Медицинская документация, это важнейший источник информации о состоянии здоровья пациента, истории его болезней и проведенном лечении. Нередко возникают ситуации, когда человеку требуется получить справки, выписки или копии медицинских документов из архива больницы или поликлиники. Это может понадобиться для подтверждения трудового стажа, устройства на работу, поступления в учебное заведение или для получения различных льгот.
В данной статье мы подробно разберем порядок обращения в медицинский архив, сроки предоставления документов и нормативно установленные сроки их хранения.
Порядок подачи запроса в медицинский архив
Для получения медицинских документов (их копий) или выписок из них пациент либо его законный представитель должны подать соответствующий запрос в медицинскую организацию. Согласно Приказу Минздрава России от № 789н, регламентирующему этот процесс, запрос можно подать несколькими способами:
- На бумажном носителе при личном обращении в регистратуру или специализированный отдел поликлиники/больницы.
- По почте (отправка письменного заявления заказным письмом).
- В форме электронного документа, который должен быть обязательно подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.
Сам запрос составляется в свободной форме, однако он должен содержать ряд обязательных сведений, чтобы медицинская организация могла идентифицировать пациента и подготовить нужные бумаги. В заявлении необходимо указать:
- Фамилию, имя, отчество пациента.
- Дату его рождения.
- Данные документа, удостоверяющего личность.
- Суть запроса (какие именно медицинские документы, их копии или выписки нужны).
- Сведения о способе получения запрашиваемых документов (при личном обращении, по почте или в электронной форме).
- Дату подачи заявления и подпись пациента (или его законного представителя).
Сроки предоставления документов
Многие пациенты задаются вопросом: как долго придется ждать ответа из больницы? Законодательство строго регламентирует этот процесс. Максимальный срок выдачи медицинских документов (их копий) и выписок из них с момента регистрации запроса в медицинской организации не превышает 3 рабочих дней. В некоторых случаях, если требуется поиск документов в глубоком архиве, срок может быть продлен, но обычно учреждения стараются уложиться в установленные рамки.
Сроки хранения медицинской документации в архиве
Сроки хранения медицинских документов регламентированы отдельными нормативными правовыми актами в области здравоохранения, а также Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждаются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.
Медицинские карты и первичная документация
Одним из самых частых вопросов является срок хранения амбулаторной карты пациента. Согласно утвержденным правилам, медицинские карты пациентов хранятся в архиве поликлиники или больницы в течение 5 лет, следующих за годом последнего посещения пациентом медицинской организации, отраженного в его карте. По истечении этого срока карты подлежат уничтожению по специальному акту.
Справки и заключения
Различные виды медицинских справок имеют разные сроки хранения:
- Справки формы 086/у и 086-1/у (о врачебном заключении при трудоустройстве или поступлении на учебу), а также журналы их регистрации и выдачи хранятся 3 года.
- Справка формы 082/у имеет самый большой срок хранения среди справок — она должна находиться в медицинской организации 10 лет.
Согласия на медицинские вмешательства
Информационное согласие пациента на проведение той или иной медицинской манипуляции (операции, процедуры) подлежит длительному хранению. Минздрав России установил, что такие документы должны хранится в архиве 25 лет.
Протоколы патолого-анатомических вскрытий
Протокол патолого-анатомического вскрытия хранится в архиве медицинской организации, в которой проводилось вскрытие, в течение срока хранения медицинской документации, установленного специальными приказами для данного типа документов.
Объединенные архивы и подтверждение трудового стажа
Отдельно стоит упомянуть работу объединенных архивов, например, Объединенного архива Комитета по здравоохранению (в Санкт-Петербурге функции выполняет СПб ГБУЗ «МИАЦ»). В такие архивы часто обращаются граждане для получения архивных справок, подтверждающих трудовой стаж в лечебно-профилактических учреждениях (ЛПУ).
Документы по личному составу бывших сотрудников больниц и поликлиник передаются на государственное хранение в такие объединенные архивы. Специалисты архива на основании поданного запроса готовят необходимую архивную справку и выдают ее получателю услуги. Это крайне важно для правильного начисления пенсии и подтверждения стажа работы в сфере здравоохранения.
Получение справок и медицинских документов из архива больницы — это прозрачный и четко регламентированный процесс. Зная свои права и требования Приказа Минздрава № 789н, любой пациент или его законный представитель может оперативно запросить нужную информацию. При этом важно помнить об ограниченных сроках хранения большинства медицинских документов, поэтому при необходимости получения старых справок или выписок имеет смысл обращаться в медицинское учреждение как можно скорее, пока документы не были уничтожены в соответствии с установленным порядком.