Многофункциональные центры (МФЦ) «Мои Документы» являются удобным посредником между гражданами и государственными архивами. Обращение в МФЦ позволяет не искать нужный архив самостоятельно, не знать его точный адрес и шифры дел, достаточно подать заявление в ближайшем отделении или через портал Госуслуг.

Какие документы можно получить через МФЦ

Согласно законодательству и практике работы архивов (в т.ч. Тюменской области, Санкт-Петербурга, Москвы, Иркутской области, Республики Мордовия и др.), через МФЦ можно заказать следующие виды архивных документов:

• Архивная справка — содержит обобщенную информацию по теме запроса. Данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах. Все расхождения, несовпадения названий, отсутствие имени/отчества оговариваются в тексте в скобках (например: «Так в документе», «Так в тексте оригинала»).
• Архивная выписка — воспроизводит нужную часть архивного документа (не весь документ целиком).
• Архивная копия — полностью воспроизводит архивный документ (фотокопия, скан или заверенная переписка).
• Информационное письмо — направляется в случае отсутствия сведений в архиве или для уведомления о передаче запроса в другой архив (по принадлежности).

Основные основания для выдачи (социально-правовые):

1. Пенсионное обеспечение (подтверждение стажа, зарплаты, вредных условий труда).
2. Получение льгот и компенсаций.
3. Социальная защита граждан.
4. Реализация законных прав и свобод граждан.
5. Награждение медалью «Ветеран труда» или знаками отличия (отдельные формы заявлений).

Способы обращения за услугой

Вариант А: Через портал Госуслуг (самый быстрый)

Актуально на 2026 год: большинство регионов интегрированы с ЕПГУ.

1. Зарегистрируйтесь/войдите на gosuslugi.ru (или региональном портале, напр. gosuslugi.spb.ru для Санкт-Петербурга).
2. В поисковой строке введите фразу: «архивные справки» или «выдача архивных справок».
3. Сервис предложит все доступные услуги с данной ключевой фразой. Выберите нужную (обычно «Выдача архивных справок, выписок, копий…»).
4. Заполните электронную форму заявления, укажите цель обращения и известные данные (ФИО, даты, названия организаций).
5. Прикрепите сканы документов (паспорт, документы, подтверждающие родство/представительство, если заказываете не для себя).
6. Выберите способ получения: в МФЦ (на бумажном носителе) или в личном кабинете Госуслуг (электронный документ с ЭП).

Вариант Б: Лично в отделение МФЦ

1. Придите в любое удобное отделение МФЦ (не обязательно по месту жительства).
2. Возьмите талон к окну «Архивные справки» или «Госуслуги / Архивы».
3. Заполните бумажное заявление по установленному образцу (бланки есть у специалиста или на стойке информации).
4. Предоставьте оригиналы документов для проверки.

Необходимые документы (обязательный пакет)

Список унифицирован для всех регионов РФ (примеры: СПб, Иркутск, Мордовия, Казахстан — аналогичные правила):

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
• Заявление установленного образца (разные формы для справки, выписки, копии, справки о награждении медалью «Ветеран труда», справки о награждении знаком).
• Документы, подтверждающие правомочия (если запрос от имени другого лица):
  • Свидетельство о рождении / браке / разводе (для подтверждения родства/смены фамилии).
  • Нотариальная доверенность (если представитель).
  • Свидетельство о усыновлении и т.д.
• Документы, помогающие поиску (не обязательны, но очень желательны для ускорения): трудовая книжка, старые справки, наградительные листы, известные названия предприятий, архивные шифры (если известны).

Сроки и стоимость

Важно: Сроки могут увеличиться, если запрос передается в другой архив (по принадлежности дел). В этом случае МФЦ направляет вам информационное письмо с уведомлением о переадресации запроса.

