Использование архивных документов — это основная цель существования архивов. Государственные архивы Российской Федерации обеспечивают доступ к документам Архивного фонда РФ в соответствии с Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и подзаконными актами, ключевым из которых является Приказ Росархива от № 77 («Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах»). Данный приказ вступил в силу 14 ноября 2023 года и заменил собой Приказ Росархива от № 143.
Нормативная правовая основа
Деятельность архивов по предоставлению документов регулируется иерархией нормативных актов:
- Конституция РФ (ст. 29 — право на поиск и получение информации).
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст. 21, 22, 23 — права пользователей, порядок предоставления, ограничения доступа).
- Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» (режим доступа к документам с ПДн).
- Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
- Приказ Росархива от № 77 (утвердил Единые Правила хранения, учета и использования).
- Локальные нормативные акты конкретного архива (Порядок работы читального зала, Правила регистрации пользователей и т.д.).
Круг пользователей и их права
Согласно ст. 22 Закона № 125-ФЗ, пользователями архивов могут быть:
- Государственные органы, органы местного самоуправления.
- Организации (юридические лица).
- Граждане РФ, иностранные граждане и лица без гражданства.
Пользователи имеют право:
- Бесплатно пользоваться архивными документами в читальных залах государственных архивов (ст. 22 Закона № 125-ФЗ).
- Получать справки, выписки, копии документов (платные услуги, тарифы устанавливаются архивом).
- Обращаться в суд за защитой своих прав на доступ к архивным документам.
- Использовать технические средства для копирования (фотоаппараты, сканеры) без вспышки и контактного сканирования, если состояние документа позволяет.
Режим доступа к архивным документам
Это критически важный этап. Не все документы можно выдать сразу. Существует три категории режима доступа:
Открытые документы (Срок ограничения доступа истек)
Документы, срок ограничения доступа к которым истек (обычно 30 лет для общих документов, 75 лет для документов с персональными данными, ст. 23 Закона № 125-ФЗ). Они выдаются всем пользователям без ограничений.
Документы с ограниченным доступом (Срок ограничения доступа не истек)
К ним относятся:
- Документы, содержащие государственную тайну (выдача только по специальному допуску).
- Документы, содержащие персональные данные (срок ограничения — 75 лет с момента создания). Выдача возможна:
- Саму субъекту ПДн или его уполномоченному представителю (по нотариальной доверенности).
- Родственникам умершего — при подтверждении родственных отношений и факта смерти.
- Государственным органам, в пределах их компетенции.
- Документы, относящиеся к коммерческой, налоговой, банковской тайне и др.
Документы, исключенные из использования
Физически изношенные, аварийные документы, использование которых приведет к их уничтожению (выдаются только в виде копий или после реставрации).
Процедура регистрации и допуска в читальный зал
Порядок регистрации регламентируется локальными актами архива, но общие шаги едины:
Шаг 1: Предъявление документа, удостоверяющего личность
Паспорт гражданина РФ, заграничный паспорт, свидетельство о рождении (для несовершеннолетних), вид на жительство и т.д.
Шаг 2: Заполнение анкеты пользователя / читательского билета
В анкете указываются ФИО, адрес, контакты, цель исследования, тема запроса.
Шаг 3: Ознакомление с правилами работы читального зала
Пользователь ставит подпись в журнале регистрации или на читательском билете о том, что ознакомлен с правилами и обязуется их соблюдать.
Шаг 4: Получение читательского билета (или разового пропуска)
Билет может быть постоянным (на 1–5 лет) или разовым. В современных архивах (например, ГАРФ, РГАЭ, региональные архивы) часто используется электронная запись на место через портал «Госуслуги» или сайт архива.
Поиск и заказ документов
Инструменты поиска (Описи и Путеводители)
Пользователь работает с научно-справочным аппаратом:
- Путеводители (обобщенные сведения о фондах).
- Описи дел (перечни дел в фонде с указанием шифра: Фонд — Описание — Дело).
- Картотеки (по именам, географическим названиям, темам).
- Электронные базы данных / АИС «Архив» / портал «Архивы России» (archives.gov.ru), удаленный поиск по описям.
Оформление заказа (Заказ-лист)
После определения шифра дела (например: Ф. 123, Оп. 4, Д. 56) пользователь заполняет заказ-лист (бумажный или электронный в АРМ пользователя).
Важные ограничения при заказе:
- Обычно выдается не более 3–5 дел за один раз на руки (зависит от правил конкретного архива).
- Документы в плохом состоянии или на нестабильных носителях (пленка, аудио, видео) могут выдаваться только в виде копий или на специализированном оборудовании.
