Получение архивных справок, выписок, копий или информационных писем – одна из самых востребованных услуг государственных и муниципальных архивов. Чтобы запрос был обработан быстро и без отказа, важно правильно оформить заявление и приложить необходимые документы. Ниже представлен подробный алгоритм действий, основанный на актуальных бланках и рекомендациях Государственного архива Новосибирской области, образцах форм из Arh_doc_5.pdf, материалах Октябрьского района ХМАО‑Югра и других открытых источниках.

Что можно запросить в архиве?

• Архивная справка (подтверждающая факт наличия документа);
• Архивная выписка (извлечение из документа);
• Архивная копия (фотокопия или скан оригинала);
• Информационное письмо (ответ на запрос по конкретному вопросу).

Запросы могут касаться:

• Актов гражданского состояния (рождение, брак, смерть, усыновление);
• Трудовой деятельности (записи в трудовой книжке, награды);
• Регистрации захоронений;
• Содержания завещаний;
• Иных сведений, содержащихся в фондах архива.

Общие требования к оформлению заявления

Согласно бланкам, размещённым на сайте Государственного архива Новосибирской области, при заполнении заявления необходимо соблюдать следующие правила:

1. Заполнять аккуратно, печатными буквами. Рукописный текст допускается только в случае невозможности печатного набора, но предпочтительно использовать печатный шрифт.
2. При ошибке не исправлении не стирать, а зачёркивать неверную информацию и рядом писать правильную формулировку.
3. К заявлениям, касающимся профессиональной деятельности, рекомендуется прилагать копию трудовой книжки.
4. Указать полные реквизиты заявителя: Ф.И.О., паспортные данные (серия и номер), почтовый адрес, контактный телефон, адрес электронной почты.
5. Подписать заявление и поставить дату.

Важно помнить, что Государственный архив Новосибирской области не осуществляет хранение архивных документов – все запросы направляются в ГКУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» (ул. Свердлова, 16, г. Новосибирск, 630007).

Образец заявления (форма из Arh_doc_5.pdf)

Ниже приведён типовой бланк заявления о предоставлении иных архивных сведений; Вы можете скопировать его в текстовый редактор, заполнить нужные поля и распечатать.

Текст формы

В архивный отдел Администрации 
Одинцовского муниципального района 
от ___________________________________ 
______________________________________ 
(Ф.И.О. или наименование организации; 
паспортные данные гражданина; почтовый 
адрес; контактный телефон и адрес 
электронной почты) 

о предоставлении иных архивных сведений 

Прошу предоставить мне архивную справку, архивную выписку, архивную копию 
(указать нужный документ) по вопросу предоставления сведений о 
______________________________________________________ 
__________________________________________________________________ 
(указать предмет запроса и сведения, необходимые для поиска информации)

[В зависимости от типа запроса заполняются соответствующие блоки:]

В случае усыновления:
Фамилия, имя, отчество усыновителей () ________________________
Год усыновления () ____________

В случае запроса сведений об актах гражданского состояния:
Фамилия, имя, отчество человека, о котором запрашиваются сведения () 
________________________________________________________________
Год события (рождения, бракосочетания, смерти и т.д.) () __________
Место события () ____________________
В случае запроса данных о регистрации захоронений:
Фамилия, имя, отчество человека, о котором запрашиваются сведения () 
________________________________________________________________
Год захоронения () __________ Место захоронения (с указанием кладбища) () ________________________

В случае запроса данных о содержании завещания:
Фамилия, имя, отчество завещателя () ____________________
Год составления завещания () ____________________
Наименование органа, оформившего завещание () ____________________

В случае запроса данных о награждении:
Название организации, в которой заявитель работал в период его награждения (): 
_____________________________________________________________
Наименование награды или почетного звания (): ______________________
Год награждения (): ________________

В случае запроса иных данных в свободной форме:
Опишите имеющиеся сведения об объекте запроса.
________________________________________________________________
________________________________________________________________

Результат услуги прошу предоставить в количестве ________ экземпляра (ов).

Прилагаю следующие документы:
1._________________________________________________________________ .
2._________________________________________________________________ .
_________________________________________________________________.
_________________________________________________________________.
_________________________________________________________________.
В случае продления срока предоставления муниципальной услуги прошу уведомить меня следующим способом:
________________________________________________________________
На обработку моих персональных данных, содержащихся в заявлении и прилагаемых к нему документах, согласен.

Ф.И.О. Подпись «____» ____________ 20__ г.
*обязательные для заполнения поля

После заполнения формы поставьте подпись и дату. Если заявление подаёт представитель, в нём также указываются данные представителя (Ф.И.О., ИНН, адрес, телефон, e‑mail, реквизиты документа, удостоверяющего личность).

