Ответ на запрос гражданина или организации – важный процесс‚ который регулируется нормативными актами РФ и внутренними правилами архивов. Ниже представлено подробное руководство‚ которое поможет подготовить корректный‚ юридически обоснованный и удобный для заявителя ответ.

Общие принципы оформления ответа

• Официальный бланк. Ответ оформляется на официальном бланке архива (или организации‑архивов). При отсутствии запрашиваемых сведений – на бланке письма организации.
• Подпись и печать. Документ заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) и гербовой печатью.
• Сроки. По закону ответ должен быть дан в течение 30 дней с момента регистрации запроса‚ если иное не предусмотрено нормативными актами.
• Регистрация запроса. Каждый запрос фиксируется в журнале учёта запросов‚ который хранится в архиве как переходящее дело.

Структура ответа‚ когда запрашиваемый документ найден

1. Шапка письма
   • Наименование архива.
   • Адрес‚ телефон‚ e‑mail.
   • Дата составления ответа.
   • Номер входящего запроса (регистрационный номер).
2. Обращение к заявителю

   Пример: Уважаемый(ая) Иван Иванович!

3. Ссылка на исходный запрос

   Укажите‚ что ответ относится к запросу № ____ от «дата».

4. Результат поиска

   Кратко опишите‚ какие документы найдены‚ их шифры‚ фонды‚ описи‚ номера дел и т.п.

5. Форма предоставления

   Укажите‚ в какой форме вы передаёте материал (архивная справка‚ выписка‚ копия‚ оригинал‚ электронный файл).

6. Условия выдачи
   • Сроки выдачи (например‚ в течение 5 рабочих дней).
   • Требования к получателю (паспорт‚ доверенность).
   • Оплата (если запрос платный) – указать размер и способ оплаты.
7. Подпись и печать

Пример ответа (положительный)

Государственный архив Костромской области
ул. Пушкина‚ д. 10‚ Кострома‚ 156000
Тел.: +7 (8332) -5‑55‑55
E‑mail: info@gakostroma.ru

«07» июля 2026 г. № 12/2026

Ивану Петровичу Сидорову
г. Кострома‚ ул. Ленина‚ д. 5‚ кв. 12

Уважаемый Иван Петрович!

В ответ на ваш запрос № 2026‑07‑001 от «01» июля 2026 г.‚ в котором вы просили выдать справку о рождении Петра Ивановича Сидорова (1902 г.) из актов гражданского состояния‚ сообщаем следующее:

В архивном фонде № 3 «Акты гражданского состояния» (опись 1‚ дело 45) найден акт о рождении Петра Ивановича Сидорова‚ выданный 12 февраля 1902 г. в деревне Сергаченки (Вятская губерния).

По вашему желанию документ может быть предоставлен в виде:
 • архивной справки (копия акта с заверенной подписью);
 • оригинального акта (при наличии оригинала);
 • электронного скана в формате PDF.

Для получения оригинального документа просим предъявить паспорт и оформить расписку о получении. Справка может быть выдана в течение 3 рабочих дней после получения оплаты в размере 200 ₽ (почтовый перевод или наличные в кассе).

С уважением‚
С. В. Морозов
Главный архивариус
(подпись) ______________________
(гербовая печать)

Структура ответа‚ когда запрашиваемая информация отсутствует

1. Шапка и обращение – как в положительном ответе.
2. Ссылка на запрос.
3. Обоснование отрицательного решения:
   • Укажите‚ что в архивных фондах не найдено документов‚ соответствующих запросу.
   • Приведите перечень фондов‚ в которых поиск проводился‚ и даты проверки.
   • Если документ может находиться в другом архиве‚ укажите возможные места (например‚ региональный архив‚ архив РГБ).
4. Рекомендации заявителю:
   • Уточнить запрос (добавить шифры‚ даты‚ имена родителей).
   • Обратиться в другой архив.
   • Лично посетить архив для уточнения деталей.
5. Подпись и печать.

Пример отрицательного ответа

Государственный архив Костромской области
...

«07» июля 2026 г. № 13/2026

Ивану Петровичу Сидорову
...

Уважаемый Иван Петрович!
В ответ на ваш запрос № 2026‑07‑001 от «01» июля 2026 г. о выдаче акта о рождении Прокопа Егоровича Перминова (1901‑1903 гг.) сообщаем‚ что в фондах архива (фонд 3 «Акты гражданского состояния»‚ опись 1‚ дело 45) сведения о данном лице не обнаружены.