- Срок выдачи дел: от 30 минут до нескольких дней (если дела хранятся на удаленном складе или требуют предварительной подготовки/разрешения на доступ).
Правила работы с документами в читальном зале
Нарушение этих правил ведет к лишению права пользования архивом.
| Правило | Описание |
|---|---|
| Чистота рук | Работа только с чистыми сухими руками. Запрещено использовать кремы, санатайзеры сразу перед работой. Для пергамента/фото, хлопковые перчатки (выдает архив). |
| Запрет на метки | Категорически запрещено: писать на документах, подчеркивать, делать пометки карандашом/ручкой, скреплять скрепками, закладывать листы, смачивать пальцы слюной для перелистывания. |
| Порядок листов | Строго соблюдать последовательность листов в деле. Не перекладывать листы из одного дела в другое. Не вынимать листы из сшитого дела. |
| Подставки и утяжелители | Обязательное использование книжных подставок (подставок для дел) и специальных утяжелителей (змеев) для удержания страниц. Не класть открытое дело на край стола. |
| Запрет предметов | На рабочем столе запрещены: еда, напитки, сумки, портфели, ручки (только карандаши), ножницы, клей, посторонние бумаги (кроме блокнота для записей). |
| Фотофиксация | Разрешена съемка на фотоаппарат/смартфон без вспышки и без контактного сканирования (не прижимать документ к стеклу/плоскости). Для публикации/коммерческого использования требуется разрешение архива. |
| Возврат дел | Дела возвращаются в архив (на выдачу) в конце рабочего дня или при уходе пользователя. Оставить дело «на завтра» на своем месте обычно нельзя (только по специальной заявке у заведующего залом). |
Получение копий и справок (Платные услуги)
Если пользователю нужны заверенные копии или справки:
- Оформляется Заявление на изготовление копий/справки (форма архива).
- Указываются точные реквизиты (Ф., Оп., Д., лл.).
- Рассчитываеться стоимость по тарифам архива (утвержденным директором).
- Оплата производится через кассу архива или по реквизитам (банковская карта, СБП, квитанция).
- Срок изготовления: обычно 3–10 рабочих дней (зависит от объема и загруженности репроцентра).
- Копии заверяются печатью архива и подписью уполномоченного сотрудника (для судов, нотариусов, госорганов).
Удаленное использование (Электронный доступ)
С развитием проекта «Цифровой архив» и портала archives.gov.ru (Единая государственная автоматизированная информационная система архивного дела):
- Можно заказать электронные копии документов (сканы в высоком разрешении).
- Можно получить справку в электронном виде с ЭЦП архива.
- Доступны оцифрованные фонды для просмотра в личном кабинете пользователя (после регистрации на Госуслугах/ЕСИА).
Ответственность за нарушение правил
Согласно ст. 29 Закона № 125-ФЗ и ст. 7.10 КоАП РФ:
- Предупреждение или штраф (для должностных лиц, до 5000 руб., для юрлиц, до 50 000 руб.) за нарушение правил пользования архивами.
- Уголовная ответственность (ст. 243 УК РФ) за уничтожение, повреждение или хищение архивных документов (штраф до 200 тыс. руб., обязательные работы, исправительные работы, принудительные работы, арест или лишение свободы до 3 лет).
- Гражданско-правовая ответственность — возмещение ущерба архиву (стоимость реставрации, стоимость документа);
Особенности использования документов личного происхождения
Документы, поступившие в архив от физических лиц (личные фонды, коллекции), могут иметь специальные условия использования, установленные донором (передавшим документы лицом) в акте приема-передачи. Например: запрет на копирование, закрытый доступ на определенный срок, обязательное согласование публикаций с донором/наследниками. Архив обязан соблюдать эти условия.
Порядок использования архивных документов в государственном архиве — это баланс между правом граждан на информацию (ст. 29 Конституции РФ) и обязанностью государства сохранить Архивный фонд для будущих поколений. Ключевыми моментами для пользователя являются:
- Предварительная подготовка: поиск шифров дел через интернет-ресурсы архива или портал «Архивы России».
- Понимание режима доступа (открыт / ПДн / гос. тайна) для планирования времени.
- Строгое соблюдение правил работы с оригиналами в читальном зале.
- Использование возможностей удаленного заказа копий для экономии времени.
Рекомендация: Перед визитом обязательно проверьте актуальные «Правила пользования читальным залом» и режим работы на официальном сайте конкретного архива или позвоните по справочному телефону, так как локальные регламенты (лимиты заказов, часы выдачи, правила предзаписи) могут отличаться.
Статья подготовлена на основе Федерального закона № 125-ФЗ, Приказа Росархива № 77 от и типовых локальных актов государственных архивов РФ. Актуально на 2024–2025 годы.