Получение документов из Архива Министерства обороны (далее – Архив МО) регулируется федеральным законодательством и внутренними нормативными актами Министерства. Чтобы ваш запрос был рассмотрен быстро и без лишних вопросов, необходимо соблюдать определённый порядок и оформить письмо в соответствии с установленными требованиями.

Кому и какие документы могут быть запрошены

Законодательная база: Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», а также Приказ Минобороны России от № 123‑р (утверждающий Положение об обслуживании архивов Министерства обороны).

• Граждане РФ и иностранные граждане (при наличии соответствующего статуса).
• Юридические лица (компании, организации, учебные заведения).
• Органы государственной власти и местного самоуправления.

Запрашиваемые материалы могут включать:

• Военно-исторические документы (дневники, приказы, отчёты).
• Фотографии, карты, схемы.
• Публикации и научные исследования, подготовленные в структуре МО.
• Документы, относящиеся к конкретным военным операциям, учениям, технике.

Исключения: документы, отнесённые к категории «секретно», «совершенно секретно», а также материалы, ограниченные законом о защите персональных данных.

Основные требования к запросу

1. Формат письма – официальное обращение в виде письма (можно в электронном виде, если это допускает архив).
2. Язык – русский (для иностранных заявителей допускается приложить перевод).
3. Подпись – собственноручная подпись заявителя (в электронных запросах – электронная подпись, подтверждённая сертификатом).
4. Контактные данные – полное ФИО, адрес, телефон, e‑mail.
5. Указание цели получения – научные исследования, публикация, личные нужды и т;п.
6. Точное описание запрашиваемого документа – название, номер дела, период, автор, если известны.
7. Документы, подтверждающие право на доступ – копия паспорта, ИНН, свидетельство о регистрации организации и др.

Список обязательных приложений к запросу

• Копия паспорта (для физических лиц) или учредительных документов (для юридических лиц).
• Согласие на обработку персональных данных (шаблон обычно предоставляется архивом).
• Документ, подтверждающий цель запроса (например, справка от учебного заведения, научный проект).
• Оплата государственной пошлины (если требуется) – квитанция или платежное поручение.

Если запрос направлен в электронном виде, все сканы должны быть в формате PDF, размером не более 5 МБ каждый.

Пошаговая инструкция по написанию и отправке запроса

Шаг 1. Сбор информации о документе

Определите максимально точные реквизиты:

• Номер дела (если известен).
• Период (год, месяц).
• Тип документа (приказ, протокол, карта и т.д.).
• Автор/подписант (если известен).

Шаг 2. Подготовка текста запроса

Ниже – пример шаблона письма.

Министерство обороны Российской Федерации
Отдел архивного обслуживания
Адрес: 125993, г. Москва, ул. Сверчковская, д. 12

От: Иванов Иван Иванович
Адрес: 123456, г. Санкт‑Петербург, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5
Тел.: +7 (812) -23‑45‑67
E‑mail: i.ivanov@example.com

Заявление (запрос) № ________
Тема: Запрос документов из Архива Министерства обороны РФ

Уважаемые коллеги!

В соответствии с Федеральным законом № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» прошу предоставить копии (или оригиналы) следующих документов:

Дело № 12345/2020 «Отчёт о проведении учений «Северный Щит» за 2020 г.» – раздел 3, страницы 45‑78.
Карта боевых действий в районе города Севастополя, 1944 г., лист № 7.
Приказ Министерства обороны РФ от № 567/19 «О награждении военнослужащих».
Цель получения: подготовка научной статьи для журнала «Военная история», публикация в 2027 году.
Обоснование доступа: являюсь аспирантом Военного института имени Суворова, тема диссертации – «Анализ тактики сухопутных учений в 21‑м веке».

Приложения:
- Копия паспорта (стр. 1‑2);
- Согласие на обработку персональных данных;
- Справка из ВУЗа о статусе аспиранта;
- Квитанция об оплате государственной пошлины № 2026‑07‑001.


Прошу рассмотреть запрос в установленный законом срок (не более 30 календарных дней) и сообщить о готовности документов по указанным контактным данным.

С уважением,
Иванов И. И.
(подпись)

Шаг 3. Оформление приложений

• Сканируйте все документы в чёрно‑белом или цветном PDF.
• Проверьте читаемость текста.
• Объедините все файлы в один архив (ZIP) размером не более 20 МБ.

Шаг 4. Выбор способа отправки

1. Почтовая отправка – оригинал письма и бумажные копии приложений отправляются заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес:

125993, г. Москва, ул. Сверчковская, д. 12, отдел архивного обслуживания.

2. Электронная почта – отправьте письмо в формате PDF и вложения на адрес archive@mil.ru. Укажите в теме письма «Запрос документов – ФИО – № заявки». При необходимости прикрепите электронную подпись.
3. Личный приём – при наличии возможности посетить архив, можно подать запрос лично в регистратуре, получив расписку о приёме.

Шаг 5. Ожидание ответа

Согласно закону, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней. Возможные варианты ответа:

• Документы предоставлены полностью.
• Документы предоставлены частично (некоторые материалы находятся в закрытом доступе).
• Запрос отклонён (указаны причины: отсутствие прав доступа, документ не найден, конфиденциальность).

В случае отказа вы имеете право обжаловать решение в суд в течение 30 дней со дня получения ответа.

Полезные советы и типичные ошибки

• Точность описания – чем подробнее указаны реквизиты, тем быстрее архив сможет найти материал.
• Проверка статуса документа – перед запросом уточните, не относится ли он к категории «секретно»; такие документы недоступны без специального допуска.
• Оплата пошлины – если документ требует оплаты, укажите в запросе способ и приложите подтверждение.
• Электронная подпись – при отправке письма в электронном виде используйте квалифицированную ЭП, иначе запрос может быть отклонён как неподписанный.
• Сохраняйте копии – храните сканы всех отправленных документов и подтверждения отправки (квитанцию, электронный журнал отправки);
• Не забывайте о сроках – если ответ не получен в течение 30 дней, уточните статус по телефону или через электронную почту.

Контактная информация Архива Министерства обороны (по состоянию на 2026 год)

Пример готового запроса в виде PDF (для скачивания)

Ниже размещена ссылка на готовый шаблон запроса, который можно открыть в любом PDF‑редакторе, заполнить своими данными и распечатать.

Скачать шаблон запроса (PDF)

Соблюдение формальных требований к запросу в Архив Министерства обороны существенно ускоряет процесс получения нужных документов. Тщательно подготовьте описание запрашиваемого материала, приложите все необходимые подтверждающие документы и выберите удобный способ отправки. При возникновении вопросов всегда можно уточнить детали по телефону или электронной почте архива.

Помните: правильный запрос – залог успешного доступа к ценным историческим материалам.