Результат оказания услуги: что вы получите на руках

Специалист МФЦ выдает вам один из следующих результатов (в зависимости от запроса и наличия дел):

• Архивная справка — на бланке архива с указанием архивных шифров (фонд, опись, дело, лист) и номерах листов единиц хранения, на основании которых она составлена. Имеет юридическую силу.
• Архивная выписка — заверенная копия фрагмента документа.
• Архивная копия — заверенная полная копия документа.
• Информационное письмо об отсутствии сведений — если в архиве документы не найдены (тоже официальный документ для подачи в ПФР/СФР или суд).
• Информационное письмо о передаче запроса — если дело хранится в другом архиве.

Особенности и нюансы (из практики регионов)

Точность данных («Так в документе»)

Архивисты не имеют права исправлять ошибки в первоисточниках. Если в трудовой книжке 1985 года написано «Иванов И.И.», а в паспорте «Иванов Иван Иванович», в справке будет написано: «Иванов И.И. (Так в документе)». Для устранения расхождений может потребоваться судебное установление факта.

Поиск по принадлежности

Если вы не знаете, в каком именно архиве лежат дела (предприятие ликвидировано, переименовано, архив переехал), МФЦ принимает общий запрос. Архив-получатель сам определяет принадлежность дел и либо выполняет запрос, либо пересылает его в нужный архив с уведомлением вас.

Электронный результат

При подаче через Госуслуг результат часто приходит в личный кабинет в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) архива. Такой документ равен по силе бумажному и принимается во всех инстанциях (СФР, суды, банки).

Региональные порталы

• Санкт-Петербург: Официальный портал госуслуг СПб (gosuslugi;spb.ru) — более 300 услуг, удобный личный кабинет.
• Москва: Подведомственные учреждения Главархива Москвы.
• Казахстан: Портал электронного правительства (eGov.kz) — аналогичная структура услуг для НАО и госархивов.

Пошаговый алгоритм действий (Чек-лист)

1. Соберите входные данные: ФИО (на момент работы/учебы), даты рождения, примерные годы работы/учебы, точное название организации (завода, колхоза, вуза, военной части).
2. Подготовьте документы: Паспорт + документы на родство/представительство (оригиналы + копии для МФЦ).
3. Выберите канал: Госуслуги (быстрее, трекинг статуса) или визит в МФЦ (если нужна консультация специалиста «на месте»).
4. Подайте заявление: Укажите цель — «для пенсии», «для льготы», «для суда». Это определяет бесплатность и приоритет.
5. Сохраните талон/номер заявки: Для отслеживания статуса (на Госуслугах — в разделе «Мои заявления», в МФЦ — по SMS/телефону).
6. Получите результат: Придите в МФЦ с паспортом и талоном (или скачайте с Госуслуг). Проверьте правильность ФИО, дат, наличие печати и подписи руководителя архива/уполномоченного лица.

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли заказать справку за другого человека?

Да, только по нотариальной доверенности или если вы законный представитель (родитель несовершеннолетнего, опекун) — при предъявлении документов, подтверждающих полномочия.

Что делать, если архив ответил: «Сведений нет»?

Получите Информационное письмо об отсутствии сведений. С ним обратитесь в суд для установления факта (ст. 264 ГПК РФ) или ищите документы в других архивах (например, в архивах преемников предприятия, в ведомственных архивах министерств).

Нужно ли платить за копии документов?

Нет, если запрос связан с социальной защитой, пенсией, льготами, реализацией прав (ст. 22 ФЗ «Об архивном деле в РФ»). Платными могут быть только тематические справки для коммерческих целей (история дома, родословная для интереса), но их заказывают прямо в архиве, а не через МФЦ по социальной линии.

Сколько времени хранится результат в МФЦ?

Обычно 30 календарных дней с момента поступления. Затем документы возвращаются в архив. Забирайте вовремя!

Дата актуальности информации: . Правила могут меняться, уточняйте детали на портале Госуслуг вашего региона или по телефону горячей линии МФЦ (###-###-#### — общероссийская).