Дата актуализации:

Общие сведения

Обращение в архив – это официальный запрос гражданина, организации или юридического лица к архивному фонду с целью получения информации, копий или справок из хранящихся документов. В России порядок обращения регулируется рядом нормативных актов, в т.ч.:

• Федеральный закон «Об архивных фондах»;
• Приказ Федерального архивного агентства (Росархив) от № 10 «Политика в отношении обработки персональных данных»;
• ГОСТ 2.501‑88, ГОСТ 19.601‑78, ГОСТ 24.402‑80 – стандарты учёта, хранения и обращения с документами.

В зависимости от типа архива (государственный, муниципальный, ведомственный) запрос может подаватся различными способами: лично, по почте, факсу, электронной почте, через единый портал государственных услуг (gosuslugi.ru) или через специализированные формы на сайтах архивов.

Кому и где можно обратиться

Запросы могут быть направлены в:

1. Федеральные архивы (Росархив, РГАЭ, РГАСПИ и др.);
2. Региональные и муниципальные архивы;
3. Ведомственные архивы (например, архив Министерства экономического развития РФ).

Контактные данные большинства архивов размещены на их официальных сайтах. Примеры:

• Российский государственный архив экономики (РГАЭ) – rgae.ru;
• Российский государственный архив социально‑политической истории (РГАСПИ) – rgaspi.ru;
• Федеральное архивное агентство – rosarchiv.gov.ru.

Формы и способы подачи запроса

Письменный запрос (по почте, факсу, электронной почте)

Запрос должен содержать обязательные реквизиты (см. пункт 2.2 ниже). При отправке по электронной почте рекомендуется использовать тему письма «Запрос архивных сведений – ФИО (или название организации)». При отправке факсом указывайте в сопроводительном листе те же сведения.

Электронный запрос через портал Госуслуг

Для большинства государственных архивов предусмотрена специальная форма на портале gosuslugi.ru. Пользователь заполняет поля формы, прикладывает сканы документов (если требуется) и отправляет запрос в электронном виде.

Личное обращение в приемную архивов

В некоторых случаях (например, когда требуется срочное получение оригиналов) запрос можно подать лично в приемную архивов. При этом необходимо взять с собой оригиналы документов, подтверждающих личность и полномочия.

Содержание запроса (обязательные реквизиты)

Согласно методическим рекомендациям Федерального архивного агентства, запрос (или обращение) должен включать:

1. Наименование и адрес организации (архива), которой адресован запрос;
2. Изложение существа запроса – чёткое указание, какие документы или сведения требуются (название фонда, серии, номера дел, даты и т.п.).
3. ФИО заявителя (для физических лиц) или полное наименование организации (для юридических лиц);
4. Адрес проживания (или юридический адрес), контактные телефоны, e‑mail;
5. Дата подачи запроса;
6. Подпись заявителя (в случае бумажного обращения) и при необходимости печать организации.

Если запрос относится к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, необходимо приложить:

• Сопроводительное письмо (пункт 13 порядка), в котором указывается цель запроса;
• Справку, содержащую информацию о подлежащих рассмотрению документах (при комплексных запросах);
• Заверенные копии отдельных архивных документов (если они уже известны).

Порядок рассмотрения запроса

Приём и регистрация

После получения запрос фиксируется в журнале входящих обращений. При электронном обращении заявителю автоматически высылается подтверждение о получении (обычно в виде письма‑уведомления).

Экспертиза запроса

Архивный сотрудник проверяет:

• Соответствие запроса нормативным требованиям;
• Наличие запрашиваемых документов в фонде;
• Наличие ограничений (секретность, персональные данные и др.).

Если запрос требует уточнения, архив направляет запрос на доработку заявителю.

Снятие ограничений (при необходимости)

Для документов, отнесённых к категории «служебная информация ограниченного распространения», может потребоваться решение комиссии или согласование с уполномоченными органами. В таком случае к запросу прилагаются:

• Справка о подлежащих рассмотрению документах;
• Заверенные копии отдельных документов.

Выдача справки, выписки или копий

После одобрения запроса архив готовит:

1. Справку (краткое содержание документа);
2. Выписку (полный текст или выдержку);
3. Копию (фото‑ или скан‑копию) запрашиваемого документа.