Поиск проводился в период с 02 июля 2026 г. по 05 июля 2026 г. с использованием электронного каталога и ручного просмотра актов за указанные годы. Возможные причины отсутствия:

 
Документ мог быть уничтожен в результате утери или сожжения.
 
Запись могла быть оформлена в другом административном районе (например‚ в Архангельской губернии).


Рекомендуем:

 
Уточнить фамилию‚ имя отчество‚ а также имена родителей.
 
Обратиться в Архив Архангельской области (контактные данные: ...).
 
Лично посетить наш архив для уточнения деталей и возможного уточнения поиска.


С уважением‚
А. И. Кузнецов
Начальник отдела запросов
(подпись) ______________________
(гербовая печать)

Практические рекомендации при подготовке ответа

• Тщательно проверяйте запрос. Убедитесь‚ что в нём указаны все обязательные реквизиты: ФИО заявителя‚ цель запроса‚ точные сведения о документе (шаблон‚ фонд‚ опись‚ номер дела).
• Сохраняйте документальное подтверждение. При выдаче оригинала или копии прикладывайте справку о выдаче‚ расписку получателя и/или копию выданного документа.
• Учитывайте платность. По правилам некоторые запросы могут быть бесплатными (например‚ запросы о семейных документах)‚ а другие – платными (копии‚ выписки). Укажите стоимость и способы оплаты.
• Обеспечьте конфиденциальность. При работе с персональными данными соблюдайте требования ФЗ 152 «О персональных данных».
• Ведите журнал запросов. В журнале фиксируйте: номер запроса‚ дату получения‚ ФИО заявителя‚ содержание запроса‚ результат (положительный/отрицательный)‚ дату ответа‚ подпись ответственного.

Шаблоны и образцы

Ниже представлены готовые шаблоны‚ которые можно адаптировать под конкретный архив.

5.1 Шаблон положительного ответа

[Наименование архива]
[Адрес‚ телефон‚ e‑mail]

«[Дата]» № [Номер ответа]

[ФИО заявителя]
[Адрес заявителя]

Уважаемый(ая) [ФИО]!

В ответ на ваш запрос № [номер запроса] от «[дата запроса]»‚ в котором вы просили [кратко цель запроса]‚ сообщаем следующее:

В архивных фондах [указать фонды‚ описи‚ дела] найден(о) [описание документа].
Документ может быть предоставлен в виде:
 ‒ [форма 1];
 ‒ [форма 2];
 ⎯ [форма 3].
Для получения [указать форму] необходимо [перечислить условия: паспорт‚ расписка‚ оплата].

С уважением‚
[ФИО‚ должность]
[Подпись] ______________________
[Гербовая печать]

5.2 Шаблон отрицательного ответа

[Наименование архива]
[Адрес‚ телефон‚ e‑mail]

«[Дата]» № [Номер ответа]

[ФИО заявителя]
[Адрес заявителя]

Уважаемый(ая) [ФИО]!
В ответ на ваш запрос № [номер запроса] от «[дата]» о [кратко цель запроса] сообщаем‚ что в архивах [перечислить проверенные фонды] сведения о запрашиваемом документе не найдены.

Причины отсутствия могут быть следующими:
- [причина 1];
- [причина 2];
- [причина 3].

Рекомендуем:
- [рекомендация 1];
- [рекомендация 2];
- [рекомендация 3].

С уважением‚
[ФИО‚ должность]
[Подпись] ______________________
[Гербовая печать]

Что делать‚ если заявитель не согласен с ответом

1. Предоставьте копию полного протокола поиска (журнал запросов‚ листы учета).
2. Уведомьте о возможности обжалования в установленный срок (обычно 30 дней) в суде или в вышестоящий архивный орган.
3. При необходимости проведите повторный поиск с уточнёнными данными.

Ответ на запрос из архива – это сочетание юридической точности‚ внимательности к деталям и клиенториентированного подхода. Следуя изложенным рекомендациям‚ вы сможете оформить ответ‚ который будет понятен заявителю‚ соответствовать нормативным требованиям и минимизировать риск ошибок.

Дата актуализации статьи: