите копию (или отметку «не имею»).
• Цель запроса (например: «для оформления пенсионного права», «для подачи в Пенсионный фонд», «для восстановления стажа»).

К заявлению также необходимо приложить:

• Копию паспорта (страница с фотографией).
• Копию трудовой книжки (если есть).
• Документы, подтверждающие смену Ф.И.О. (свидетельство о браке, решение суда и т.п.).

Как правильно оформить запрос (образец)

Запрос составляется в простой письменной форме, подписывается заявителем и датируется текущей датой. Ниже пример заявления, который можно распечатать и заполнить.

Заявление
в [наименование архива]

От: _______________________________ (Ф.И.О. полностью)
Дата рождения: ______________________
Паспорт: серия ____ № ____________, выдан ________________
Адрес: _______________________________________________
Телефон: ________________________

Запрашиваемая информация:
Наименование организации: ______________________________________
Адрес организации (в период работы): _______________________________
Период работы: с ___________ по ___________
Должность(и): _________________________________________________
Приказы (если известны): ________________________________________
Ф.И.О. в запрашиваемый период: _________________________________
 (указать годы смены Ф.И.О., если были)

Цель запроса: _________________________________________________
(например: «для оформления пенсионного права в ПФР»)

Перечень прилагаемых документов:
- Копия паспорта
- Копия трудовой книжки (при наличии)
- Документы, подтверждающие смену Ф.И.О. (при наличии)

Подпись заявителя _______________________ Дата __________

Порядок подачи и сроки исполнения

1. Подготовка пакета документов – собрать заявление, копии паспорта, трудовой книжки, документы о смене Ф.И.О.
2. Отправка запроса:
   • По почте (заказным с описью вложения) на адрес архива.
   • Лично в приёмный отдел архива (получаете расписку о получении).
   • Электронно (если архив принимает запросы через портал Госуслуг или собственный сайт).
3. Регистрация запроса – сотрудник архива проверяет полноту сведений и фиксирует номер заявки.
4. Сроки исполнения – согласно Трудовому кодексу РФ и Приказу Минюста № 295/5 от , архив обязан подготовить ответ в течение 30 календарных дней с момента получения полного запроса. При необходимости уточнения сведений срок может быть продлён, но об этом заявителю сообщают.
5. Получение справки – справка выдаётся бесплатно (социально значимая услуга). Выдача происходит лично по предъявлению удостоверения личности или направляется почтовой отправкой по указанному адресу.

Что будет в архивной справке

Справка о трудовом стаже обычно содержит:

• Ф.И.О. (в том виде, в котором они указаны в архивных документах).
• Наименование организации и её юридический статус в период работы;
• Период работы (даты начала и окончания).
• Должности, которые занимал заявитель.
• Сведения о начисленной заработной плате (если запрашивалась).
• Подпись и печать архивного учреждения, а также штамп «Выдано бесплатно».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за получение справки?

Нет. Справки, подтверждающие трудовой стаж, относятся к социально значимым услугам и выдаются бесплатно.

Можно ли получить справку через Пенсионный фонд?

Да. При оформлении пенсии СФР может направить запрос в архив от вашего имени. Однако закон не ограничивает получение справки только через СФР – вы можете обратиться напрямую в архив.

Что делать, если организация, где я работал, ликвидирована?

Обращайтесь в архив того региона, где находилось предприятие. В запросе укажите полное название организации, её ИНН (если известен) и даты ликвидации. Архив хранит кадровые документы даже после закрытия предприятия.

Как ускорить процесс?

Убедитесь, что в заявлении нет пропусков: укажите все известные даты, номера приказов и приложите копию трудовой книжки. При отсутствии какой‑то информации укажите «не имею», но постарайтесь собрать максимум сведений.

Можно ли получить копию приказа о приёме на работу?

Да. В запросе укажите конкретно «копию приказа о приёме на работу за [год]», и архив предоставит её в виде копии или извлечения.

Полезные ссылки и ресурсы

• Справочно‑информационный центр федеральных государственных архивов
• Пенсионный фонд России – раздел «Документы для назначения пенсии»
• Портал государственных услуг – электронные запросы в архивы
• Приказ Минюста РФ № 295/5 от – порядок выполнения запросов

Соблюдая указанные шаги, вы сможете быстро и без лишних затрат получить официальное подтверждение своего трудового стажа, необходимое для оформления пенсии, перерасчёта выплат или иных юридических целей.