Назначение пенсии — это важный этап жизни, который требует сбора полного пакета документов, подтверждающих трудовой стаж и заработок. Часто ключевыми документами становятся архивные справки, особенно если предприятие ликвидировано, переименовано или трудовая книжка утеряна. В данной статье подробно разбирается процедура получения архивных справок для пенсии в Беларусь на актуальную дату .

Когда требуются архивные справки?

Согласно законодательству (в частности, ст. 51 Закона «О пенсионном обеспечении» и Постановлению Совета Министров РБ от № 777), архивные справки необходимы в следующих случаях:

• Организация-работодатель ликвидирована, реорганизована или переименована.
• Трудовая книжка утеряна, повреждена или содержит ошибки/пропуски.
• Требуется подтверждение специального стажа (работы во вредных/особо вредных условиях, в районах Дальнего Севера и приравненных к ним местностях).
• Необходимо подтвердить заработок за определенные периоды (например, за 24 календарных месяца до г. или за любой 60 месяцев до 2013 г. для расчета пенсии по возрасту).
• Для назначения пенсии по случаю потери кормильца (документы представляются в отношении умершего кормильца).

Куда обращаться: структура архивного фонда Беларуси

В Республике Беларусь существует четкая система хранения архивных документов. Обращение должно быть адресовано именно в то учреждение, где хранятся фонды нужного предприятия.

Основные архивные учреждения:

1. Национальный архив Республики Беларусь (НАРБ), хранит фонды центральных органов управления, крупных предприятий республиканского подчинения, ликвидированных министерств и ведомств.
   • Адрес: 220114, г. Минск, проспект Независимости, 116.
   • Официальный сайт: archives.gov.by (раздел «Запросы и услуги»).
2. Областные (Минский городской) архивы — хранят фонды предприятий, организаций и учреждений регионального/городского подчинения, колхозов, совхозов, местных советов депутатов.
3. Районные (городские) архивы — хранят фонды мелких предприятий, сельских советов, школ, больниц, кооперативов и т.д.
4. Архивы ведомств и корпораций (например, архив ЖД транспорта, архив МВД, архив Министерства обороны, архивы крупных холдингов типа «Белнефтехим», «Белоруснефть» и др.) — хранят кадровые документы действующих и ликвидированных ведомственных предприятий.

Виды архивных справок для пенсионного фонда

Фонд социальной защиты (ФСЗН) принимает справки строго установленных форм; Наиболее востребованные:

• Справка о стаже работы (периоде работы, службы) — подтверждает даты приема/увольнения, должность, основание (приказ), вид стажа (общий, специальный, льготный).
• Справка о заработной плате — выдается по форме, утвержденной Министерством труда и соцзащиты. Содержит посуточный/почасовой расчет заработка за требуемый расчетный период (обычно 24 месяца до или 60 месяцев до 2013 г.).
• Справка о переименовании/реорганизации организации — подтверждает правопреемство (кто является правопреемником архива предприятия).
• Архивная выписка из приказа (распоряжения) — заверенная копия приказа о приеме, переводе, увольнении, присвоении квалификации.
• Справка об отпусках — для подтверждения периодов, не засчитанных в стаж (например, отпуск за счет будущего, прогулы).

Процедура подачи запроса в архив

Кто может подать запрос?

• Сам гражданин (заявитель).
• Уполномоченное лицо по нотариальной доверенности.
• Орган социальной защиты (ФСЗН), по официальному межведомственному запросу (направляется органом автоматически при недостатке документов).

Способы обращения:

1. Лично в читальне архива (предъявив паспорт).
2. По почте (РУП «Белпочта») — заказное письмо с описью вложения.
3. Через ЕРИП (Система «Расчет») — раздел: Суды, юстиция, юридические услуги → Архивы → [Выбор региона/архива] → Услуги архивов. Это удобный способ оплатить услугу и отправить запрос онлайн.
4. Через портал «Одно окно» (Справочно-информационные системы облисполкомов) — например, на сайте Брестского облисполкома есть раздел для поиска контактов нужного архива.

