Дата актуализации: 06:22:18

В случае утраты, повреждения или необходимости получения официальной копии (дубликата) архивного документа, необходимо оформить запрос в архив. В статье подробно рассматриваются правовые основы, порядок заполнения заявления, перечень требуемых документов, а также практические рекомендации, которые помогут быстро и без ошибок получить нужный дубликат.

Содержание

1. Правовая база
2. Когда нужен запрос в архив
3. Порядок подачи запроса
4. Перечень обязательных документов
5. Образец заявления
6. Оплата государственной пошлины
7. Полезные советы
8. Часто задаваемые вопросы

I. Правовая база

Выдача дубликатов архивных документов регулируется несколькими нормативными актами:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (от № 125‑ФЗ);
• Приказы и методические рекомендации органов местного самоуправления (например, КонсультантПлюс указывает, что дубликат может выдавать руководитель или уполномоченное лицо государственного органа, в ведении которого находится архив);
• Региональные нормативные акты (в Подмосковье – портал mosreg.ru публикует порядок составления запросов и перечень необходимых документов).

Для архивов Республики Казахстан, Санкт‑Петербургского архивного фонда и других регионов действуют аналогичные нормативные документы, однако в каждой юрисдикции могут быть свои особенности оформления.

II. Когда нужен запрос в архив

Запрос на выдачу дубликата может потребоваться в следующих ситуациях:

• Утрата оригинального документа (свидетельство о рождении, диплом, трудовая книжка, акт гражданского состояния и т.п.);
• Повреждение оригинала (в результате пожара, затопления, износа);
• Необходимость предоставить документ в суд, при оформлении наследства, при трудоустройстве за границей и т.д.;
• Требования государственных органов (например, при проверке подлинности сведений о награждениях, медалях, почетных грамотах).

III. Порядок подачи запроса

Процедура получения дубликата в большинстве регионов выглядит одинаково. Ниже – общий алгоритм, который можно адаптировать под конкретный архив.

1. Определите, в какой архив направлять запрос. Это может быть:
   • Государственный архив субъекта РФ (например, Архив Подмосковья);
   • Архив муниципального образования (районный, городской);
   • Национальный архив (для документов, переданных в центральный фонд).
2. Соберите пакет документов (см. раздел Перечень обязательных документов).
3. Заполните заявление (запрос). В тексте обязательно укажите:
   • ФИО заявителя и его контактные данные;
   • Наименование и реквизиты архивного фонда;
   • Точное наименование запрашиваемого документа (например, «Дубликат свидетельства о рождении Иванова И.И., г., актовый зал № 5»);
   • Причину запроса (утрата, необходимость в суде и т.п.);
   • Срок, в который требуется получить дубликат (если есть ограничения);
   • Подпись и дату.
4. Оплатите государственную пошлину. Размер зависит от типа документа и региона (обычно от 200 до 800 рублей). Квитанцию об оплате необходимо приложить к заявлению.
5. Подайте запрос. Возможные способы:
   • Лично в приёмную архивного учреждения;
   • По почте (с заказным письмом и описью вложения);
   • Через портал государственных услуг (если архив подключён к системе «Госуслуги»);
   • Электронной почтой (при наличии согласованного с архивом порядка).
6. Ожидайте рассмотрения. По закону архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 дней (в исключительных случаях – до 60 дней). При необходимости архив может запросить уточняющие сведения.
7. Получите дубликат. Документ может быть выдан в оригинальном виде (если архив имеет право) или в виде заверенной копии.

IV. Перечень обязательных документов

Ниже – типовой список того, что обычно требуется приложить к запросу. В каждом конкретном случае перечень может отличаться, поэтому рекомендуется уточнить детали на сайте соответствующего архива.

• Заявление (запрос) о выдаче дубликата – заполненное по образцу (см. раздел Образец заявления);
• Документ, удостоверяющий личность заявителя (паспорт, СНИЛС, водительское удостоверение);
• Копия утраченного/повреждённого оригинала (если она есть) – помогает ускорить процесс;
• Пояснительное письмо с указанием причин запроса (например, «необходимо для подачи в суд»);
• Квитанция об уплате государственной пошлины (можно оплатить через банковскую карту, онлайн‑банк или в отделении ПСБ/Сбербанка);
• Согласие на обработку персональных данных (часто включается в форму заявления);
• При запросе документов, относящихся к юридическому лицу – документы, подтверждающие полномочия представителя (доверенность, устав, выписка из ЕГРЮЛ).

