Получение сведений из военных архивов – процесс, требующий точного соблюдения формальностей. В статье мы разберём, какие документы нужны, как оформить запрос, куда его отправить и какие ошибки часто допускают заявители.

Правовая основа

Запрос в архив регулируется несколькими нормативными актами:

• Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ) – определяет порядок доступа к архивным документам.
• Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (от ) – регулирует право граждан на информацию.
• Приказы Министерства обороны РФ, в частности Приказ № 9/2020 о порядке предоставления документов из военных архивов.

Кому адресовать запрос

Военные архивы делятся на два уровня:

1. Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦА МО РФ) – хранит документы высшего командования, стратегические материалы.
2. Региональные (федеральные) военные архивы – находятся в каждом субъекте РФ и содержат документы о частях, подразделениях, личном составе.

Определите, где, скорее всего, находятся нужные вам материалы, и направляйте запрос в соответствующее учреждение.

Что должно быть в запросе

Согласно рекомендациям, изложенным в образцах официальных писем‑запросов (см. письмо‑запрос от 20 декабря 2023 г.), запрос должен включать:

• Шапку письма – полное название организации, её адрес, ИНН/КПП (если есть), контактный телефон и e‑mail.
• Дата и номер (если вы отправляете запрос в виде официального письма‑бланка).
• Обращение – «Уважаемый(ая) руководитель(ница) военного архива …».
• Точное описание запрашиваемых документов:
  • название документа (при известном);
  • датировка (год, месяц, день);
  • номер дела, реестр, шифр (если известен);
  • ФИО лица, к которому относится документ (например, прапорщик Иванов П. П.).
• Цель запроса – указать, зачем вам нужны сведения (исследовательская работа, генеалогия, юридическое разбирательство и т.д.).
• Обоснование права на доступ – ссылка на закон или нормативный акт, подтверждающий ваше право (например, статья 6 ФЗ 73‑ФЗ).
• Контактные данные заявителя – ФИО, паспортные данные (серия, номер, дата выдачи), адрес проживания, телефон, e‑mail.
• Приложения – копия паспорта, доверенность (если запрос подаёт представитель), справка о родстве (для запросов о родственниках) и др.
• Подпись и печать (при наличии).

Формат письма‑запроса

Запрос может быть оформлен в двух формах:

1. Электронный запрос – через официальный сайт архива (если такая возможность предусмотрена). Требуется загрузить сканированные копии документов и заполнить онлайн‑форму.
2. Почтовый/факс‑запрос – традиционный способ. Письмо печатается на фирменном бланке (или обычном листе А4) и отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении.

Пример шаблона письма‑запроса

Военный архив Министерства обороны РФ
ул. Сухаревская, д. 9, Москва, 115035

От: Иванов Иван Иванович,
проживающий по адресу: г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5,
паспорт: 45 12 345678, выдан г. УФМС России по г. Москве,
тел.: +7 (495) -23‑45‑67,
e‑mail: ivanov@example.com

Запрос № 2026‑07‑10‑01

Уважаемый(ая) руководитель(ница) военного архива!

В соответствии с Федеральным законом № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» прошу предоставить копии (или оригиналы) следующих документов:

Дело № 12345/2020 «Военно‑служебная характеристика прапорщика Петрова П. П.»,
 период:  –  г.;
Приказ № 678/1944 о назначении прапорщика Петрова П. П. в 3‑й танковый батальон;
Личный листок военнослужащего (ЛЛВ) прапорщика Петрова П. П. за 1943‑1945 гг.

Запрос делается в целях проведения генеалогического исследования и подготовки публикации о судьбах участников Великой Отечественной войны.

В подтверждение моего права на доступ прилагаю:
- копию паспорта;
- справку о родстве (свидетельство о рождении);
- доверенность (если запрос подаёт представитель).

Прошу сообщить о возможности предоставления запрашиваемых материалов, сроках их выдачи и о стоимости (если таковая имеется). Готов получить документы в электронном виде (PDF) на указанный e‑mail или лично в архиве.

С уважением,
_____________________
Иванов И. И.

Куда отправлять запрос

Ниже указаны основные контакты:

Сроки рассмотрения

Согласно статье 8 ФЗ 73‑ФЗ, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его получения. При необходимости продления срока (например, из‑за необходимости поиска в больших фондах) архив обязан уведомить заявителя и указать новый срок.

Возможные причины отказа

Отказ в предоставлении может быть оформлен в виде ответа на запрос о предоставлении информации (см. пример от 18 ноября 2020 г.). Наиболее частые причины:

• Документ относится к секретной или совершенно секретной категории.
• Отсутствие запрашиваемого материала в архиве.
• Неполнота предоставленных заявителем данных (отсутствие копий паспорта, справки о родстве и т.д.).
• Запрос не соответствует требованиям законодательства (например, запрос от лица, не имеющего прав на доступ к персональным данным).

Как действовать в случае отказа

Если вы получили отказ, у вас есть право:

1. Обратиться с апелляцией в руководителя архива в течение 10 дней с даты получения ответа.
2. Подать жалобу в Прокуратуру РФ или в суд в случае необоснованного отказа.
3. Уточнить у архива, какие дополнительные документы могут устранить причину отказа, и повторно подать запрос.

Полезные рекомендации

• Тщательно проверяйте данные – любые опечатки в номерах дел, датах или ФИО могут привести к тому, что запрос будет отклонён.
• Сохраняйте копии всех отправленных писем и подтверждения о доставке (Квитанция заказного письма, скриншоты отправки e‑mail).
• Используйте официальные бланки организации, если они у вас есть – это повышает шансы быстрого рассмотрения.
• Не забывайте о конфиденциальности – при работе с персональными данными соблюдайте требования ФЗ 152‑О «О персональных данных».
• При необходимости привлеките юриста, специализирующегося на архивном праве, особенно если запрос связан с судебным разбирательством.

Подать запрос в военный архив – задача, требующая внимательности к деталям и строгого соблюдения юридических формальностей. Следуя описанным шагам, вы сможете оформить запрос правильно, сократить срок ожидания и минимизировать риск отказа.

Помните: чем точнее и полнее будет ваш запрос, тем быстрее архив сможет предоставить нужные документы.