Дата публикации: ․
Эффективное использование архивных документов обеспечивает доступ к исторической памяти государства‚ способствует научным исследованиям‚ правоприменению и культурному просвещению․ В Российской Федерации порядок работы с документами Архивного фонда и иными архивными материалами регламентируется рядом нормативных актов‚ среди которых ключевое место занимает Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (далее – Порядок)․
Нормативная база
- Приказ Федерального архивного агентства от 13 февраля 2024 г․ № 19 «Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований‚ являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле»․
- Приказ Росархива от 02 марта 2024 г․ «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах‚ музеях и библиотеках‚ научных организациях»․
- Приказ Росархива от 31 июля 2023 г; № 77 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах‚ органах местного самоуправления и организациях»․
- Статья 18 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (хранение документов Архивного фонда)․
Основные положения Порядка
Согласно пункту 1․2 Порядка‚ он регламентирует организацию работы пользователей с:
- документами Архивного фонда Российской Федерации;
- другими архивными документами‚ не содержащими сведения‚ составляющие государственную тайну;
- справочно-поисковыми средствами к ним в читальных залах государственных и муниципальных архивов․
Ключевые требования
- Регистрация пользователя – перед началом работы необходимо оформить заявку на доступ и получить читательский билет․
- Ознакомление с правилами поведения – пользователь обязан соблюдать режим читального зала‚ не нарушать целостность документов и не снимать копии без разрешения․
- Формирование запроса – запрос подается в письменной или электронной форме‚ указываются точные реквизиты документа (фонд‚ опись‚ дело‚ лист)․
- Выдача документов – документы выдаются под расписку‚ после чего пользователь работает с ними в специально отведенном месте (рабочий стол‚ микрофильмовый аппарат и т․д․)․
- Возврат документов – по окончании работы документы возвращаются сотруднику архива‚ который проверяет их состояние и фиксирует факт возврата․
- Копирование и сканирование – разрешается только при наличии соответствующего разрешения и соблюдении условий сохранности оригинала․
Этапы работы с архивными документами
Подготовка к работе
Пользователь:
- заполняет заявку на доступ (лично или через электронный сервис архива);
- проходит инструктаж по правилам поведения в читальном зале;
- получает читательский билет и‚ при необходимости‚ допуск к работе с электронными ресурсами․
Поиск и выбор документов
Используются справочно-поисковые средства:
- электронные каталоги и базы данных (например‚ АИС «Архивный фонд РФ»);
- печатные справочники‚ указатели‚ реестры;
- консультации сотрудников архива․
- работа проводится за специальным столом‚ wyposażенным защитными покрытиями;
- запрещено употреблять пищу и напитки рядом с документами;
- документы следует листать аккуратно‚ используя только чистые руки или хлопковые перчатки (при работе с особенно ценными экземплярами);
- при необходимости делать заметки – только карандашом‚ без использования ручек или маркеров․
- по разрешению сотрудника архива (письменное или электронное);
- при использовании технических средств архива (сканеры‚ фотокамеры) в соответствии с утвержденными нормами;
- при соблюдении условий сохранности оригинала (например‚ ограничение на яркость вспышки‚ расстояние съемки)․
- сдает все выданные документы сотруднику архива;
- подтверждает отсутствие повреждений или недостатков;
- сдает читательский билет (если требуется) и покидает читальный зал․
- Электронные документы предоставляются в виде файлов форматов PDF‚ TIFF‚ JPEG или в специализированных системах электронного доступа․
- Доступ к электронным ресурсам осуществляется через авторизацию в корпоративной сети архива (логин/пароль‚ двухфакторная аутентификация при работе с конфиденциальными материалами)․
- Запрещено копировать электронные файлы на внешние носители без согласования с отделом информационной безопасности․
- При работе с электронными документами пользователь обязан соблюдать правила информационной безопасности: не передавать учетные данные‚ не устанавливать постороннее ПО на рабочие станции архива․
- Региональным государственным контролем (надзором) за соблюдением законодательства об архивном деле (см․ Приказ ФАА от № 19)․
- Внутренним аудитом архивных учреждений‚ включающим проверку журналов выдачи/возврата документов‚ учета копий и соблюдения правил поведения․
- Ответственностью пользователей: за нарушение правил может последовать предупреждение‚ приостановление доступа к архиву‚ а в случае умышленного повреждения или хищения документов – гражданско‑правовая и (или) уголовная ответственность․
- Приказ Федерального архивного агентства от 13 февраля 2024 г․ № 19․
- Приказ Росархива от 02 марта 2024 г․ «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…»
- Приказ Росархива от 31 июля 2023 г․ № 77․
- Статья 18 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»․
- Материалы официального сайта Федерального архивного агентства (ФАА)․
После формирования точного запроса пользователь получает номер дела/листа и направляется к сотруднику выдачи․
Работа с документами в читальном зале
На этом этапе соблюдаются следующие правила:
Копирование и использование информации
Копирование допускается в следующих случаях:
Полученные копии могут использоваться только для личных‚ научных‚ образовательных или иных целей‚ не противоречащих законодательству об авторском праве и охране государственной тайны․
Завершение работы
По окончании работы пользователь:
Права и обязанности пользователей
| Права | Обязанности |
|---|---|
| Получать доступ к документам Архивного фонда и другим архивным материалам․ | Соблюдать правила поведения в читальном зале и инструкции сотрудников архива․ |
| Запрашивать справки‚ консультации и методическую помощь․ | Бережно обращаться с документами‚ не допускать их повреждения или утраты․ |
| Делать копии‚ выписки и электронные сканы при наличии разрешения․ | Указывать источник при использовании архивных материалов в публикациях и исследованиях․ |
| Оспаривать отказы в предоставлении доступа в установленном порядке․ | Своевременно возвращать выданные документы и сообщать о выявленных недостатках․ |
Особенности работы с электронными архивными документами
С учетом растущего объема электронных архивных фондов‚ Порядок дополняется следующими положениями:
Контроль и ответственность
Соблюдение Порядка обеспечивается:
Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации представляет собой четко структурированный нормативный документ‚ направленный на обеспечение сохранности архивного наследия и одновременно на предоставление широкого доступа к нему для научной‚ образовательной и практической деятельности․ Соблюдение установленных правил гарантирует долговечность документов‚ защищает права пользователей и способствует эффективному выполнению функций архивных учреждений в современном информационном обществе․
Источники: