С 2022 года в России действует единый нормативный комплекс, регулирующий хранение, комплектование, учёт и использование нотариальных документов․ Основные положения закреплены в:

• Федеральном законе от № 339‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (вводит статью 18․1 «Хранение нотариальных документов»);
• Приказе Минюста РФ от № 395 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования нотариальных документов» (регистрация , рег․ № 71556);
• Основах законодательства РФ о нотариате, а также в законах «Об архивном деле в Российской Федерации» и «Об общих принципах организации местного самоуправления»․

Ниже подробно рассмотрены все этапы сдачи нотариальных документов в архив, а также особенности, которые следует учитывать нотариусам‑частникам и нотариальным палатам субъектов РФ․

Что считается нотариальными архивными документами?

К нотариальным архивным документам относятся:

1. Записи актов гражданского состояния (рождения, брака, смерти);
2. Документы по личному составу (списки наследников, доверенности, завещания);
3. Записи нотариальных действий (нотариальные протоколы, акты, договоры, удостоверения);
4. Судебные дела, переданные нотариусу в рамках совместных процедур;
5. Подхозяйственные книги и иные документы, образовавшиеся при осуществлении нотариальной деятельности․

Все перечисленные документы подлежат комплектованию и передаче в нотариальный архив (архив нотариальной палаты субъекта РФ) в сроки, установленные номенклатурой дел․

Сроки хранения и передачи документов

Согласно Приказу Минюста № 395, нотариус обязан обеспечить хранение документов до момента их передачи в архив․ После передачи срок хранения в архиве определяется нормативными актами (обычно – бессрочно, если не указано иное)․

Порядок подготовки документов к передаче

Комплектование номенклатурных дел

Нотариус формирует номенклатурные дела – комплекты документов, сгруппированных по видам действий и срокам хранения․ Для каждого дела необходимо:

• Собрать оригиналы всех документов, образовавшихся в результате нотариального действия;
• Сделать копии на бумажном носителе и электронные образы (сканы) и загрузить их в Единую информационную систему нотариата (ЕИСН);
• Подготовить опись дел (перечень документов, их номера, даты, подписи)․

Оформление передаточных актов

Для каждой партии документов оформляется Передаточный акт, который подписывается нотариусом и представителем нотариального архива․ В акте указываются:

1. Наименование и реквизиты нотариуса (ИНН, ОГРН, адрес);
2. Перечень передаваемых номенклатурных дел с указанием их номеров;
3. Дата передачи и подписи сторон․

Сроки передачи

Нормативные документы предписывают, что нормативные дела должны быть переданы в архив в течение двух месяцев после их формирования․ В случае прекращения деятельности нотариуса (ликвидация, отставка) передача осуществляется в течение 30 дней, а оставшиеся дела передаются другому нотариусу, определяемому комиссией палаты (пункт 99 Правил)․

Организация хранения в нотариальном архиве

Структура нотариального архива

Нотариальный архив – подразделение нотариальной палаты, которое обеспечивает:

• Физическое хранение бумажных документов в условиях, соответствующих требованиям ГОСТ 7․0‑2008;
• Электронный учёт и доступ к сканам через ЕИСН;
• Выдачу копий и архивных справок в установленном порядке․

Ответственность сотрудников архива

Согласно нормативам (пример – Нотариальная палата Республики Башкортостан), работники архива несут персональную ответственность за:

• Сохранность принятых на хранение документов;
• Утрату или несанкционированное уничтожение;
• Нарушение порядка выдачи и оформления дел․

Выдача копий и архивных справок

Правила (пункт 18 Приказа № 395) определяют, что копии нотариальных документов могут быть выданы:

• Лицам, указанным в статьях 5 и 52 Основ законодательства РФ о нотариате (участники сделки, их законные представители);
• Органам государственной власти по запросу в рамках их компетенции;
• Суду или иному органу в рамках судебного разбирательства․

Для получения копии необходимо предоставить:

1. Заявление (в бумажном виде или через ЕИСН);
2. Документ, подтверждающий право на получение (паспорт, доверенность, судебное решение);
3. Оплату за услуги копирования (если предусмотрено тарифами палаты)․

Региональные особенности

Хотя базовый порядок установлен федеральным законом, в каждом субъекте РФ могут быть свои нюансы:

• Башкортостан – особый порядок ответственности работников архива и отдельные сроки передачи (см․ пункт 2․10․6);
• Свердловская область – с 11 января 2023 г․ обязательна передача всех документов в Нотариальный архив палаты области (закон 339‑ФЗ);
• Для документов, связанных с действиями местных администраций, предусмотрена передача в архивы органов местного самоуправления и МИД․

Практические рекомендации нотариусу

1. Вести номенклатурный учёт с помощью специализированных программ (например, «Нотариальный регистратор»), чтобы своевременно формировать дела․
2. Сразу после завершения нотариального действия делать скан-копию и загружать её в ЕИСН – это ускорит процесс передачи в архив․
3. Проверять сроки хранения: если срок уже истёк, документ может быть уничтожен только после согласования с архивом․
4. При передаче документов сохранять оригиналы в надёжном месте до подписания передаточного акта․
5. Вести журнал выдачи копий из архива – это обязательный элемент учёта, требуемый при проверках․
6. При ликвидации нотариальной практики обеспечить полную передачу всех дел в архив в течение 30 дней, а оставшиеся – другому нотариусу, назначенному палатой․

Сдача в архив нотариальных документов – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных сроков, правильного комплектования и документального оформления․ С 2022 года законодательство России предоставляет чёткий механизм, который гарантирует сохранность важнейших юридических актов и их доступность для будущих поколений․

Следуя изложенным рекомендациям, нотариус сможет избежать штрафов, обеспечить надёжную защиту интересов клиентов и выполнить свои профессиональные обязанности в полном соответствии с законом․

Полезные ссылки (по состоянию на ):

• Приказ Минюста РФ от № 395 – текст приказа;
• Федеральный закон № 339‑ФЗ от – консультантПлюс;
• Единая информационная система нотариата – eisnotariat․ru;
• Нотариальная палата Республики Башкортостан – notary-bashkortostan․ru;
• Нотариальная палата Свердловской области – notary-sverdlovsk․ru․