Получение архивных справок, выписок, копий документов или информационных писем – процесс, который регулируется федеральным законодательством и внутренними нормативными актами архивов. В статье подробно рассмотрены:

• какие сведения можно запрашивать;
• какие документы необходимо приложить к заявлению;
• какие формы заявлений существуют (печатные и электронные);
• пошаговая инструкция подачи запроса;
• пример заполненного заявления;
• советы по ускорению рассмотрения обращения.

Что можно запросить в архиве?

Согласно Федеральному закону № 125‑ФЗ «Об архивах в Российской Федерации» и нормативным актам конкретных архивов, заявитель имеет право запросить:

1. архивную справку (краткое содержание документа, подтверждающего факт, дату, место события);
2. архивную выписку (полный или частичный текст документа);
3. копию (полноценный оттиск) архивного документа;
4. информационный документ по теме (например, сведения о трудовом стаже, образовании, семейном положении, праве собственности и т.д.).

Запрос может быть тематическим (по конкретной теме) или по конкретному документу (по номеру дела, дате, фамилии).

Кто может подать заявление?

Заявление может подать:

• физическое лицо – собственник интересующего документа;
• его законный представитель (родственник, опекун) – при наличии нотариальной доверенности;
• юридическое лицо – в интересах организации (например, запрос о трудовом стаже сотрудников).

Какие документы обязательны к приложению?

В зависимости от формы обращения (лично, по почте, через МФЦ или онлайн) к заявителю требуют предоставить:

Где можно подать заявление?

Существует несколько каналов подачи:

• Лично в архивный отдел (по адресу, указанному на официальном сайте архива);
• Через Многофункциональный центр (МФЦ) – удобно, если нужен официальный штамп о приёме;
• Онлайн через портал государственных услуг (Госуслуги, региональные порталы, сайт mos.ru и др.);
• По почте (рекомендовано использовать заказное письмо с уведомлением о вручении).

Пошаговая инструкция подачи заявления

Шаг 1. Определите, какие сведения нужны

Сформулируйте запрос максимально точно: укажите фамилию, имя, отчество (при необходимости – прежние ФИО), даты, номер дела, название учреждения, тему запроса.

Шаг 2. Скачайте подходящий образец заявления

На официальных сайтах архивов обычно размещены образцы заявлений в формате .docx или .pdf. Примеры:

• «Заявление на предоставление архивной справки, выписки, копий архивных документов» – скачать;
• «Заявление по архивно‑следственным делам (о факте применения репрессий)» – отдельный образец для каждого разыскиваемого лица.

Шаг 3. Заполните заявление

Заполняйте все поля, отмеченные жирным шрифтом в образце. Ниже – пример полностью заполненного заявления (см. раздел 6).

Шаг 4. Подготовьте сопроводительные документы

Сделайте копии паспорта, доверенности, квитанции об оплате (если есть). При подаче онлайн загрузите сканы в формате .pdf (размер не более 5 МБ).

Шаг 5. Подайте заявление

Выберите удобный канал (лично, МФЦ, онлайн, почта) и передайте пакет документов. При личном обращении получите квитанцию о приёме (журнал учёта заявлений – Приложение N 3).

Шаг 6. Ожидайте рассмотрения

Сроки зависят от типа запроса:

• Тематический запрос – до 30 календарных дней;
• Запрос по конкретному документу – до 10 дней;
• Если требуется экспертиза или копирование большого объёма, срок может быть продлён (не более 60 дней, с уведомлением заявителя).

Шаг 7. Получите результат

В зависимости от выбранного канала вы получите:

• Лично – в архивном отделе (подписание акта получения);
• По почте – заказным письмом с сопроводительным листом;
• Онлайн – в личном кабинете портала (скачать .pdf).

Образец заявления (тематический запрос)

Ниже – готовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор и заполнить своими данными.

В ________________________ (наименование архива)
От ________________________ (ФИО заявителя)
Адрес: ________________________
Телефон: ________________________
Электронная почта: ________________________
ЗАЯВЛЕНИЕ (запрос) о предоставлении архивных сведений

Я, ________________________ (ФИО полностью), паспорт: серия ____ № ______, выдан ________________, дата выдачи ________________, проживающий(ая) по адресу ________________________, прошу предоставить мне следующие сведения из архивных документов:

Тема запроса: ________________________ (например, «Трудовой стаж в органах государственной власти за 1990‑2005 гг.»);
Период, за который запрашиваются сведения: с __________ по __________;
Краткое описание искомых документов: (номер дела, дата, наименование учреждения, ФИО лица, к которому относится документ);
Цель получения сведений: ________________________ (например, «оформление пенсионного права», «исследовательская работа», «семейные архивные исследования»);
Форма предоставления: (справка, выписка, копия, электронный файл);
Необходимость копий/перевода: (если требуется).

Приложения:
Копия паспорта (или иной документ, удостоверяющий личность);
Нотариальная доверенность (если заявление подаёт представитель);
Квитанция об оплате госпошлины (если применимо);
Согласие на обработку персональных данных (по форме, размещённой на сайте архива).

Подпись заявителя ________________________ Дата «____» __________ 2026 г.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить госпошлину?

Для большинства справок и выписок в государственных архивах пошлина не взимается. Плата может потребоваться только за:

• копирование больших объёмов документов;
• выдачу заверенных копий;
• доступ к закрытым (секретным) материалам.

Можно ли получить документы онлайн?

Да. Многие региональные архивы интегрированы в Единый портал государственных услуг. После подачи электронного запроса вы получаете уведомление о готовности и можете скачать файл в личном кабинете.

Как ускорить процесс?

• Указывайте точные реквизиты (номер дела, даты, ФИО);
• Прикладывайте скан‑копии всех требуемых документов;
• Оплачивайте госпошлину (если требуется) сразу;
• При личном обращении просите оформить квитанцию о приёме и уточнить ориентировочный срок.

Что делать, если архив отказал в выдаче?

В случае отказа (например, документ относится к категории «секретный» или «конфиденциальный») архив обязан выдать письменный мотивированный отказ. На него можно подать:

• апелляцию в управление архивов соответствующего уровня;
• обращение в суд (по статье 125‑ФЗ «Об архивах»).

Полезные ссылки и ресурсы

• Образец заявления (PDF/ DOCX)
• Портал государственных услуг – электронная подача запросов
• Официальный сайт мэра Москвы – запросы в городской архив
• Федеральная служба безопасности – запросы по архивно‑следственным делам

Оформление заявления на получение сведений из архива – процесс, который требует внимательности к деталям и соблюдения формальностей. Следуя описанным выше шагам, используя проверенные образцы и предоставляя все необходимые документы, вы существенно сократите время ожидания и получите нужную информацию в удобной форме.

Если у вас возникли дополнительные вопросы или требуется юридическая консультация, обратитесь к специалисту в области архивного права или к сотрудникам архивного отдела, где будет подаваться запрос.

Дата актуализации статьи: 04:51:44