Получение архивных справок, копий или выписок из документов – важный процесс как для граждан Украины, так и для иностранных лиц, желающих подтвердить своё происхождение, оформить гражданство, получить апостиль или просто исследовать семейную историю. В статье подробно рассматриваются все этапы подачи запроса, правовые основы, необходимые документы и практические рекомендации.

Правовая база запросов в архивные учреждения Украины

Основные требования к выполнению запросов регулируются Правилами работы архивных учреждений Украины, утверждёнными приказом Министерства юстиции Украины от 8 апреля 2013 г. № 656/5 (регистрация 10 апреля 2013 г. № 584/23116). В частности, в разделе VI, пункт 4, подпункт 4.2 указаны виды запросов, порядок их рассмотрения и сроки исполнения.

С 2023 года Государственный архив Украины (Укргосархив) получил право принимать документы на апостилирование. После получения апостиля документ передаётся в Министерство юстиции, а затем возвращается заявителю в легализованном виде.

Ключевые нормативные акты

• Приказ Минюста Украины от 8 апреля 2013 г. № 656/5 – «Правила работы архивных учреждений Украины».
• Приказ Минюста Украины о порядке апостилирования архивных документов (введён в действие с 2023 года).
• Закон Украины «Об обращениях граждан» – определяет сроки и порядок рассмотрения запросов.

Кому и какие запросы могут быть направлены

Запрос может подать:

1. Физическое лицо – гражданин Украины или иностранец.
2. Юридическое лицо – компания, организация, исследовательский центр.
3. Представитель по доверенности – лицо, уполномоченное действовать от имени заявителя.

Типы запросов:

• Запрос архивных справок о рождении, браке, смерти.
• Запрос копий или выписок из государственных актов (земельные реестры, судебные решения, военные списки).
• Генеалогический запрос – поиск сведений о предках.
• Запрос на апостиль архивных документов.

Куда обращаться

В зависимости от места регистрации оригинального акта, запрос направляется в один из следующих органов:

Для большинства запросов достаточно отправить электронное письмо, однако в некоторых случаях (например, при необходимости личного осмотра оригинала) допускается подача заявки лично или по почте.

Как правильно оформить запрос

Структура письма‑запроса

Кому: Директору Государственного архива ________ области (или Центрального государственного электронного архива Украины)

От кого: ФИО заявителя (для юридических лиц – название организации и её регистрационный номер)

Контактные данные:
 ― Почтовый адрес:
 ― Электронная почта:
 ― Телефон:

Тема: Запрос архивных документов (указать конкретный тип: справка о рождении, копия земельного акта и т.д.)

Текст запроса:
 1. Описание запрашиваемого документа (название, дата, номер, место регистрации).
 2. Цель получения (гражданство, исследование, апостиль и пр.).
 3. Перечень прилагаемых документов (копия паспорта, доверенность, подтверждение оплаты и др.).
 4. Требуемый формат выдачи (электронный PDF, бумажный оригинал, нотариально заверенная копия).
 5. Согласие на обработку персональных данных (по необходимости).

Подпись
 ФИО, дата

Пример официального запроса (физическое лицо)

Пример письма:

Директору Государственного архива Киевской области
ул. Пушкинская, 12, г. Киев, 01001
Украина

От: Иванова Марии Петровны
ул. Лесная, д. 45, кв. 12, г. Харьков, 61000, Украина
e‑mail: mariya.ivanova@email.com
тел.: +380 67 123 45 67

Тема: Запрос архивной справки о рождении

Уважаемый(ая) директор(ка)!
Прошу выдать архивную справку о рождении моего отца, Иванова Сергея Николаевича, родившегося г. в селе Новая Петровка, Киевской области (акт № 12/1950, том 3). Справка необходима для получения украинского гражданства;
К заявке прилагаю:
Копию моего паспорта (страница с ФИО);
Копию свидетельства о рождении моего отца (если имеется);
Квитанцию об оплате государственной пошлины (10 грн).

Прошу предоставить справку в виде нотариально заверенной копии в электронном виде (PDF) на указанный e‑mail. При необходимости готова явиться в архив лично.

С уважением,
Иванова Мария Петровна

Пример запроса от юридического лица

Директору Центрального государственного электронного архива Украины
ул. Хрещатик, 1, г. Киев, 01001, Украина

От: ООО «Исторические исследования»
Юридический адрес: 01001, г. Киев, ул. Сагайдака, 7
ЕГРПОУ: 12345678
e‑mail: info@historical.ua
тел.: +380 44 555 55 55

Тема: Запрос копий земельных актов за 1918‑1922 гг.

Уважаемый(ая) директор(ка)!

В рамках подготовки научно‑исторической публикации просим предоставить копии следующих архивных документов:
Земельный акт № 45/1919, г. Киев, участок № 12;
Земельный акт № 78/1920, г. Харьков, участок № 7;
Земельный акт № 102/1922, г. Одесса, участок № 3.

