Использование архивных документов — это ключевая функция архивного дела, обеспечивающая реализацию права граждан и организаций на доступ к информации․ В Российской Федерации данная сфера строго регламентируется федеральным законодательством и нормативными актами Федерального архивного агентства (Росархива)․ Основным документом, определяющим современные правила работы с фондами, является Приказ Росархива от 31 июля 2023 г․ № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила № 77), а также Приказ Росархива от № 24 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципаальных архивах Российской Федерации»․

Нормативная правовая основа

Деятельность архивов по предоставлению документов пользователям строится на иерархии нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 22, 26, 27) — задает общие принципы доступа, сроки ограничения доступа, права пользователей и обязанности архивов․
• Приказ Росархива от № 77 — единые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов (вступили в силу , заменили Приказ от № 24 в части общих правил организации процессов)․
• Приказ Росархива от № 24 — специальный нормативный акт, детально регламентирующий Порядок использования архивных документов в читальных залах (действует в части, не противоречащей Приказу № 77)․
• Методические рекомендации Росархива — разъясняют порядок применения Правил и Порядка на практике;

Основные принципы предоставления документов

Согласно ст․ 26 ФЗ № 125-ФЗ и Порядку № 24, использование архивных документов основано на следующих принципах:

1. Законность и равный доступ: Документы предоставляются пользователям для любых законных целей и любым законным способом без каких-либо ограничений, кроме установленных законодательством․
2. Бесплатность: Пользование архивными документами в читальных залах государственных и муниципальных архивов осуществляется бесплатно (ст․ 26 ФЗ № 125-ФЗ)․ Платными могут быть только дополнительные услуги (ксерокопирование, сканирование, выдача справок, сложные поисковые работы по договору)․
3. Обеспечение сохранности: Использование не должно наносить вреда документам․ Архив вправе отказать в выдаче оригинала, если имеется копия (микрофильм, цифровая копия), либо если документ находится в аварийном состоянии․
4. Наблюдение режима доступа: Сроки ограничения доступа к документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, иную охраняемую законом тайну (персональные данные, коммерческую тайну и т․д․), устанавливаются законодательством (ст․ 27 ФЗ № 125-ФЗ)․

Порядок регистрации и допуска пользователей

Кто может быть пользователем

Пользователями архивов могут быть физические лица (граждане РФ, иностранные граждане, лица без гражданства) и юридические лица․ Не требуется специального допуска для работы с документами, сроки ограничения доступа к которым истекли (как правило, 75 лет для документов с персональными данными, 30 лет для прочих, если иное не установлено законом)․

Процедура регистрации в читальном зале

Для начала работы в читальном зале пользователь должен (п; 1․4–1․6 Порядка № 24):

• Предъявить документ, удостоверяющий личность (паспорт, заграничный паспорт, водительское удостоверение и т․д․)․
• Заполнить читательский билет (учетную карточку пользователя) в установленном образце․
• Ознакомиться с Правилами пользования читальным залом (утверждаются директором архива) и подписать их в читательском билете․
• Получить инструктаж по правилам обращения с документами․

Важно: Регистрация осуществляется один раз․ Читательский билет действует бессрочно (или на срок, установленный архивом), при каждой посещении предъявляется вместе с документом удостоверения личности․

Работа с документами, содержащими сведения ограниченного доступа

Если пользователю необходимы документы с истекающими или неистекающими сроками ограничения доступа (Гостайна, персональные данные, коммерческая тайна), он должен:

• Написать заявление к директору архива с указанием цели использования, темы исследования, перечня запрашиваемых дел․
• Предоставить документы, подтверждающие законность доступа (допуск гостайны, нотариальное согласие субъекта персональных данных, решение суда, запрос уполномоченного органа и т․д․)․
• Получить письменное разрешение директора архива (или уполномоченного лица) на работу с конкретными делами․

Поиск и заказ документов

Справочно-поисковые средства (СПС)

Поиск документов осуществляется пользователем самостоятельно или с помощью архивистов с использованием СПС (путеводителей, описей, карточек, электронных баз данных, информационно-справочных систем)․ В соответствии с Приказом № 77, архивы обязаны обеспечивать удаленный доступ к описям и путеводителям через официальные сайты и АИС «Единая государственная архивная фондовая информационная система» (ЕГАФИС)․

Оформление заказа

Заказ документов оформляется на заказных листах (бумажных или электронных через АРМ пользователя/терминал в читальном зале)․ В заказе указываются:

• Фонд, опись, дело, номер единицы хранения․
• Название дела (по описи)․
• Даты документа․

Обычно устанавливается лимит одновременной выдачи (например, до 5–10 единиц хранения на одно место за один раз), который определяется правилами конкретного архива․

Сроки выдачи

• Документы, хранящиеся в архиве: выдаются в день заказа или на следующий рабочий день․
• Документы, хранящиеся на внештатных складах: срок выдачи может составлять до 3–5 рабочих дней (пользователь уведомляется)․
• Цифровые копии: если документ оцифрован, предоставляется доступ к электронному образу на терминале читального зала или в удаленном режиме (если архив предоставляет такую услугу)․

Режим работы с документами в читальном зале

Правила обращения с документами строги и обязательны для всех (Порядок № 24, Правила читального зала):

Общие требования

• Работа ведется только за специально отведенным столом․
• Запрещено вносить в читальный зал ручки, маркеры, фломастеры, корректоры — разрешается только карандаш (или ноутбук/планшет без звука)․
• Запрещено класть личные вещи, бумаги на документы, делать пометки на них, загибать углы, разрывать, скреплять скрепками․
• Документы из дела изучаются последовательно, по одному листу/файлу, сохраняя исходный порядок․
• После окончания работы дело возвращается архивисту на стойке выдачи с подписью в заказном листе о возврате․

