Дата подготовки материала: 23:10:36 ()

В практике работы с архивами коммерческих и государственных организаций часто возникают ситуации, когда поступивший запрос физического лица не может быть исполнен из‑за отсутствия необходимых документов. В таких случаях требуется оформить справку о том, что архив не сохранился (или иной аналогичный документ), подтверждающий факт отсутствия запрашиваемой информации. Ниже представлен подробный алгоритм действий, нормативная база и пример оформления ответа.

Нормативная база

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от № 526).
• Пункт 5.11 указанных Правил регламентирует оформление ответов на запросы пользователей в виде архивной справки, архивной выписки или архивной копии.
• При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса социально‑правового характера, составляется ответ на бланке организации с указанием причин их отсутствия (п. 5.11‑5.18).
• Срок исполнения запроса – 30 календарных дней с даты регистрации запроса в отдельном журнале учета запросов (ведется архивом и хранится как переходящее дело).

Пошаговая инструкция по оформлению справки

1. Регистрация запроса. Поступивший запрос вносится в журнал учета запросов архива (или аналогичный регистр в организации). Запись содержит дату получения, ФИО заявителя, суть запроса и номер входящего документа.
2. Проверка наличия документов. Архивный специалист проводит поиск в фондах организации, а также в структурных подразделениях (кадры, бухгалтерия, профильные отделы, филиалы) и в государственных/муниципальных архивах, куда мог быть передан фонд ликвидированной организации‑предшественника.
3. Формирование ответа.
   • Если документы найдены – оформляется архивная справка (или выписка/копия) в установленном порядке.
   • Если документы отсутствуют – составляется письмо‑ответ на бланке организации (можно назвать его «справка об отсутствии информации»).
4. Оформление письма‑ответа. Обязательные реквизиты:
   • Наименование организации (полное, согласно уставу).
   • Бланк организации с логотипом и реквизитами (ИНН, КПС, адрес).
   • Дата составления и исходящий номер.
   • Обращение к заявителю (ФИО, адрес).
   • Ссылка на полученный запрос (номер, дата).
   • Констатация факта отсутствия запрашиваемых документов в архиве организации.
   • Указание причин отсутствия (например, документы не были переданы на постоянное хранение, уничтожены в соответствии с установленными сроками, либо фонд передан в другой архив).
   • Ссылка на нормативный акт (Правила организации хранения…, п. 5.11).
   • Подпись первого руководителя организации (или уполномоченного лица).
   • Печать организации.
   • Отметка об исполнителе: ФИО, должность, контактный телефон, e‑mail.
5. Отправка ответа. Письмо направляется заявителю заказным письмом с уведомлением о вручении либо вручается лично под расписку. Копия письма остаётся в деле организации и в журнале учета запросов.
6. Хранение копии ответа. Срок хранения копии ответа определяется внутренними нормативными актами организации, но не менее 5 лет (в соответствии с требованиями к документам социально‑правового характера).

Пример письма‑ответа (справки об отсутствии информации)

ООО «Пример‑Архив»
ИНН 7701234567, КПП 770101001
123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: info@primer-archiv.ru

Исх. № 2026‑09‑07/01

Гражданину Ivanov Ivan Ivanovich
проживающему по адресу: 101000, г. Москва, ул. Тестовая, д. 5, кв. 12

На ваш запрос от № 2026‑09‑01/15 о подтверждении факта трудовой деятельности в ООО «Пример‑Архив» с по сообщаем следующее.

После проведения поиска в архиве организации, а также в структурных подразделениях (кадровая служба, бухгалтерия) и в государственном архиве г. Москвы, документы, подтверждающие указанный период трудовой деятельности, не обнаружены.

Отсутствие документов связано с тем, что при ликвидации предшествующей организации «Пример‑Труд» в 2008 году её архивный фонд был передан в Государственный архив г. Москвы (фонд № 456‑А), где, согласно справке архива, документы за период 2010‑2015 гг. не сохранились.

Таким образом, запрос не может быть исполнен в связи с отсутствием необходимых документов в архиве организации.

Ответ оформлен в соответствии с пунктом 5.11 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от № 526).

Подпись: _____________________ / Петров П.П.
Генеральный директор ООО «Пример‑Архив»

М.П.
Исполнитель: Смирнова Анна Сергеевна, ведущий архивариус
Тел.: +7 (495) -23‑45‑68, e‑mail: a.smirnova@primer-archiv.ru

Рекомендации по избежанию подобных ситуаций

• Вести единый реестр передачи документов при ликвидации или реорганизации организаций.
• Периодически проводить инвентаризацию архивных фондов с целью выявления пробелов и планирования их восполнения (запросы в государственные архивы, восстановление из резервных копий).
• Обеспечить обучение сотрудников правилам оформления ответов на запросы, включая использование шаблонов справок и писем‑ответов.
• Внедрить электронный документооборот с функцией отслеживания запросов и автоматического напоминания о сроках ответа.

Оформление справки о том, что архив не сохранился, является обязательной процедурой при отсутствии документов, необходимых для исполнения социально‑правового запроса. Соблюдение установленного порядка (регистрация запроса, проверка наличия документов, подготовка ответа на бланке организации с указанием причин отсутствия, подпись руководителя и печать) обеспечивает законность действий организации и защищает права заявителя. Приведённый выше пример и пошаговая инструкция могут служить основой для разработки внутренних нормативных актов и шаблонов ответов в любой организации.

---

Материал подготовлен на основе информации из открытых источников и действующего нормативного законодательства РФ на .