Документы могут быть переданы:

• Лично в приемной (при наличии удостоверения личности);
• По почте (за счет заявителя, если не предусмотрено иное);
• Электронно (в виде PDF‑файла) – если архив поддерживает такой способ.

Сроки выполнения запроса

Согласно нормативным актам, архив обязан рассмотреть запрос в течение:

• 10 рабочих дней – для запросов, не требующих экспертизы ограничений;
• 30 рабочих дней – если требуется проверка на наличие ограничений или согласование с другими органами.

В случае необходимости продления сроков архив обязан уведомить заявителя о причинах и новых датах исполнения.

Платные услуги и сборы

За предоставление копий, выписок и справок могут взиматься следующие виды оплаты:

1. Плата за копирование (стоимость листа А4 в черно‑белом или цветном варианте);
2. Транспортные расходы (если документы высылаются почтой);
3. Сбор за подготовку электронных файлов (при выдаче в формате PDF).

Тарифы публикуются на официальных сайтах архивов и могут различаться в зависимости от региона.

Практические рекомендации

• Тщательно формулируйте запрос. Чем точнее указаны фонд, серия, номер дела, даты, тем быстрее архив сможет найти нужный документ.
• При работе с личными данными указывайте цель их использования – это ускорит процесс снятия ограничений.
• Сохраняйте копии всех отправленных документов (запрос, подтверждения, справки), они могут понадобиться при последующих обращениях.
• Если запрос отправлен электронно, включайте в письмо полный набор контактных данных и указывайте «просим подтвердить получение».
• При получении отказа запросите пояснительную записку с указанием причин отказа и возможности обжалования.

Обжалование отказа

Если архив отказал в предоставлении запрашиваемой информации, заявитель имеет право:

1. Обратиться с апелляцией в руководителя архива в течение 10 дней с момента получения отказа;
2. Подать жалобу в Федеральное архивное агентство (rosarchiv.gov.ru) через форму обратной связи;
3. В случае нарушения прав на доступ к информации – обратиться в суд.

Примеры типовых запросов

Запрос о личных документах (пример)

Кому: Российский государственный архив экономики (РГАЭ)
От: Иванов Иван Иванович, 123456, г; Москва, ул. Пушкина, д.10, тел. +7 (495) -23‑45‑67, email: i.ivanov@example.com
Тема: Запрос архивных сведений о трудовой деятельности

Уважаемые коллеги!

В соответствии с Федеральным законом «Об архивных фондах» прошу предоставить копию трудовой книжки (документ № 123/45) сотрудника Петрова Петра Петровича, работавшего в Министерстве экономического развития РФ в 2005‑2012 гг.
Прошу выслать копию в электронном виде (PDF) на указанный e‑mail.

С уважением,
Иванов И. И.
(подпись)

Запрос о служебных документах ограниченного доступа

Кому: Федеральное архивное агентство (Росархив)
От: ООО «ТехИнвест», ИНН 7701234567, г. Санкт‑Петербург, ул. Невская, д.5, тел. +7 (812) -55‑66‑77, email: info@techinvest.ru
Тема: Запрос архивных документов по проекту «Энергоэффективность» (фонд № 12, серия «Э», 2008‑2012)

Уважаемые сотрудники!

В рамках подготовки аналитического отчёта о реализации государственной программы «Энергоэффективность» просим предоставить:
Справку о наличии и количестве документов в фонде № 12, серия «Э», 2008‑2012 гг.;
Заверенные копии документов, содержащих сведения о финансовых расходах (при условии снятия ограничений);
Сопроводительное письмо, подтверждающее цель запроса (сообщаем, что сведения будут использованы исключительно в научных целях).

К запросу прилагаем:
- Копию устава ООО «ТехИнвест»;
- Доверенность от генерального директора (для подписи ответственного лица);
- Справку о необходимости доступа к служебной информации (выданную Министерством экономического развития).

С уважением,
Петров П. П.
(подпись)

Порядок обращения в архив в России достаточно формализован и ориентирован на защиту интересов как заявителя, так и государства. Соблюдение требований к оформлению запроса, своевременное предоставление необходимых документов и понимание правовых рамок позволяют получить нужные сведения в максимально короткие сроки.

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в приёмную архивов или использовать службу поддержки на официальных сайтах архивных учреждений.

---

Автор статьи: ChatGPT (модель GPT‑4, 2026)