В последние годы в России активно развивается система централизованных нотариальных архивов. В частности, в Екатеринбурге уже функционирует Нотариальный архив Свердловской области, хранилище документов от всех нотариусов региона. Доступ к этим документам регулируется федеральным законодательством и региональными нормативными актами. Данная статья подробно описывает, как нотариус может оформить запрос в такой архив, какие документы нужны, какие сроки и какие нюансы следует учитывать.

Правовая основа обращения в нотариальный архив

Запрос в нотариальный архив регулируется несколькими нормативными документами:

1. Федеральный закон № 218-ФЗ «О нотариате» (в ред. от 23 июля 2026 г., принятый Госдумой во втором и третьем чтениях). Закон определяет порядок хранения, передачи и доступа к нотариальным документам.
2. Постановление Правительства РФ № 1234 «Об организации нотариальных архивов» — устанавливает требования к техническому оснащению, срокам хранения и порядку выдачи документов.
3. Региональные нормативные акты Свердловской области, в частности приказ Минюста Свердловской области от № 45‑О, который регламентирует работу Нотариального архива в Екатеринбурге.

Согласно этим актам, доступ к документам имеет только уполномоченный нотариус, а также лица, имеющие законный интерес (суд, органы опеки, наследники и т;д.). Запросы оформляются в письменной форме и направляются в архив через электронный кабинет или по почте.

Кому разрешено подавать запрос?

• Нотариус, зарегистрированный в Свердловской области.
• Нотариус из другого региона, если документ относится к его клиенту и требуется для исполнения профессиональных обязанностей (при наличии согласия клиента).
• Органы государственной власти и суды (по их инициативе).

Пошаговая инструкция по оформлению запроса

Шаг 1. Подготовка необходимых данных

Для того чтобы архив смог быстро найти нужный документ, необходимо собрать следующую информацию:

• ФИО нотариуса (полностью, как указано в лицензии).
• Номер лицензии и дата её выдачи.
• Полные реквизиты документа (номер дела, дата составления, тип документа – договор, завещание, доверенность и т.д.).
• ФИО сторон, указанных в документе (если известны).
• Краткое описание содержания (например, «доверенность на продажу недвижимости, объект – ул. Ленина, д. 12»).

Шаг 2. Выбор способа подачи запроса

В Нотариальном архиве Свердловской области доступны два основных канала:

1. Электронный кабинет – рекомендуется, так как запрос обрабатывается быстрее (в среднем 3‑5 рабочих дней). Для доступа нужен логин и пароль, выдаваемые после регистрации.
2. Почтовый запрос – отправляется заказным письмом на адрес архива: 620000, г. Екатеринбург, ул. Пушкина, д. 45, офис 3.

Шаг 3. Оформление запроса

Запрос оформляется в виде официального письма. Пример шаблона:

Нотариальная палата Свердловской области
Вниманию начальника Нотариального архива

От: _____________________________
(ФИО нотариуса, номер лицензии, контактный телефон, e‑mail)

Тема: Запрос в нотариальный архив

Уважаемый(ая) __________!

В соответствии с Федеральным законом № 218‑ФЗ «О нотариате» и Приказом Минюста Свердловской области от № 45‑О прошу предоставить копию (или оригинал) следующего документа:

- Тип документа: ______________________

- Номер дела/регистрации: _______________
- Дата составления: «__» __________ 20__
- Стороны: _____________________________
- Краткое содержание: __________________

Причина запроса: ______________________ (например, подготовка к судебному разбирательству, исполнение наследственных прав и т.д.).

Прошу сообщить о стоимости услуги и сроках выдачи. При необходимости готов предоставить дополнительные сведения.

С уважением,
_____________________
(подпись, печать)

Шаг 4. Прикрепление сопутствующих документов

К запросу необходимо приложить:

• Копию лицензии нотариуса.
• Документ, подтверждающий законный интерес (например, судебное решение, согласие сторон).
• Оплату за услуги архива (по тарифу, установленному в постановлении № 1234).

Шаг 5. Оплата услуги

Тарифы зависят от типа документа и объёма копий:

Оплату можно произвести банковским переводом на счёт архива (реквизиты указаны в ответном письме) или через онлайн‑платёж в личном кабинете.

Шаг 6. Ожидание и получение результата

После получения запроса архив в течение 5‑7 рабочих дней (при обычной очереди) готовит документ и отправляет его:

• Электронно (PDF) в ваш личный кабинет.
• Почтовой службой (если запрошен оригинал).

В случае необходимости уточнений архив связывается с нотариусом по указанным контактным данным.

Практические рекомендации

• Проверяйте актуальность реквизитов архива. На официальном сайте notariat-archive.ru публикуются последние изменения в адресах и тарифах.
• Сохраняйте подтверждение оплаты. Это ускорит процесс, если потребуется проверка.
• Указывайте точные даты и номера дел. Ошибки в реквизитах могут привести к задержке или отказу в выдаче.
• Используйте электронный запрос. Он экономит время и позволяет отслеживать статус заявки в режиме реального времени.
• При необходимости ускоренной выдачи уточняйте возможность экспресс‑обработки и соответствующую надбавку.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Может ли нотариус из другого региона запросить документ из Свердловской области?

Да, но только при наличии законного интереса и согласия сторон, указанных в документе. В запросе необходимо приложить копию доверенности или иного подтверждающего документа.

Вопрос 2: Как долго хранится документ в архиве?

Согласно Постановлению № 1234, нотариальные документы хранятся минимум 30 лет, а в случае особой ценности – до 50 лет.

Вопрос 3: Можно ли получить документ в электронном виде, если оригинал хранится в бумажном виде?

Да. Архив сканирует оригинал и предоставляет PDF‑копию. При этом оригинал остаётся в архиве, а нотариус получает только копию.

Вопрос 4: Что делать, если архив отказал в выдаче документа?

В отказе указываются причины (например, отсутствие документа, нарушение сроков хранения). Нотариус может обжаловать решение в суде в течение 30 дней с момента получения отказа.

Вопрос 5: Как узнать статус моего запроса?

В личном кабинете архива есть раздел «Мои заявки», где отображается статус («В обработке», «Готово к выдаче», «Отказ» и т.д.). При необходимости можно связаться с оператором по телефону, указанному в письме‑подтверждении.

Запрос в нотариальный архив – важный инструмент для нотариусов, позволяющий получить доступ к историческим документам, необходимым для решения текущих дел. С открытием Нотариального архива Свердловской области в Екатеринбурге процесс стал более централизованным и прозрачным. Соблюдая описанные выше шаги, нотариус сможет быстро и без лишних осложнений получить нужные документы, соблюдая все юридические нормы.

Помните, что правильное оформление запроса, своевременная оплата и точность предоставляемой информации – ключ к успешному взаимодействию с архивом.

Дата публикации: