Получение архивных справок, копий документов или выписок, это востребованная государственная услуга, необходимая для подтверждения трудового стажа, пенсионного оформления, восстановления прав на недвижимость, получения гражданства и решения многих других социально-правовых вопросов. На сегодняшний день (актуально на ) процесс максимально автоматизирован и доступен удаленно.

Основные виды архивных документов, которые можно запросить

В соответствии с законодательством РК, архивы выдают следующие виды документов:

• Архивная справка — документ, подтверждающий определенные факты (стаж, зарплата, должность, место жительства и т.д.) на основании архивных фондов.
• Копия архивного документа — полная или частичная воспроизведенная копия оригинала (приказа, личной карточки, метрической записи и др.).
• Архивная выписка — извлечение из содержания документа, касающееся интересующего заявителя факта.
• Мотивированный ответ об отсутствии документов — если сведения не найдены на хранении в данном архиве, указывается, куда адресовать запрос дальше.

Куда обращаться: структура архивной системы РК

Выбор архива зависит от ведомственной принадлежности искомых документов. Основные операторы:

Национальный архив и центральные государственные архивы (подведомственны Министерству культуры и спорта РК)

• Национальный архив Республики Казахстан (НАО) — фонды центральных органов управления, партийных организаций, известных деятелей.
• Центральный государственный архив (ЦГА) — исторические фонды досоветского и советского периодов.
• Областные, городские (Нур-Султан, Алматы, Шымкент) и районные государственные архивы, фонды местных органов власти, предприятий, организаций соответствующих территорий.

Ведомственные архивы (специальные государственные архивы)

• Архив Президента РК — номенклатурные кадры, документы высшего руководства страны.
• Специальный государственный архив МВД РК, документы по репрессированным, делами НКВД/МВД, личные дела сотрудников.
• Архив Комитета по правовой статистике и специальным учетам Генпрокуратуры (КПСИСУ ГП РК) — уголовно-исполнительные документы, дела прокуратуры.
• Архивы Министерства обороны, КНБ и др;

Оператор по оказанию услуг — НАО «Государственная корпорация «Правительство для граждан»

Именно через ЦОН (Центры обслуживания населения) и портал eGov.kz проходит подача заявлений и выдача готовых справок для большинства государственных архивов.

Способы подачи запроса

Способ 1: Через портал электронного правительства (eGov.kz) — Рекомендуемый

Самый быстрый и удобный способ, не требующий личного визита.

1. Зарегистрируйтесь/войдите на egov.kz с использованием ЭЦП (электронной цифровой подписи) или через Mobile ID / eGov Mobile.
2. В разделе «Услуги» найдите: «Выдача архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок» (для архивов МКР РК) или соответствующую услугу ведомственного архива (МВД, Генпрокуратуры, Архива Президента).
3. Заполните электронную форму заявления. Важно: максимально точно укажите реквизиты искомого документа (ФИО, дата рождения, название организации, период работы/жительства, фонд/опис/дело — если известны).
4. Прикрепите сканы необходимых документов (удостоверение личности, документы, подтверждающие родственные связи — если запрашиваете не свои данные, доверенность).
5. Подпишите заявление ЭЦП и отправьте.
6. Оплатите госпошлину (если предусмотрена) онлайн.
7. Готовый результат (справка/копия/ответ) придет в ваш личный кабинет на eGov в виде электронного документа, подписанного ЭЦП архива. Его можно распечатать — распечатка имеет юридическую силу.

Способ 2: Через ЦОН (Центр обслуживания населения) — «Госуслуги» офлайн

• Обратитесь в любой ЦОН НАО «ГК «Правительство для граждан» по месту жительства или нахождения архива.
• Предъявите документ, удостоверяющий личность.
• Заполните бумажное заявление (образец выдается в ЦОН или можно скачать заранее с сайта архива/еГов).
• Оплатите госпошлину через кассу ЦОН или банковское приложение.
• Получите талон с датой выдачи. Результат можно получить в том же ЦОН или заказать почтовую отправку.

Способ 3: Написанный запрос по почте / через веб-сайт архива

Подходит для обращения напрямую в ведомственные архивы (Архив Президента, Архив МВД, Архив Генпрокуратуры), у которых свои порталы приема обращений.

• На сайте соответствующего архива (например, archive.president.kz, mvd.gov.kz, prokuror.kz) часто размещены образцы заявлений и контакты приемной комиссии.
• Направьте запрос заказным письмом с уведомлением о вручении или через форму обратной связи на сайте (требует авторизации через eGov/ЭЦП).
• К письму приложите нотариально заверенную копию удостоверения личности и документов-оснований.

