Обращение в государственный архив — это ответственный этап поиска исторической информации, подтверждения правовых фактов (стаж, зарплата, репрессии, права на недвижимость) или проведения научных исследований. Самое главное помнить, что работа в архиве регулируется строгими федеральными законами и локальными актами каждого учреждения, поэтому предварительная подготовка сэкономит ваше время и нервы.

Данная статья составлена на основе действующего законодательства (ФЗ-125 «Об архивном деле», ФЗ-149 «Об информации…», Приказ Росархива № 143) и типовых правил читальных залов (в качестве примера использован регламент Государственного архива Пензенской области), актуальных на .

Правовая основа и общие принципы

Деятельность государственных архивов РФ строится на следующих нормативных актах:

• Конституция РФ (ст. 29, 44 — право на поиск и получение информации, доступ к культурным ценностям).
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон, регулирующий доступ к документам Архивного фонда РФ.
• Приказ Росархива от № 143 «Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ» — регламентирует процедуру работы в читальном зале.
• Приказ Минкультуры РФ от № 19 — правила хранения, комплектования и учета документов.
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — вопросы защищенной информации (персональные данные, гостаjna).

Ключевые принципы доступа:

1. Бесплатность: Плата за посещение читального зала, пользование документами и справочно-поисковыми средствами не взимается (ст. 19 ФЗ-125).
2. Равенство прав: Все пользователи (физические и юридические лица) обладают равными правами на доступ к документам на открытом доступе.
3. Ограничения: Доступ к документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, иную охраняемую законом тайну (персональные данные, коммерческую тайну), предоставляется в порядке, установленном законодательством (обычно после истечения сроков ограничения доступа — 75 лет для персональных данных, 30 лет для гостайны и т.д.).

Порядок оформления и допуска в читальный зал

Процедура допуска может незначительно отличаться в зависимости от категории пользователя, но общий алгоритм едиен.

Необходимые документы для первого визита

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность) — обязателен для идентификации.
• Заполненная анкета пользователя (по форме архива, обычно выдается на месте или доступна на сайте);

Категории пользователей и основания для допуска

Срок действия разрешения

Разрешение на работу в читальном зале выдается руководителем архива на необходимый пользователю срок в пределах одного календарного года. По истечении года оформление продлевается (переоформляется) заново.

Подготовка к визиту: Работа с фондами удаленно

Очень важно помнить: Приходить в архив «вслепую» неэффективно. 90% успеха, это предварительный поиск по описям.

Информационно-поисковые системы (ИПС)

• Сайт архива: Почти у каждого госархива есть раздел «Фонды», «Описи», «Путеводители» или «Электронный каталог».
• Единая государственная автоматизированная информационная система архивного дела (ЕГАИСА) / Научно-справочная система «Архивы России» (nasis.ru): Федеральный ресурс для поиска по фондам разных архивов.
• Ресурсы «Память народа», «Подвиг народа», «Обд-Мемориал»: Для военной тематики.
• Генеалогические порталы (Родовид, FamilySearch, MyHeritage, VGD.ru): Часто содержат оцифрованные метрические книги и ревизские сказки конкретных архивов.

Как правильно заказать дело

Для заказа дела в читальном зале вам понадобятся три обязательных реквизита (шифр дела):

1. Номер фонда (Ф.)
2. Номер описи (Оп.)
3. Номер дела (Д.)

Пример: Ф. 123. Оп. 1. Д. 456 — Метрическая книга Ивановской церкви 1905 г.

Без этих трех номеров архивист не сможет выдать вам дело.

Правила работы в читальном зале (Режим)

Нарушение правил является основанием для прекращения обслуживания и удаления из читального зала.

Что ЗАПРЕЩЕНО вносить в читальный зал:

• Верхнюю одежду, сумки, пакеты, портфели (оставляются в гардеробе/сейфе).
• Продукты питания, напитки.
• Струнящиеся пишущие принадлежности (шариковые/гелевые ручки, маркеры, фломастеры) — только карандаш!
• Ножницы, клей, скобы, степлеры и иные предметы, способные повредить документы.