Необходимые данные для составления запроса:

Чтобы архив нашел дело, в запросе обязательно должны быть указаны:

• ФИО полностью (в т.ч. фамилия до брака/смены имени).
• Дата рождения.
• Название организации (точное или примерное) на момент работы.
• Период работы (года начала и окончания).
• Номер и дата приказа о приеме/увольнении (если известны).
• Цель запроса: «Для назначения пенсии в ФСЗН».
• Адрес для отправки ответа (или email для скана, оригинал часто требуется в ФСЗН).

Сроки исполнения и стоимость (2026 год)

Образец официального письма-запроса от организации

Если запрос направляется от имени действующей организации (правопреемницы) для бывшего сотрудника, используется бланк организации.

Что делать, если в архиве документов нет?

Получить отказ от архива (официальное письмо об отсутствии сведений) — это тоже результат. С этим документом нужно обращаться в ФСЗН. Специалисты Фонда имеют право:

• Направить межведомственный запрос в другие архивы (ведомственные, заграницархивы).
• Признать стаж на основании косвенных доказательств (свидетельские показания, фото, письма, справки из жилья, партийные/профсоюзные билеты) — согласно ст. 51 Закона «О пенсионном обеспечении» и Постановлению № 777.
• Запросить данные из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГР) для поиска правопреемника архива.

Особенности подтверждения специального стажа

Для подтверждения работы во вредных/особо вредных условиях (Списки № 1, № 2) архив ищет не только приказы, а также:

• Аттестационные листы рабочих мест (результаты аттестации производственных мест).
• Ведомости по учету работников, занятых на работах с вредными условиями.
• Персональные карточки учета работы во вредных условиях.

Если этих документов в архиве нет, стаж может быть подтвержден судебным порядком на основании совокупности доказательств.

Полезные контакты и ресурсы (на 2026 год)

• Национальный архив РБ: тел. +375 17 227-XX-XX (уточняйте на сайте), сайт: archives.gov.by.
• Министерство труда и социальной защиты РБ: mintrud.gov.by (раздел «Пенсионное обеспечение» -> «Формы документов»).
• Портал «Одно окно» (Брестская область как пример): onewindow.brest-region.gov.by — поиск адресов территориальных архивов.
• ЕРИП: erip.belarusbank.by (оплата и подача запросов).

Чек-лист: пошаговый алгоритм действий

1. Соберите все имеющиеся документы: трудовая книжка, копии приказов, свидетельства, фото.
2. Определите, в каком архиве могут храниться фонды вашего предприятия (по территориальному или ведомственному признаку).
3. Составьте запрос (письмо) с точными ФИО, датами, названием организации.
4. Оплатите услугу архива (сохраните чек/квитанцию/ID транзакции ЕРИП).
5. Направьте запрос (почта, ЕРИП, лично).
6. Дождитесь ответа (срок до 30 дней).
7. Получите оригинал справки, проверьте правильность данных (ФИО, даты, печати, подписи).
8. Предоставьте справку в ФСЗН по месту жительства (лично, через МФЦ, почтой или через личный кабинет на портале 1sp.by / ЕСИА).

Резюме

Получение архивной справки для пенсии в Беларуь — это стандартная, но требующая внимательности процедура. Ключ к успеху — точное определение архива-хранителя и грамотно составленный запрос с максимальным количеством идентифицирующих данных. Не откладывайте обращение на последнее время: с учетом почтовых пересылок и сроков исполнения (до 30 дней) процесс может занять 1,5–2 месяца. Используйте электронные сервисы (ЕРИП, порталы «Одно окно») для экономии времени.

Данная информация актуальна на г. Перед обращением рекомендуется уточнить тарифы и реквизиты на официальном сайте конкретного архива или по телефону.