Как подать заявление?

Лично в архиве

При личном визите:

• Прийти в приёмную ГКУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» (ул. Свердлова, 16).
• Получить талон в электронной очереди (если она работает) или обратиться к дежурному сотруднику.
• Сдать заполненное заявление и приложенные документы.
• Получить расписку о приёме документов (с указанием номера входящего и даты).

Почтовым отправлением

Отправьте заказное письмо с описью вложения на адрес:

В описи вложения укажите:

• Заявление (наименование формы);
• Копию паспорта (страница с фото и регистрацией);
• Копию трудовой книжки (если требуется);
• Иные документы, перечисленные в заявлении.

Рекомендуется использовать услугу «Письмо с уведомлением о вручении», чтобы иметь подтверждение получения.

Электронно (если архив предоставляет такую возможность)

Некоторые архивы принимают scanned‑копии заявлений через официальный сайт или электронную почту. Проверьте раздел «Электронные услуги» на сайте archive.nso.ru. Если такая возможность есть, прикрепите:

• Заполненное заявление в формате PDF или JPEG;
• Сканы всех прилагаемых документов;
• Согласие на обработку персональных данных (можно оформить отдельным файлом).

После отправки дождитесь автоматического подтверждения receipt.

Какие документы необходимо приложить?

Перечень зависит от типа запроса, но наиболее часто требуются:

• Копия паспорта (страница с фото и данными о регистрации);
• Копия трудовой книжки (строка с записью о месте работы, если запрос касается трудовой деятельности);
• Документ, подтверждающий право на получение информации (например, свидетельство о родстве, доверенность от представляемого лица);
• Согласие на обработку персональных данных (можно оформить отдельным листом, подписав его вместе с заявлением).

Если документы отсутствуют у заявителя, в заявлении делается отметка «Отметка о комплекте документов» (см. образец формы), где указывается, какие именно документы не могут быть представлены и почему.

Сроки рассмотрения и получения результата

Согласно административному регламенту по предоставлению услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий и информационных писем»:

• Стандартный срок – 30 рабочих дней с даты регистрации заявления.
• При необходимости дополнительного поиска или уточнения данных срок может быть продлён до 60 рабочих дней (об этом заявитель уведомляется письменно).
• В случае отказа (например, документ уничтожен или срок хран или относится к категории «секретно») заявитель получает мотивированный ответ с указанием оснований отказа.

Получить готовый документ можно:

• Лично в архиве (по расписке);
• Почтой заказным письмом с уведомлением;
• Электронно (скан или PDF) – если архив предоставляет такую опцию.

Оплата услуг

Большинство архивных услуг платные. Размер государственной пошлины устанавливается региональными нормативными актами и обычно зависит от:

• Типа документа (справка дешевле, копия – дороже);
• Количества страниц/экземпляров;
• Срочности выполнения (экспресс‑услуга может быть дороже).

Рекомендуется уточнить точную сумму на сайте архива или позвонить в приёмную перед подачей заявления. Оплата производится:

• Наличными в кассе архива;
• Безналичным переводом по реквизитам, указанным в счёте;
• Через платёжные терминалы, если они установлены в приёмной.

Сохраните чек или платёжное поручение – они могут понадобиться при получении результата.

Полезные советы для успешного запроса

1. Проверьте актуальность формы. На сайте архива периодически обновляются бланки – скачайте последнюю версию.
2. Чётко формулируйте запрос. Указывайте точные имена, даты, места, номера дел (если они известны). Чем конкретнее запрос, тем быстрее поиск.
3. Соблюдайте требования к печати. Печатный текст уменьшает вероятность ошибок при чтении.
4. Делайте копии всех отправленных документов. Это защитит вас в случае утери почтой.
5. Следите за сроками. Если ответ не пришёл в установленный срок, сделайте запрос о статусе заявления (можно по телефону или электронной почте).
6. Указывайте согласие на обработку персональных данных. Без этого заявление может быть оставлено без рассмотрения.

Получение документа из архива – процедура, требующая внимательности и соблюдения установленных правил. Правильно оформленное заявление, полный пакет прилагаемых документов и чёткое указание предмета запроса существенно ускоряют работу архивистов и повышают вероятность получения нужной информации в установленные сроки.

Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете без лишних затруднений оформить запрос в Государственный архив Новосибирской области (или любой другой архив) и получить необходимые справки, выписки или копии документов.

Удачной работы с архивными фондами!