Что РАЗРЕШЕНО иметь при себе:

• Паспорт, анкета, читательский билет (если выдан).
• Блокнот, листы бумаги, карандаш (желательно мягкий: 2B или 3B).
• Ноутбук/планшет (без шумного кулера, звук выключен).
• Фотоаппарат/смартфон для съемки (см. раздел 5).
• Лупу (для старых рукописей).

Порядок работы с документами:

1. Заполните заказную ведомость (бумажную или электронную через АРМ пользователя).
2. Дайте ведомость архивисту. Обычно выдача занимает от 30 минут до нескольких часов (зависит от склада).
3. Получите дело на руки. Проверьте целостность (переплет, нумерация листов, наличие вырванных страниц), подпишитесь в журнале выдачи.
4. Строго соблюдайте порядок листов. Не перекладывайте их, не вынимайте из переплета, не складывайте уголки.
5. Пишите только карандашом и только в свой блокнот. Над документом не нависайте, не кладите на него руки/локти/бумаги.
6. Одновременно на руках может быть 1–3 дела (зависит от правил конкретного архива).
7. По окончании работы верните дело архивисту, поставьте подпись в журнале сдачи.

Копирование документов: Фотосъемка, ксерокопия, сканирование

Это самый востребованный платный сервис. Бесплатно только консультации и работа с документами в зале.

Самостоятельная фотосъемка (без штатива/вспышки)

• Разрешена во всех госархивах (ст. 38 ФЗ-125, Приказ № 143).
• Условия: Без вспышки, без штатива, без дополнительного освещения, прибор держится на весу или на специальной подставке-держателе телефона (если архив предоставляет).
• Стоимость: Устанавливается прейскурантом архива (обычно плата взимается за «день съемки» или за «количество кадров/файлов»). В Пензенском архиве, например, есть прейскурант цен.
• Оплачивается в кассе или по квитанции/QR-коду до начала съемки.

Ксерокопирование и профессиональное сканирование

• Выполняется только сотрудниками архива.
• Не производится, если состояние документа не позволяет (износ, риск повреждения переплета, крупный формат А3+).
• Сроки готовности: от нескольких дней до недели.
• Стоимость выше, чем за самофото, но качество лучше (особенно для блестящих фото, тонкой бумаги).

Ограничения на копирование

Не подлежат копированию:

• Документы, содержащие гостайну или иную охраняемую законом тайну (до снятия грифа).
• Документы в аварийном состоянии.
• Документы, по которым правообладатель (организация-создатель) наложил запрет на воспроизведение.

Типовые сценарии обращения (Что искать и где)

Подтверждение трудового стажа / зарплаты / наград (Пенсионный фонд / Суды)

• Фонды: Архивы предприятий (фонды заводов, колхозов, совхозов, учреждений), архивы ликвидированных организаций.
• Документы: Личные карточки (ф. Т-2), табели учета рабочего времени, ведомости начисления зарплаты, приказы о приеме/увольнении/награждении.
• Важно: Часто фонды предприятий находятся не в областном, а в городском/районном архиве или в архиве преемника предприятия.

Генеалогия / Метрические книги (Рождение, брак, смерть)

• До 1917 г.: Метрические книги хранятся в государственных областных/краевых архивах (фонды духовных консисторий, мечетей, синагог). Часто оцифрованы на FamilySearch / VGD.ru.
• 1917–1920 гг.: Переходный период. Книги могут быть в ЗАГСах или в архивах.
• С 1920 г.: Актовые записи — в ЗАГСах (архивы ЗАГСов). В госархивы они поступают после 100 лет (рождение) или 75 лет (брак/смерть).
• Ревизские сказки / Первая всеобщая перепись 1897 г.: Областные архивы (фонды губернских статистических комитетов, уездных управлений).

Репрессированные / «Память народа»

• Дела по статье 58 УК РСФСР и др. — в ФСБ архивах (центральном и региональных) или в Государственном архиве современной истории (ГАРФ) / областных архивах (фонды НКВД/МВД/КГБ).
• Реабилитация — справки выдают архивы ФСБ или суды.
• База «Жертвы политического террора в СССР» (sakharov-center.ru / memorial.ru) — стартовая точка для поиска номера дела.

