В России существует несколько учреждений, носящих название «Центральный архив». Наиболее часто речь идёт о:

• Центральный государственный архив Санкт‑Петербурга (ЦГА СПб);
• Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦА МО РФ).

Каждый из этих архивов обслуживает запросы граждан, организаций и государственных органов. Ниже подробно описаны порядок подачи запросов, необходимые документы и нормативные сроки их исполнения.

Правовая база

Работа архивов регулируется Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утверждённым приказом Федерального архивного агентства от 1 сентября 2017 г. № 143. Согласно этому документу:

• Срок исполнения социально‑правового запроса не должен превышать 30 календарных дней с момента регистрации;
• Для глубокого поиска по фондам срок может быть продлён до 6 месяцев;
• Запросы, связанные с рассекречиванием, рассматриваются в течение трёх месяцев;
• В отдельных случаях (непредвиденные обстоятельства, необходимость привлечения экспертов) срок может быть продлён руководством архива.

Как оформить запрос в архив

Общие требования к заявлению

1. Запрос должен быть письменным (бумажный вариант или электронное письмо в формате PDF).
2. Указываются полные ФИО заявителя, контактные данные (телефон, e‑mail), а также реквизиты (паспорт, ИНН) для подтверждения личности.
3. Точно формулируется цель запроса и перечень требуемых документов (фонд, серия, номер дела, период).
4. При необходимости прикладываются копии документов, подтверждающих право интереса (например, справка о родстве, служебное задание, судебное решение).
5. Указывается способ получения результата (лично, почтой, электронно) и желаемый формат (копия, выписка, цифровой скан).

Образец заявления

Начальнику Центрального государственного архива Санкт‑Петербурга
От: Иванова Ивана Ивановича
Тел.: +7 (812) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com

Заявление (запрос) № _______

Я, Иванов Иван Иванович, г. рождения, паспорт 45 12 345678,
прошу предоставить копии документов из фонда «Военно‑исторический фонд»,
серия А‑12, дело № 3456, за период 1941‑1945 гг., содержащих сведения о
службе моего деда, Фёдора Петровича Иванова (воинский билет № 123456).

Цель запроса: подтверждение участия в Великой Отечественной войне
(необходимо для получения наградного удостоверения).

Прилагаю:
Копию паспорта.
Справку о родстве (из ЗАГСа).
Квитанцию об оплате госпошлины (если применимо).

Прошу выслать результаты по электронной почте в виде скан‑копий.
Согласен(на) на оплату фактических расходов, если они возникнут.

Куда отправлять запрос

Сроки исполнения запросов

Стандартные сроки

• 30 дней – базовый нормативный срок для большинства запросов, включая социально‑правовые и справочные.
• Если запрос требует глубокого поиска (по нескольким фондам, в закрытых разделах), срок может быть продлён до 6 месяцев.

Специальные сроки

Возможные продления

Срок может быть продлён в следующих случаях:

• Необходимость привлечения экспертов‑историков или специалистов‑консультантов;
• Отсутствие оригинальных документов в архиве (только копии в микрофильме);
• Неожиданные технические сбои (например, поломка сканера).

Продление оформляется приказом руководителя архива и должно быть сообщено заявителю в письменной форме.

Стоимость услуг

В большинстве случаев предоставление информации в рамках социально‑правового запроса является бесплатным. Платные услуги включают:

• Сделать цифровую копию (скан) документа – от 150 руб. за лист;
• Оформление экспресс‑выписки (в течение 3 рабочих дней) – от 500 руб.;
• Транспортные расходы (доставка оригиналов) – по тарифу почты.

Оплата производится банковским переводом или наличными в кассе архива. При оплате услуги в срок до 5 рабочих дней после подачи запроса, архив может ускорить процесс до 3 дней.

Как отследить статус запроса

После регистрации запроса заявителю присваивается уникальный номер. По этому номеру можно:

• Позвонить в отдел использования документов (ЦГА СПб – (812) -17‑54‑70) и уточнить статус;
• Отправить запрос в электронную почту архива, указав номер заявки;
• Воспользоваться Госуслугами (для архивов, подключённых к порталу).

Если срок исполнения превышает нормативный, заявитель имеет право подать жалобу в Федеральное архивное агентство.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой документ подтверждает право на запрос?

Для большинства запросов достаточно копии паспорта. Для запросов, связанных с семейными связями (поиск предков, военных), требуется справка о родстве или решение суда.

Можно ли получить документы онлайн?

Да. Если документ уже оцифрован, архив предоставляет скан в формате PDF по e‑mail. Оцифровка «на лету» возможна только при наличии соответствующего оборудования и при согласовании сроков.

Что делать, если архив отказал в выдаче?

Отказ может быть связан с:

• Отсутствием доступа к документу (секретный/совершенно секретный статус);
• Недостаточностью предоставленных данных (неясный запрос);
• Отсутствием оригинала в фонде.

В таком случае архив обязан предоставить письменный мотивированный отказ, после чего заявитель может обжаловать решение в суде.

Сколько времени занимает поиск в архивных фондах 1941‑1945 гг.

Для стандартных запросов по известным фондам – до 30 дней. При необходимости поиска в нескольких фондах, в закрытых разделах или при отсутствии точных реквизитов – до 6 месяцев.

Запросы в центральные архивы России регулируются чёткими нормативными сроками: 30 дней – базовый срок, до 6 месяцев – при глубоком поиске, 3 месяца – для рассекречивания. Правильное оформление заявления, наличие всех необходимых подтверждающих документов и своевременная оплата услуг позволяют сократить время ожидания и получить нужные сведения в максимально короткие сроки.

Помните, что каждый запрос получает уникальный номер, по которому можно отслеживать статус и при необходимости обращаться за разъяснениями. При возникновении проблем всегда есть возможность подать жалобу в Федеральное архивное агентство.

Дата публикации: 10 июля 2026 г.