Получение архивных справок о заработной плате — это важный этап для подтверждения трудового стажа, расчёта пенсии, получения социальных льгот или решения судебных споров. В статье подробно рассмотрены:

• правовая база, регулирующая запросы в архив;
• куда обращаться за справкой;
• структура и правила заполнения бланка запроса;
• пример полностью заполненного заявления;
• пошаговый алгоритм подачи и получения ответа;
• часто задаваемые вопросы.

Правовая основа запросов о заработной плате

Запросы граждан в государственные и муниципальные архивы регулируются рядом нормативных актов:

1. ФЗ № 125‑ФЗ от  «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. ФЗ № 210‑ФЗ от  «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
3. ФЗ № 59‑ФЗ от  «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
4. ФЗ № 152‑ФЗ от  «О персональных данных»;
5. Приказ Минкультуры России № 19 от  «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда» (в актуальном виде – на этапе разработки новой редакции).

Согласно Правилам работы государственных архивов, срок исполнения запросов социально‑правового характера (в т.ч. о заработной плате) — не более 30 календарных дней со дня регистрации обращения.

Куда направлять запрос

Запрос о заработной плате подаётся в архив, где хранятся документы по личному составу организации, в которой вы работали. Возможные варианты:

• Национальный архив Республики Беларусь (для организаций, существовавших до 2003 г.) – оформление запроса онлайн;
• Региональные (областные, краевые) государственные архивы;
• Муниципальные архивы (городские, районные) – часто находятся в управлении культуры и архивов субъекта РФ;
• Если организация существует и работает, сначала следует обратиться в её кадровую службу – архивные сведения могут отсутствовать.

Контактные данные Национального архива (пример):

220114, г. Минск,
пр-т Независимости, 116
Тел.: (017) -51‑05‑12 (читальный зал)
 (017) -72‑67‑78 (приёмная)
Э‑mail: info@mail.narb.by

Структура бланка запроса

Большинство архивов используют унифицированную форму заявления‑анкеты. Ниже перечислены обязательные поля, которые должны быть заполнены полностью, иначе запрос будет отклонён.

Важно: если запрос направлен от имени другого лица, необходимо приложить нотариально заверенную доверенность.

Пример полностью заполненного бланка

Ниже – условный образец заявления, который можно скачать в формате PDF здесь (пример).

Заявление (запрос) о предоставлении архивной информации

ФИО заявителя: Иванов Иван Сергеевич
Дата рождения: 
Паспорт: серия 45 12, № 345678, выдан ОУФМС России по г. Минску 
Телефон: +375 (29) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov.is@mail.ru
Адрес: ул; Советская, д. 10, кв. 5, г. Минск, 220030
Наименование организации‑источника: Средняя общеобразовательная школа № 12 г. Минска
Период работы: – 
Должность: учитель математики (код должности 2310)
Цель запроса: получение справки о размере заработной платы за 1950‑1965 гг. для оформления пенсионного дела.
Прилагаемые документы:
 • копия трудовой книжки (стр; 3‑5);
 • копия диплома учителя;
 • доверенность № 123 от (если запрос подаёт представитель).
Способ получения ответа: электронная почта ivanov.is@mail.ru
Подпись: ______________________ Дата: 

Пошаговый алгоритм подачи запроса

1. Определите архив. Узнайте, в какой фонд передавались документы вашей организации (региональный, муниципальный, национальный).
2. Соберите необходимые документы. Понадобятся паспорт, трудовая книжка (или её копия), справка с места работы, доверенность (при необходимости).
3. Заполните бланк. Используйте официальную форму, доступную на сайте архива, либо скачайте PDF‑шаблон.
4. Отправьте запрос.
   • Лично – в приёмную архивного учреждения.
   • Электронно – через форму на сайте архива (часто требуется загрузка сканов).
   • Почтой – отправьте оригиналы (или заверенные копии) в адрес архива.
   • Через портал Госуслуг – если архив подключён к системе.
5. Регистрация обращения. После подачи вам выдадут регистрационный номер (пример: 2026‑07‑00123). Сохраните его – по нему будет идти переписка.
6. Ожидание ответа. По закону архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 дней. При необходимости могут запросить уточнения – отвечайте в течение 10 дней.
7. Получение справки. Справка может быть выдана в виде:
   • печатной копии;
   • скана в электронном виде;
   • информационного письма о том, что документы отсутствуют.
8. Оплата (если требуется). Социально‑правовые запросы обычно бесплатны. Тематические запросы (статистика, аналитика) могут оплачиваться согласно тарифам архива.

Частые ошибки при оформлении запроса

• Неполные реквизиты организации. Укажите полное название, ОКПО/ОГРН, если знаете – это ускорит поиск.
• Отсутствие подтверждающих документов. Без копий трудовой книжки архив часто отказывает в выдаче справки.
• Неуказанный период. Запрос без конкретных дат считается «нечетким» и может быть отклонён.
• Неправильный способ получения ответа. Если в заявлении указать «лично», но вы планируете получить справку по почте, архив может потребовать уточнения.
• Отсутствие подписи и даты. Формально запрос считается незавершённым.

FAQ – часто задаваемые вопросы

Нужно ли платить за справку о заработной плате?

Если запрос относится к социально‑правовому характеру (проверка стажа, пенсия, льготы) – услуга предоставляется бесплатно. За тематические запросы (например, статистика по всему району) может взиматься плата согласно тарифам архива.

Как узнать, есть ли в архиве нужные документы?

Сначала уточните в приёмной архивного учреждения наличие фондов по личному составу вашей организации. При отсутствии документов архив выдаст информационное письмо с указанием места их хранения (если они находятся в другом архиве) или сообщит об их отсутствии.

Что делать, если документы в архиве утрачены?

В таком случае справку получить невозможно. Для подтверждения размера заработка можно использовать альтернативные доказательства (расчётные листки, выписки из банков, свидетельские показания) и обратиться в суд – суд принимает любые достоверные документы.

Можно ли подать запрос онлайн?

Да. Большинство государственных архивов (в т.ч. Национальный архив Республики Беларусь) предоставляют электронные формы заявлений. После загрузки сканов всех документов вам придёт подтверждение регистрации.

Как ускорить процесс?

Чётко укажите:

• полные реквизиты организации‑источника;
• конкретный период (месяц/год);
• цель запроса;
• прилагаемые подтверждающие документы.

Также рекомендуется заранее уточнить в архиве, какие именно документы (расчётные листки, штатные расписания, платежные ведомости) хранятся за интересующий период.

Бланк запроса в архив по заработной плате – это официальный документ, который позволяет гражданам получить достоверные сведения о своей трудовой истории. При правильном заполнении и соблюдении всех требований законодательства запрос рассматривается в течение 30 дней, а полученная справка может стать решающим доказательством в пенсионных, судебных и иных юридических вопросах.

Помните, что полнота и точность предоставленной информации – главный фактор успеха. Если у вас возникли сомнения в формулировках или в выборе архива, обратитесь в приёмную вашего регионального архивного управления – специалисты помогут скорректировать заявление и подскажут, какие документы необходимо приложить;

Удачного оформления запроса!