Статья посвящена порядку формирования и ведения списков источников комплектования государственных и муниципальных архивов документами Архивного фонда РФ и другими архивными документами. В ней рассмотрены нормативные основания, классификация источников, этапы включения организаций и граждан в комплектование, а также требования к учету и изменению таких списков.
Нормативная база
Основным документом, регламентирующим комплектование, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (утверждены Приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77). Они вступили в силу с 17 сентября 2023 года и применяются в государственных органах, органах местного самоуправления, организациях, музеях, библиотеках и научных учреждениях.
Ключевые положения Правил:
- Архивы осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ и других архивных документов.
- Списки источников комплектования формируются отдельно для организаций и граждан.
- Внесение изменений в списки допускается при реорганизации, ликвидации источника, изменении формы приема документов и т.д.
Источники комплектования
Согласно пункту 2.4 Правил, в списки источников комплектования включаются:
- государственные органы;
- органы местного самоуправления;
- государственные, муниципальные и иные организации;
- граждане, передающие документы на хранение в государственные и муниципальные архивы.
Обязательно в списки включаются государственные органы и органы местного самоуправления. Дополнительно могут быть указаны другие организации всех форм собственности и граждане, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ.
Классификация источников по форме приема
Источники делятся на две группы:
- Организации‑источники полного приема – передают на хранение полный комплекс документов постоянного срока хранения после проведения экспертизы ценности.
- Организации‑источники выборочного приема – подразделяются на:
- групповой выборочный прием – передача полного комплекса документов от отдельных организаций из всей группы;
- повидовой выборочный прием – передача только отдельных видов документов постоянного срока хранения.
Процедура включения организации или гражданина в список источников комплектования
Работа по формированию списков ведется в три этапа:
Подготовительный этап
Выявляются организации, общественные объединения и граждане, находящиеся в зоне комплектования архива, которые могут стать источниками. Рекомендуется охватить все государственные и муниципальные предприятия и учреждения. Направляется письмо с предложением о сотрудничестве в сфере делопроизводства и архивного дела.
Основной этап
Заключительный этап
Принимается решение о включении организации в число источников комплектования, определяется форма приема (полный, групповой или повидовый выборочный) и заключается договор в соответствии с требованиями законодательства.
Ведение и изменение списков источников комплектования
Списки ведутся на бумажном носителе и/или в электронном виде, раздельно для организаций и граждан. Форма списков устанавливается архивным органом субъекта РФ.
Изменения в списки вносятся в следующих случаях:
- создание, реорганизация или ликвидация государственного органа, органа местного самоуправления или организации;
- отказ негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжение договора);
- прекращение образования в организации документов, относящихся к Архивному фонду РФ;
- включение организации в список источников другого архива на основании решения ЦЭПК уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, ЭПК;
- изменение организационно‑правовой формы, наименования или местонахождения организации.
Учет источников комплектования и наблюдательное дело
Архив обязан вести учет источников комплектования и наблюдательное дело на каждую организацию‑источник и на гражданина‑источник. Наблюдательное дело формируется с момента включения источника в список и содержит сведения о:
- наименовании и реквизитах источника;
- форме приема документов;
- дате включения и возможных изменениях;
- результатах проверки соблюдения правил хранения и комплектования.
Организация комплектования архивов документами Архивного фонда Российской Федерации представляет собой системный процесс, основанный на четко прописанных нормативных актах и требующий последовательного выполнения подготовительного, основного и заключительного этапов. Правильное формирование и ведение списков источников комплектования обеспечивает полноту и representativeness архивных фондов, способствует сохранению documentalного наследия РФ и облегчает доступ к нему исследователей, государственных органов и общества в целом.