К заявке прилагаем:
- Выписку из ЕГРПОУ;
- Доверенность от генерального директора (для подписи уполномоченного лица);
- Квитанцию об оплате пошлины (150 грн).

Запрашиваем оригиналы в виде сканированных PDF‑файлов, заверенных печатью архива.

С уважением,
Петров Алексей Сергеевич,
Главный бухгалтер
ООО «Исторические исследования»

Пошаговый процесс подачи запроса

1. Определите нужный архив. Узнайте, где хранится документ (по месту регистрации акта).
2. Соберите необходимые документы. Копия паспорта, подтверждение родства, доверенность (если подаёте от имени), квитанция об оплате.
3. Составьте запрос. Используйте шаблоны из раздела 4, укажите все реквизиты.
4. Отправьте запрос. По электронной почте (рекомендовано) или по почте/лично.
5. Оплатите пошлину. Размер зависит от типа документа (от 5 грн до 150 грн). Оплата производится банковским переводом или через онлайн‑сервис.
6. Ожидайте регистрацию. Архив в течение 5‑10 рабочих дней регистрирует запрос и выдаёт регистрационный номер.
7. Поиск и подготовка документа. Срок выполнения – до 30 дней (по закону) для большинства справок; более сложные запросы могут потребовать до 60 дней.
8. Получение результата. Вы получаете документ в выбранном формате (PDF, бумажный оригинал, копия).
9. Апостиль (при необходимости). Если нужен апостиль, направьте полученный документ в Укргосархив с заявлением о апостилировании.

Стоимость и сроки

Оплата производится банковским переводом на счёт архива, реквизиты указываются в ответном письме после регистрации запроса.

Особенности для иностранных заявителей

• Запрос можно подавать на украинском, русском или английском языке.
• Необходимо приложить копию международного паспорта и, при необходимости, перевод на украинский язык, заверенный нотариусом.
• Для получения апостиля документ должен быть переведён и заверен в консульстве Украины в стране заявителя.
• Возможна отправка запроса по электронной почте, а также через официальные сервисы ЦГЭА с использованием онлайн‑формы.

Электронный архив и оцифровка

С 2022 года в Украине активно развивается Электронный архив. Для получения цифровых копий достаточно:

1. Зарегистрироваться на портале archives.gov.ua.
2. Создать заявку через онлайн‑форму, указав все реквизиты.
3. Загрузить сканы подтверждающих документов.
4. Оплатить услугу онлайн (карта, PayPal, банковский перевод).
5. Получить готовый PDF‑файл в личном кабинете или на указанный e‑mail.

Для крупных запросов (массовая оцифровка) рекомендуется обращаться напрямую в отдел Digital Docs по e‑mail archivedigital-docs.eu или по телефону +38 (050) -07‑42‑69.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как узнать, в каком архиве хранится нужный документ?

Сначала уточните место регистрации акта (город, район). Затем посетите сайт Центрального государственного электронного архива – там есть справочник архивов по областям и тематикам.

Можно ли получить справку без личного присутствия?

Да. Большинство запросов принимаются в электронном виде. Документ может быть выслан в виде PDF‑файла или отправлен почтой по вашему адресу.

Как оформить доверенность для представителя?

Доверенность должна быть нотариально заверена, содержать ФИО доверителя, доверенного лица, перечень полномочий (получение архивных справок) и срок действия. Для иностранных доверителей требуется перевод на украинский язык.

Что делать, если архив не нашёл документ?

В ответе архив обязан указать причины (утрата, уничтожение, отсутствие в фондах). При необходимости можно подать повторный запрос с уточнением альтернативных источников (например, в муниципальные архивы).

Как оформить апостиль, если документ нужен за границей?

После получения оригинала или заверенной копии направьте его в Укргосархив с заявлением «О апостилировании архивного документа». Укргосархив передаёт документ в Министерство юстиции, где ставится апостиль, и возвращает его вам.

Полезные контакты

• Центральный государственный электронный архив Украины – info@archives.gov.ua, телефон +38 (044) -23‑45‑67.
• Укргосархив (апостиль) – archive@archives.gov.ua, телефон +38 (050) -07‑42‑69.
• Областные архивы – список и контакты доступны на официальном портале.
• Служба поддержки онлайн‑запросов – чат на сайте archives.gov.ua (круглосуточно).

Сделать запрос в архив Украины – процесс, требующий внимательного подхода к оформлению документов, соблюдения правовых норм и выбора правильного канала коммуникации. Следуя описанным в статье шагам, вы сможете быстро получить нужные архивные справки, оформить их апостиль и использовать в любых юридических и исследовательских целях.

Помните, что своевременная подготовка всех сопутствующих документов (паспорт, доверенность, оплата) существенно ускорит рассмотрение вашего запроса и избавит от лишних задержек.

Удачной работы с архивами!