Особенности работы с разными видами носителей

Воспроизведение документов (Копирование)

Пользователь имеет право воспроизводить документы любыми способами, не угрожающими их сохранности (ст․ 26 ФЗ № 125-ФЗ, п․ 1․15 Порядка № 24)․

Допустимые способы

• Цифровое фотографирование собственной техникой (фотоаппарат, смартфон, планшет): БЕЗ ВСПЫШКИ․ Обычно бесплатно, но требует регистрации прибора у дежурного архивиста и соблюдения режима тишины․ Запрещено фотографировать открытые заказные листы других пользователей, СПС (в некоторых архивах), персонал․
• Сканирование на планшетных сканерах архива (самообслуживание): Если имеется такое оборудование․
• Заказ платных копий у архива: Ксерокопии, высококачественные сканы (TIFF, JPEG, PDF), копии на флеш-накопителе пользователя․ Оформляется по тарифам архива (утвержденным директором)․

Ограничения на копирование

• Документы в аварийном состоянии, крупного формата (рисунки, схемы), скрепленные металлическими скобами — копируются только специалистами архива за отдельную плату․
• Документы, содержащие сведения ограниченного доступа: копирование возможно только с письменного разрешения директора архива (или органа, классифицировавшего сведения) и в порядке, исключающем разглашение (например, замазывание персональных данных)․

Удаленное использование документов

С развитием ЕГАФИС и портала «Архивы России» (archives․gov․ru) расширяются возможности удаленной работы:

• Поиск по описям: Большинство федеральных и региональных архивов выложили описи в открытый доступ․
• Просмотр оцифрованных дел: Часть фондов (метрические книги, ревизские сказки, награждения, фонды ГАРФ, РГВИА, РГАЭ и др․) доступна для просмотра в личном кабинете пользователя на портале архива или ЕГАФИС․
• Заказ копий дистанционно: Через формы обратной связи или личный кабинет можно заказать сканирование конкретных дел/листов с оплатой онлайн и получением файлов по электронной почте или через файлообменник․
• Видеоконсультирование: Некоторые архивы практикуют онлайн-консультации архивистов по поиску документов․

Ответственность сторон

Ответственность пользователя

• За порчу, утрату, хищение документов, гражданская, административная (КоАП РФ ст․ 7․13) или уголовная (УК РФ ст․ 243) ответственность․
• За нарушение правил читального зала — лишение права пользования читальным залом на срок до 1 года (решение директора архива)․
• За незаконное распространение сведений ограниченного доступа, ответственность по законодательству о гостайне, персональных данных, коммерческой тайне․

Ответственность архива

• За несвоевременную выдачу документов без уважительных причин․
• За выдачу документов, не соответствующих заказу․
• За разглашение сведений о пользователе (темы запросов, личные данные читателя)․
• За несохранность документов, переданных пользователю (если вина архива)․

Особенности использования в муниципальных архивах

Муниципальные архивы (архивы органов местного самоуправления) действуют на основе тех же федеральных законов (№ 125-ФЗ) и приказов Росархива (№ 77, № 24)․ Однако:

• Правила читального зала, тарифы на платные услуги, график работы утверждаются директором муниципального архива по согласованию с учредителем (администрацией города/района)․
• Фонды могут быть менее оцифрованы, удаленный доступ часто ограничен․
• Сроки хранения и комплектование фондов регулируются также региональными законами об архивном деле и типовыми перечнями сроков хранения документов органов местного самоуправления․

Практические советы исследователю

1. Подготовьтесь дома: Изучите путеводители и описи на сайте архива или ЕГАФИС заранее․ Составьте список фондов/описей/дел․
2. Проверьте режим работы: Уточните график читального зала, санитарные дни, необходимость предварительной записи (актуально для крупных архивов: ГАРФ, РГАДА, РГВИА, ЦГА СПб и др․)․
3. Возьмите с собой: Паспорт, карандаши (М/ТМ), блокнот, ноутбук/планшет, флеш-накопитель, зарядку, очки (если нужны для чтения мелкого шрифта)․
4. Оформляйте ссылки правильно: Сразу записывайте полный шифр: Ф․ [Номер фонда] Оп․ [Номер описи] Д․ [Номер дела] Л․ [Номера листов]․ Это сэкономит время при цитировании․
5. Спросите архивиста: При сложностях чтения почерка (дореволюционная графика, старославянский), определении дат или структуры дела — обращайтесь к дежурному научному сотруднику/архивисту читального зала․ Это их прямая обязанность․
6. Уважайте режим тишины и чистоты: Еда, напитки, телефоны в громком режиме — запрещены․

Порядок использования документов в государственных и муниципальных архивах РФ представляет собой выверенную систему, балансирующую между правом общества на доступ к информации и необходимостью сохранения уникального документального наследия для будущих поколений․ Ключевыми современными тенденциями являются цифровизация фондов, внедрение электронного документооборота при заказе копий и расширение возможностей удаленной работы через ЕГАФИС и порталы архивов․ Знание действующих Правил (Приказ № 77) и Порядка (Приказ № 24) позволяет исследователю эффективно и законно пользоваться богатейшими ресурсами архивного фонда страны․

Актуальность: Статья подготовлена с учетом нормативной базы на 2026 год (Приказ Росархива № 77 от , Приказ Росархива № 24 от , ФЗ № 125-ФЗ)․ Перед посещением конкретного архива рекомендуется уточнить локальные «Правила пользования читальным залом» и тарифы на официальном сайте учреждения․