Необходимые документы для подачи запроса

Базовый пакет (для физических лиц):

• Заявление установленного образца (электронное или бумажное).
• Документ, удостоверяющий личность (оригинал при личном обращении / нотариальная копия при почтовом / данные ЭЦП при электронном).
• Документы, подтверждающие факт родственных отношений (свидетельства о рождении, браке, смене имени) — если запрос касается другого лица (например, предка для пенсии или репатрияции).
• Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная в архиве/ЦОН) — если действует представитель.
• Квитанция об оплате госпошлины (для платных услуг).

Для юридических лиц: заявление на бланке организации с печатью/ЭЦП руководителя, устав (копия), доверенность на представителя.

Сроки исполнения и стоимость

Особенности популярных запросов

Архивная справка о трудовом стаже (для пенсии)

Самый частый запрос. Необходимо указать:

• Полное название организации (как оно звучало в период работы).
• Точные даты работы (начало/конец).
• Должность.
• Если организация ликвидирована — кто правопреемник или в какой архив переданы дела (часто это областной архив по месту нахождения предприятия).

Совет: Перед запросом в архив проверьте данные в Едином накопительном пенсионном фонде (ЕНПФ) — возможно, стаж уже зачтен по данным работодателей.

Запросы в Архив Президента РК (Номенклатурные кадры)

Имеет специфический порядок. На сайте archive.president.kz в разделе «Архивные справки» опубликован образец заявления и перечень требуемых документов. Часто требуется нотариальное заверение подписи на заявлении.

Запросы в Специальный архив МВД / Архив Генпрокуратуры

Касаются реабилитации, уголовных дел, личных дел сотрудников. Подача часто возможна только через портал eGov (услуги «Выдача архивных справок МВД/КПСИСУ ГП») или официальный сайт ведомства с авторизацией по ЭЦП.

Апостилирование для зарубежных учреждений

Если справка нужна для консульства/властей другой страны:

1. Получите архивную справку/копию в архиве (на бумаге с печатью/подписью руководителя или в виде ЭДО с ЭЦП).
2. Обратитесь в территориальное управление юстиции (ТУЮ) по месту нахождения архива для постановки апостиля (согласно Хагской конвенции 1961 г.).
3. Для электронных документов с ЭЦП апостилирование возможно в электронном виде через портал Минюста/еГов.

Алгоритм действий: пошаговая инструкция (Резюме)

1. Определите архив-хранилище. Узнайте, где находятся дела нужной организации/ведомства (сайт НАО РК, справочник «Архивы Казахстана», консультация в ЦОН).
2. Соберите входные данные. ФИО (все варианты написания), дата рождения, название организации, годы работы/жительства, номер дела/личного дела (если известен из старых копий).
3. Выберите способ подачи. eGov.kz + ЭЦП — оптимально. ЦОН — если нет ЭЦП. Почта/Сайт архива — для ведомственных архивов.
4. Подготовьте пакет документов. Сканируйте/сфотографируйте удостоверение, свидетельства о родстве, доверенность.
5. Подайте заявление и оплатите пошлину. Сохраните номер регистрации заявки (трек-номер).
6. Дождитесь уведомления. В личном кабинете eGov / СМС / Email придет сообщение о готовности.
7. Получите результат. Скачайте ЭДО (электронный документ) с ЭЦП архива или заберите бумажную версию в ЦОН/архиве.
8. При необходимости — апостилируйте. Для использования за границей.

Частые ошибки и рекомендации

• Неточное название организации. «Завод №5» вместо «Алматинский тяжелый машиностроительный завод имени С.М. Кирова». Архивариусы ищут по официальным наименованиям из фондов.
• Отсутствие данных о смене имени. Если человек менял фамилию (замужество, усыновление), обязательно приложите цепочку свидетельств.
• Запрос не в тот архив. Дела ликвидированных колхозов/совхозов часто в районных архивах, дела крупных предприятий — в областных, дела министерств — в Центральном госархиве/НАО.
• Игнорирование ЭЦП. Без ЭЦП на eGov получить электронный результат невозможно, придется идти в ЦОН за бумажкой.
• Утеря сроков. Если ответ не пришел в срок — пишите жалобу через eGov («Обратная связь») или в вышестоящую организацию (МКР РК для госархивов, ведомство — для спецархивов).

Полезные контакты и ресурсы

• Портал eGov.kz — единая точка входа для подачи заявлений в большинство архивов.
• Сайт НАО РК (nato.kz / archive.gov.kz) — реестр архивов, контакты, нормативная база.
• Сайт Архива Президента РК (archive.president.kz) — образцы заявлений, фонды номенклатуры.
• НАО «ГК «Правительство для граждан» (gov.kz) — регламенты услуг, адреса ЦОН, калькулятор пошлин.
• ЕНПФ (enpf.kz) — проверка пенсионных накоплений и стажа перед запросом в архив.

Важно: Информация актуальна на 10 июля 2026 года. Регламенты, размеры МРП и адреса порталов могут меняться. Перед подачей рекомендуется проверить актуальные требования на официальном сайте целевого архива или в разделе «Услуги» портала eGov.kz.