Справка о работе (иногда называют справкой о трудовой деятельности) – документ, подтверждающий факт трудоустройства, должность, сроки работы и (по желанию) причины увольнения. В некоторых случаях такой документ хранится в архиве организации или в государственных реестрах. Ниже подробно описан порядок получения справки, необходимые документы и полезные рекомендации.

Почему может потребоваться справка из архива?

• Оформление пенсионных выплат и расчёт страховых пенсий.
• Получение кредита или ипотечного займа.
• Трудоустройство в новую компанию (проверка стажа).
• Участие в государственных программах поддержки.
• Личные нужды: составление автобиографии, наследственные вопросы и др;

Где хранится справка о работе?

Справка может находиться в одном из следующих источников:

1. Внутренний архив предприятия (отдел кадров, архивный отдел).
2. Государственный архив (для государственных организаций, а также для предприятий, прекративших деятельность).
3. Электронный архив ФССП/ПФР (для получения сведений о страховых взносах и трудовом стаже).

Какие документы нужны для запроса справки?

Список может немного различаться в зависимости от организации, но в большинстве случаев потребуются:

• Заявление (печатное или электронное) с указанием цели получения справки.
• Паспорт (копия первой страницы).
• ИНН (при необходимости).
• Трудовая книжка или её копия (для подтверждения периода работы).
• Согласие на обработку персональных данных (если запрашивается в электронном виде).
• Оплата госпошлины (если она предусмотрена законом).

Пошаговый алгоритм получения справки из архива

Шаг 1. Уточните, где храниться ваш документ

Если вы знаете название организации, в которой работали, свяжитесь с её отделом кадров. Если организация закрылась, обратитесь в Государственный архив по месту её регистрации.

Шаг 2. Подготовьте заявление

Типовое заявление выглядит так:

 Заявление
 Я, ФИО, паспорт: серия ___ номер ___, выдан ____, проживающий по адресу: ___,
 прошу выдать справку о работе (трудовой деятельности) за период с ___ по ___.
 Цель получения справки: ___.
 Приложения: копия паспорта, копия трудовой книжки, согласие на обработку персональных данных.
 

Шаг 3. Сдайте документы в архив

• Лично в архивный отдел (при наличии возможности).
• По почте (рекомендованным письмом) с обратным адресом.
• Через электронный портал (если у организации есть онлайн‑сервис).

Шаг 4. Оплатите госпошлину (если требуется)

Размер пошлины может варьироваться от 100 до 500 рублей. Оплата производится банковским переводом или через терминалы.

Шаг 5. Ожидайте готовности справки

Сроки зависят от загруженности архива:

• Внутренний архив предприятия – от 3 до 10 рабочих дней.
• Государственный архив – от 10 до 30 дней.
• Электронные сервисы (ПФР, ФССП) – в течение 5‑7 дней.

Шаг 6. Получите справку

Справку можно получить:

• Лично (подписав акт приема‑передачи).
• По почте (заказным письмом).
• Электронно (PDF‑файл, подписанный электронной подписью).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли получить справку, если организация уже не существует?

Да. В этом случае документы хранятся в Государственном архиве по месту регистрации организации. Нужно подать запрос в архив с указанием полного названия предприятия и периода работы.

Вопрос 2: Что делать, если в архиве нет моей трудовой книжки?

Обратитесь в Пенсионный фонд России (ПФР). ПФР хранит сведения о страховых взносах, которые могут подтвердить ваш трудовой стаж.

Вопрос 3: Можно ли получить справку онлайн?

Многие крупные компании и государственные органы (ПФР, ФССП) предоставляют услуги через личный кабинет на официальных сайтах. Для этого понадобится подтверждение личности (ЭЦП или подтверждение через Госуслуги).

Вопрос 4: Сколько стоит получение справки?

Стоимость зависит от:

• Типа архива (внутренний – часто бесплатно, государственный – платно).
• Срочности (экспресс‑выпуск может стоить дороже).
• Формата (бумажный документ – небольшая плата за печать).

Полезные рекомендации

• Сохраняйте копии всех отправленных документов – это ускорит процесс в случае потери.
• Уточняйте требования конкретного архива заранее (некоторые требуют оригиналы, другие – только копии).
• Если вам нужен документ срочно, уточняйте возможность экспресс‑выпуска и соответствующую плату.
• Для электронных запросов используйте Госуслуги – там часто можно отслеживать статус заявки.
• При получении справки проверяйте корректность данных (фИО, даты, должность) сразу же, чтобы избежать повторных обращений.

Пример готового заявления

 Заявление
 Я, Иванов Иван Иванович, паспорт: серия 45 12 номер 345678, выдан
 г. отделом УФМС России по г. Москве, проживающий по адресу:
 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5,
 прошу выдать справку о работе (трудовой деятельности) за период с
 по .
 Цель получения справки: оформление пенсионных выплат.
 Приложения:
 1. Копия паспорта.
 2. Копия трудовой книжки (страницы с 2015‑2020 гг.).
 3. Согласие на обработку персональных данных.
 Подпись: ____________ Дата: «__» _______ 2026 г.
 

Получение справки о работе из архива – процесс, который требует внимательности к деталям и правильного оформления документов. Следуя описанным выше шагам, вы сможете быстро и без лишних проблем оформить нужный документ, будь то для пенсионных выплат, кредита или личных целей.

Помните: всегда уточняйте актуальные требования в конкретном архиве и сохраняйте копии всех отправленных материалов.

Дата публикации: 11 июля 2026 г.