Дата актуализации: 07:55:06

Общие положения

В соответствии с Административным регламентом Росархива по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан‚ а также лиц без гражданства»‚ запросы к архивным документам могут исполняться как в отношении самого заявителя‚ так и в установленном порядке в отношении третьих лиц. Сроки и стоимость работ определяются руководством архивных учреждений согласно утверждённым прейскурантам.

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регламентирующие процесс исполнения запросов:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ‚ часть 5 статьи 26;
• Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ‚ утверждённый приказом Росархива № 143;
• Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах‚ музеях‚ библиотеках‚ научных организациях.

Ключевые участники процесса

Руководитель архива (уполномоченное должностное лицо)

Руководитель архива или уполномоченный им сотрудник принимает решение о передаче запроса в соответствующее подразделение или назначает конкретного исполнителя. Он отвечает за соблюдение сроков‚ контроль качества и соответствие запросов установленным правилам.

Специалисты‑архивисты

Это основной персонал‚ который непосредственно занимается поиском‚ отбором и подготовкой архивных материалов. В их обязанности входит:

1. Регистрация полученного запроса в системе учёта;
2. Определение категории запроса (тематический‚ биографический‚ социально‑правовой и др.);
3. Поиск документов в архивных фондах и их проверка на соответствие требованиям законодательства;
4. Подготовка справок‚ выписок‚ копий или оригинальных документов;
5. Оформление и передача готового ответа заявителю.

Сотрудники профильных подразделений

В зависимости от структуры конкретного архива запрос может быть передан в:

• Бухгалтерию – для расчёта возмездных услуг;
• Кадровую службу – если запрос связан с персональными делами сотрудников;
• Отдел информационных технологий – при необходимости обработки электронных запросов или создания цифровых копий.

Внешние исполнители

Тематические запросы‚ требующие специализированных знаний или технической обработки‚ могут исполняться на основании договоров возмездного оказания услуг. Такие договоры заключаются с юридическими и физическими лицами‚ а также с другими архивными учреждениями.

Порядок исполнения запросов

Приём и регистрация запроса

Запросы могут подаваться различными способами:

• Лично в архиве;
• По обычной почте;
• Электронной почтой;
• Через онлайн‑форму или личный кабинет на сайте архива.

После получения запрос фиксируется в журнале заявок‚ присваивается уникальный номер и передаётся на дальнейшее рассмотрение.

Классификация и распределение

На основании содержания запроса архивист определяет его категорию:

• Тематический запрос – запрос о предоставлении документов по определённой теме;
• Биографический запрос – запрос о сведениях‚ связанных с конкретным лицом;
• Социально‑правовой запрос – запрос‚ направленный на защиту прав и свобод граждан.

Затем запрос направляется в соответствующее подразделение или назначается конкретному исполнителю.

Поиск и подготовка материалов

Исполнитель проводит поиск в архивных фондах‚ проверяя:

1. Наличие запрашиваемых документов;
2. Соответствие их раскрытия требованиям законодательства (например‚ ограничения по доступу к государственным тайнам);
3. Необходимость получения дополнительных согласований.

Оформление ответа

В зависимости от характера запроса ответ может включать:

• Архивную справку;
• Выписку из документа;
• Копию оригинального документа (в бумажном или электронном виде);
• Отказ в предоставлении с указанием причин (например‚ отсутствие документов или ограничение доступа).

Передача результата заявителю

Готовый ответ отправляется заявителю выбранным способом (почта‚ электронная почта‚ личный кабинет). При возмездных услугах одновременно оформляется акт выполненных работ и производится оплата согласно прейскуранту архива.

Стоимость и сроки исполнения

Сроки и стоимость зависят от нескольких факторов:

• Категории запроса (тематические запросы часто являются платными‚ а запросы социально‑правового характера могут исполняться бесплатно);
• Объёма и сложности поиска;
• Необходимости привлечения дополнительных специалистов или технических средств;
• Наличия в архиве готовых копий или необходимости их создания.

Точные сроки и цены определяются руководством конкретного архивного учреждения в соответствии с утверждёнными прейскурантами.

Примеры распределения обязанностей в разных архивах

Архивы Санкт‑Петербурга

В Санкт‑Петербурге запросы исполняются в соответствии с «Правилами организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов». Тематические запросы могут быть как платными‚ так и безвозмездными в зависимости от их характера и целей.

Национальный архив Республики Беларусь (2026)

Архив исполняет тематические‚ биографические и запросы социально‑правового характера. Для тематических запросов оформляются договоры возмездного оказания услуг.

Рекомендации по организации процесса

Для повышения эффективности исполнения запросов рекомендуется:

1. Внедрить электронную систему регистрации и отслеживания заявок;
2. Разработать чёткие инструкции для сотрудников по классификации запросов;
3. Обеспечить наличие шаблонов ответных документов (справки‚ выписки‚ акты выполненных работ);
4. Проводить регулярное обучение персонала методическим рекомендациям Федерального архивного агентства;
5. Установить контрольные сроки исполнения и механизмы уведомления заявителей о статусе их запросов.

Исполнение запросов в архивах – это многоуровневый процесс‚ в котором участвуют руководители‚ архивисты‚ профильные подразделения и‚ при необходимости‚ внешние исполнители. Чёткое распределение обязанностей‚ соблюдение правовых норм и прозрачные процедуры позволяют обеспечить законность‚ своевременность и качество предоставляемых архивных услуг.