V. Образец заявления (запроса) на выдачу дубликата

В _______________________________ (наименование архива)
От _______________________________ (ФИО заявителя)
Адрес: ___________________________
Телефон: _________________________
Электронная почта: _______________

ЗАЯВЛЕНИЕ (ЗАПРОС) О ВЫДАЧЕ ДУБЛИКАТА АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА


Я, _______________________________ (ФИО полностью), прошу выдать дубликат следующего архивного документа:


 
Наименование документа: _______________________________
 
Дата и номер оригинального акта: _______________________
 
Место хранения (если известно): ________________________
 
Причина запроса: _______________________________________


Основания для выдачи дубликата:

 
Утрата оригинала (подтверждается заявлением о потере, №_____ от __.__.____);
 
Повреждение оригинала (фотографии повреждений прилагаются);
 
Необходимость в суде/при оформлении наследства (копия судебного решения/запроса суда). 


Перечень прилагаемых документов:

 
Копия паспорта (страница с фотографией);
 
Квитанция об оплате государственной пошлины №_____ от __.__.____;
 
Копия утраченного документа (если имеется);
 
Пояснительное письмо о причинах запроса;
 
Согласие на обработку персональных данных.


Срок исполнения: прошу рассмотреть запрос в установленный законом срок (не более 30 дней).

Подпись _______________________ Дата __________

Образец можно скачать в формате DOCX или PDF.

VI. Оплата государственной пошлины

Размер пошлины зависит от типа документа и региона. Примерные тарифы (по состоянию на 2026 год):

Оплатить пошлину можно:

• Через Госуслуги (раздел «Оплата государственных услуг»);
• Банковской картой на сайте архива (если предусмотрено);
• В отделении банка по реквизитам, указанным в заявлении.

VII. Полезные советы

• Уточняйте реквизиты архива заранее. На сайтах mosreg.ru, Госуслуги и официальных страницах региональных архивов часто публикуются образцы заявлений и перечни требуемых документов.
• Сохраняйте копии всех отправленных документов. Это поможет в случае, если архив запросит дополнительные сведения.
• Если запрос отклонён, требуйте письменный отказ с объяснением причин. По закону вы имеете право обжаловать решение в суд.
• Для ускорения процесса используйте электронные сервисы. Многие архивы уже подключены к системе «Электронный архив», где можно отслеживать статус заявки.
• При необходимости получения нескольких дубликатов оформляйте один запрос, указав перечень всех требуемых документов. Это экономит время и деньги (одна пошлина за пакет).

VIII. Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько времени занимает получение дубликата?

Стандартный срок – до 30 календарных дней с момента получения полного пакета документов. В случае необходимости уточнения сведений срок может быть продлён до 60 дней.

Можно ли получить дубликат онлайн?

Да, если архив подключён к порталу Госуслуги или имеет собственный электронный сервис. В таком случае запрос подаётся через личный кабинет, а дубликат может быть отправлен в электронном виде (PDF) или выдан в офисе для получения «на руки».

Что делать, если архив отказал в выдаче дубликата?

Требуется письменный отказ с указанием причин. На основании отказа можно подать апелляцию в вышестоящий орган (например, в региональное управление архивов) или обратиться в суд.

Нужно ли заверять копию заявления у нотариуса?

В большинстве случаев нотариальное заверение не требуется. Достаточно подписи заявителя и печати (если она предусмотрена) архива. Нотариальное заверение может понадобиться только в особых случаях (например, при запросе в международный архив).

Можно ли получить дубликат, если я не являюсь непосредственным владельцем документа?

Да, но необходимо предоставить доверенность от владельца или иной документ, подтверждающий законные интересы (например, судебное решение).

Запрос в архив на выдачу дубликата – процесс, требующий внимательного подхода к оформлению документов и соблюдения установленных сроков. Следуя описанному выше алгоритму, вы сможете избежать типичных ошибок, сократить время ожидания и получить официально заверенный дубликат нужного вам архивного документа.

Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться в справочную службу конкретного архива или воспользоваться онлайн‑чатом на портале Госуслуги.