Недвижимость / Земля / Домовые книги

• Домовые книги (ф. 1940–1980-е): Часто в районных/городских архивах (фонды горсоветов, ЖЭКов, паспортных столов).
• Земельные дела / планы: Областные архивы (фонды земельных комитетов, БТИ).
• БТИ (Бюро технической инвентаризации): Техпаспорта квартир/домов — в архивах БТИ или городских архивах.

Удаленные запросы: Как получить справку, не приезжая

Если вы в другом городе/стране, можно оформить письменный запрос.

Форма запроса

Свободная форма, но обязательно с указанием:

• ФИО полностью (как в паспорте).
• Дата и место рождения искомого лица.
• Период жизни/работы в данном регионе.
• Цель запроса (пенсия, суд, генеалогия, просто справка).
• Ваши контакты: почтовый адрес (с индексом), телефон, e-mail.
• Копия паспорта (разворот с фото и пропиской) — обязательно для ЗАГСов и при запросе персональных данных.
• Доверенность (если запрос от имени другого лица) — нотариально заверенная.

Каналы подачи

1. Почта России (заказное письмо с вложением): На адрес архива.
2. Электронная почта / Форма на сайте: Многие архивы принимают сканы запросов на официальный e-mail (проверяйте раздел «Контакты» или «Обращения граждан»).
3. Госуслуги (ЕПГУ) / Региональные порталы: Раздел «Обращения к архивам» или «Получение архивной справки».
4. Портал «Архивы России» (nasis.ru): Есть сервис «Запрос в архив».

Сроки и стоимость

• Срок ответа: По закону — до 30 календарных дней (ст. 21 ФЗ-125). Сложные запросы — до 3 месяцев с уведомлением.
• Стоимость: Сама справка/поиск — часто бесплатно (бюджетное учреждение). Платно: изготовление копий, заверение копий печатью архива, отправка почтой (почтовый заказ/ценограмма), сложные научные справки. Оплата по реквизитам архива (квитанция/СБП).

Частые ошибки новичков (Чек-лист «Чего не делать»)

• Приехать без номеров дел (Ф. Оп. Д.). Архивист не ищет за вас по фамилиям «в общем», он выдает конкретные единицы хранения.
• Принести шариковую ручку. Вам не дадут работать с документами. Купите карандаш заранее.
• Сфотографировать документ со вспышкой. УФ-излучение разрушает чернила и бумагу. Сразу сделают замечание.
• Пытаться «вырвать» или «выпрямить» сломанный уголок. Сообщите архивисту — он оформит акт повреждения.
• Искать метрику 1950 года в госархиве. Она в ЗАГСе. Госархив принимает фонды ЗАГСов только по истечении сроков ограничения доступа (75/100 лет).
• Не уточнить режим работы и каникулы. Многие архивы закрыты в понедельник/воскресенье или имеют санитарные дни (последняя пятница/четверг месяца).

Полезные ссылки и ресурсы (Шпаргалка)

• Федеральное архивное агентство (Росархив): rosarchiv.gov.ru — реестр архивов, нормативная база, контакты.
• Научно-справочная система «Архивы России»: nasis.ru — поиск по фондам, путеводители, адреса.
• Единый портал госуслуг (Госуслуги): gosuslugi.ru, раздел «Справки из архивов», электронные обращения.
• Всероссийская генеалогическая досье (ВГД): vgd.ru — оцифрованные описи и метрики многих архивов.
• FamilySearch (бесплатно): familysearch.org — огромная база оцифрованных пленок архивов РФ (нужна регистрация).
• Память народа / Подвиг народа: pamyat-naroda.ru, podvignaroda.ru — награды, потери, партизанские дела.

Работа в государственном архиве доступна каждому гражданину. Успех зависит от трех факторов: грамотной предварительной идентификации номера дела (Ф. Оп. Д.), знания правил читального зала (карандаш, паспорт, режим) и понимания, где именно хранятся нужные документы (областной архив, ЗАГС, архив ФСБ, районный архив или БТИ).

Используйте электронные каталоги и порталы «Архивы России» / «ВГД» / FamilySearch до поездки. Оформляйте письменные запросы через Госуслуги или почту, если личного визита нет возможности. Архивисты — ваши союзники: задавайте им конкретные вопросы по фондам, и они подскажут, в какой описи искать.

Удачи в поисках! История ждет своих исследователей.