Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий ваш трудовой стаж, периоды работы, переводы, увольнения и другие важные сведения. Иногда она может оказаться недоступной: её не выдали при увольнении, она была утеряна, повреждена или даже находится в архиве работодателя после смерти сотрудника; В такой ситуации необходимо знать, как правильно оформить запрос в архив и какие документы потребуются.

Что представляет собой архив трудовых книжек?

Согласно пункту 40 Правительственного постановления № 43, каждый работодатель (организация, предприятие, индивидуальный предприниматель) обязан вести учёт трудовых книжек и хранить их в архиве в случае, если они не были выданы сотруднику. При смерти работника книжка сохраняется в архиве до тех пор, пока её не запросят законные представители.

Нормативно‑правовая база

• Постановление Правительства РФ № 43 от г. – регламентирует порядок хранения, учёта и передачи трудовых книжек.
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 66‑68, 71, 73 о выдаче, хранении и восстановлении трудовой книжки.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет компетенцию государственных архивов.
• Постановление Правительства РФ от № 147 – ввод электронных трудовых книжек (ЭТК), но бумажные версии по‑прежнему могут храниться в архивах.

Когда требуется обращаться в архив?

1. Трудовая книжка не была выдана при увольнении.
2. Книжка утеряна, повреждена или сожжена.
3. Сотрудник умер, а родственники нуждаются в документе для оформления наследства или получения пенсии.
4. Работодатель ликвидирован, а документы о трудовом стаже находятся в государственном архиве.

Куда обращаться за трудовой книжкой из архива

В зависимости от места работы и статуса работодателя запрос может быть направлен в:

• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) – для документов, относящихся к учреждениям высших органов власти.
• Региональные (областные, краевые) государственные архивы – если работодатель был зарегистрирован в конкретном субъекте РФ.
• Архивы предприятий (внутренний архив работодателя) – если организация существует и сохраняет свои архивные фонды.
• Многофункциональные центры (МФЦ) и портал Госуслуги – для подачи электронных заявлений.

Пошаговая инструкция по получению трудовой книжки из архива

Шаг 1. Сбор необходимых документов

•	Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
•	Свидетельство о смерти (если запрос делается от имени наследников).
•	Документ, подтверждающий родство (свидетельство о рождении, браке и т.п.).
•	Справка с места работы (если известен последний работодатель) или выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП о работодателе.
•	Заявление (образец ниже) – письменный запрос в архив.
•	Квитанция об уплате госпошлины (при необходимости, обычно 200–500 руб).

Шаг 2. Подготовка заявления

Образец заявления (можно использовать в электронном виде):

В _______________________ (наименование архива)
От _______________________ (ФИО заявителя)
Адрес: _______________________
Телефон: _______________________

Заявление
Прошу выдать (выдать копию) трудовую книжку (или выписку из архива) гражданина _______________________ (ФИО полностью, дата рождения), 
работавшего(ей) в _______________________ (наименование организации, ИНН/ОГРН) с ____ по ____.
Основание: отсутствие выдачи трудовой книжки при увольнении / утеря / смерть работника.
Приложения:
Копия паспорта заявителя;
Копия свидетельства о рождении (для подтверждения родства) / свидетельства о смерти;
Копия справки с места работы (если имеется);
Квитанция об уплате госпошлины.
Дата ____________ Подпись ____________

Шаг 3. Подача заявления

• Лично в архив – в отдел документационного обеспечения.
• По почте (заказным письмом с описью вложения).
• Электронно через портал Госуслуги (раздел «Запросы в архивы»).
• Через МФЦ – заполнить форму «Запрос в архив» и получить справку в течение 30 дней.

Шаг 4. Ожидание результата

Согласно пункту 43 постановления, срок выдачи документа из архива не должен превышать 30 календарных дней со дня получения полного пакета документов. При необходимости архив может запросить дополнительные сведения – в этом случае срок продлевается, но не более чем на 15 дней.

Шаг 5. Получение документа

По окончании проверки вы получите:

• Оригинал трудовой книжки (если она сохранилась в целости).
• Копию (если оригинал утерян) – в таком случае необходимо оформить дубликат в текущем работодателе.
• Выписку из архива, содержащую сведения о трудовом стаже (для подачи в ПФР, суд и т.п.).

Как оформить дубликат трудовой книжки после получения выписки

1. Обратиться в текущий отдел кадров (или в новое место работы) с выпиской из архива и заявлением о выдаче дубликата.
2. Предоставить паспорт и, при необходимости, справку из ПФР о подтверждённом стаже.
3. Получить дубликат, в котором будут внесены все записи, указанные в выписке.

Сроки, стоимость и особенности

Этап	Срок	Стоимость
Подготовка и подача заявления	1–3 дня	—
Рассмотрение запроса архивом	до 30 дней	Госпошлина 200–500 руб (в зависимости от региона)
Получение оригинала/выписки	по готовности (обычно в течение 5–10 дней после решения)	—

Важно: если архив не может найти документ (например, организация была ликвидирована без передачи архивов), следует обратиться в Пенсионный фонд РФ – они могут подтвердить стаж по другим источникам (страховые выписки, налоговые справки).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли получить трудовую книжку онлайн?

Да. Через портал Госуслуги в разделе «Запросы в архивы» можно заполнить электронную форму, загрузить сканы документов и получить выписку в электронном виде (PDF). Оригинал выдаётся только лично.

Вопрос 2: Что делать, если архив сообщил об утере книги?

Требуется оформить запрос в Пенсионный фонд РФ о подтверждении трудового стажа. ПФР выдаёт справку о страховом стаже, которую можно использовать для получения дубликата в текущем месте работы.

Вопрос 3: Нужно ли платить за копию трудовой книжки?

Государственные архивы обычно взимают лишь госпошлину за обработку запроса. За копирование (если требуется более 5 листов) может быть небольшая плата за услуги копирования.

Вопрос 4: Можно ли получить трудовую книжку, если работодатель уже не существует?

Да. При ликвидации организации её архивные фонды передаются в государственный архив соответствующего субъекта РФ. Запрос направляется в этот архив.

Полезные ссылки и контакты

• Госуслуги – запрос в архив
• Пенсионный фонд России – справка о страховом стаже
• Контактные телефоны региональных архивов (пример: ГАРФ – +7 (495) -23‑45‑67).
• МФЦ: мфц.рф – поиск ближайшего центра.

Получить трудовую книжку из архива – процесс, требующий точного соблюдения нормативных требований и подготовки полного пакета документов. При правильном подходе запрос рассматривается в течение 30 дней, а полученные выписки позволяют оформить дубликат и восстановить трудовой стаж для пенсионных и иных целей.

Помните: хранение трудовых книжек в архиве регулируется законом, а ваши права на получение этих документов защищены. Не откладывайте процесс – своевременное восстановление трудовой книжки избавит от лишних проблем при оформлении пенсии, соцзащиты и новых трудовых отношений.