Получение архивных справок, выписок или копий документов часто требуется для оформления пенсии, получения гражданства, подтверждения родственных связей или подачи документов в посольства. Ниже представлена пошаговая инструкция, которая поможет вам правильно оформить и отправить запрос в любой украинский архив.

Определите, какой архив вам нужен

В Украине функционируют несколько типов архивных учреждений:

• Государственные центральные архивы – например, Центральный государственный электронный архив Украины (ЦГЭА). Они хранят документы общероссийского и всеукраинского значения.
• Региональные (областные, городские) архивы – содержат материалы, связанные с конкретной территорией (рождения, браки, смерти, земельные книги и т.д.).
• Специализированные архивы – военные, церковные, научные и др.

Выбор архива зависит от того, какие именно документы вам нужны и где они могли быть зарегистрированы.

Соберите необходимую информацию

Чтобы архив смог быстро найти нужные записи, в запросе следует указать максимально точные данные:

1. ФИО лица (полное имя, фамилия, отчество, если известно).
2. Даты события – день, месяц, год рождения, брака, смерти или иного события.
3. Место события – населённый пункт, район, область.
4. Тип документа – метрическая запись, выписка из похозяйственной книги, справка о судимости и т.п.
5. Цель запроса – для посольства, оформления пенсии, наследства, генеалогических исследований и др.
6. Ваши контактные данные – ФИО, адрес электронной почты, почтовый адрес, телефон.

Если некоторые сведения неизвестны, укажите approximate диапазон (например, «примерно 1910‑1915 гг;») и пометьте это как «приблизительно».

Составьте текст запроса

Запрос должен быть официальным, лаконичным и написанным на русском или украинском языке (в зависимости от требований конкретного архива). Ниже пример структуры:

[Ваше ФИО]
[Ваш почтовый адрес]
[Электронная почта]
[Телефон]
[Дата]

Наименование архива
(например: Центральный государственный электронный архив Украины)

Запрос о предоставлении архивной справки/выписки

Прошу предоставить мне архивную справку (выписку, копию документа) по следующим сведениям:

ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Место рождения: с. Великие Пещеры, Кировоградская область
Тип документа: метрическая запись о рождении
Цель запроса: подача документов в консульство Республики Польша для подтверждения происхождения

Готов оплатить все услуги в соответствии с тарифами архива.
Результат прошу направить на указанный выше электронный адрес (или почтовый адрес).


С уважением,
[Подпись]

При необходимости можно приложить копию паспорта или другого документа, подтверждающего вашу личность (особенно если запрос подаётся от имени третьего лица);

Выберите способ подачи запроса

Архивы принимают запросы следующими способами:

• Электронная почта – самый быстрый метод. Адреса электронной почты обычно указываются на официальных сайтах архивов (например, archive@cgea.gov.ua для ЦГЭА).
• Почтовое отправление – бумажное письмо отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении. Укажите обратный адрес для получения ответа.
• Личное посещение – вы можете прийти в архив с паспортом и подать запрос в отдел обслуживания заявителей. Это полезно, если нужно срочно уточнить детали или получить консультацию.
• Через доверенное лицо – если вы находитесь за пределами Украины, можно оформить доверенность на представителя в Украине, который подаст запрос от вашего имени.

При отправке электронным письмом рекомендуется использовать тему письма вида: «Запрос на получение архивной справки – Иванов И.И.».

Оплата услуг

Большинство архивных учреждений предоставляют справки и выплаты за плату. Стоимость зависит от:

• объёма работы (количество листов, необходимость поиска в нескольких фондах);
• срочности исполнения (экспресс‑услуга обычно дороже);
• необходимости заверения документа апостилем или нотариального перевода.

Тарифы публикуются на сайтах архивов или можно уточнить их при первом контакте. Оплата производится:

• банковским переводом на указанный реквизит;
• через онлайн‑платежные системы (если архив предоставляет такую возможность);
• наличными в кассе архива (при личном визите).

После оплаты сохраните чек или квитанцию – они могут понадобиться для подтверждения факта уплаты.

Сроки исполнения и получение результата

Средние сроки обработки запроса:

• простые справки (одна запись) – от 5 до 15 рабочих дней;
• сложные запросы (поиск по нескольким фондам, уточнение данных) – от 20 до 30 рабочих дней;
• экспресс‑услуга – от 1 до 5 рабочих дней (при наличии такой опции и дополнительной оплаты).

Готовый документ обычно отправляется:

• в виде сканированной копии на указанный e‑mail;
• почтой на бумажном носителе (с заверением печатью архива);
• лично в архиве (если вы выбрали личное получение).

При получении проверьте наличие:

• официального бланка архива;
• подписи ответственного сотрудника;
• печати архива;
• указания реквизитов документа (номер дела, лист, фонд).

Апостиль и легализация

Если справка нужна для использования за границей (например, для подачи в консульство), может потребоваться апостиль. Не все архивы ставят апостиль непосредственно на свои бланки; в этом случае:

1. Получите обычную архивную справку.
2. Обратитесь в Министерство юстиции Украины или в соответствующее нотариальное контору для проставления апостиля.
3. При необходимости закажите нотариальный перевод документа на язык страны назначения.

Уточните в архиве, возможно ли получить справку уже с апостилем – это сэкономит время и деньги.

Полезные ссылки и контакты (на )

Ниже приведены актуальные ресурсы, где можно найти адреса, телефоны и электронные почты архивов Украины:

• Справочник архивов Украины – http://beket.com.ua/poleznye_ssylki/adresa_arhivov_ukrainy/
• Центральный государственный электронный архив Украины (ЦГЭА) – официальный сайт: http://cgea.gov.ua (раздел «Запросы и справки»).
• Государственная архивная служба Украины – http://archives.gov.ua (инструкции по подаче запросов).
• Портал «Оцифровка документов» – http://archivedigital-docs.eu (контакт: e‑mail archivedigital-docs.eu, телефон +38 (050) -07-42-69).

Помните, что большинство архивов указывают, что исполнение генеалогических и иных запросов является платной услугой. Уточняйте стоимость и способы оплаты заранее, чтобы избежать задержек.

Следуя данной инструкции, вы сможете оформить корректный запрос, минимизировать вероятность отказа и получить нужный архивный документ в установленные сроки.