Дата актуализации:

Правовая основа передачи архивных документов

Передача документов из архивного фонда организации в государственный (муниципальный) архив регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон 125‑ФЗ);
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. );
• Приказ Федерального архивного агентства № 13 от «Об утверждении порядка передачи дел на хранение в государственный (муниципальный) архив»;
• Региональные нормативные акты (например, постановления органов исполнительной власти субъектов РФ).

Согласно пункту 34 указанных Правил, к передаче подлежат архивные документы, образовавшиеся в деятельности всех структурных подразделений организации, её коллегиальных органов, филиалов, представительств, а также профсоюзных организаций, действовавших до вступления в силу Закона 125‑ФЗ.

Ключевые понятия

Этапы передачи документов

Планирование и согласование графика

Организация‑источник обязана разработать график передачи документов в государственный архив. Сроки зависят от объёма документооборота и наличия свободных полок в архиве:

• Стандартный интервал – раз в 3‑5 лет;
• Индивидуальный график – согласуется с архивом при наличии ограничений по месту хранения.

График утверждается руководителем организации и подписывается представителем архива.

Подготовка дел к передаче

1. Идентификация документов – проверка, что документы соответствуют перечню, указанному в пункте 34 Правил.
2. Архивная обработка:
   • описание (создание описи);
   • переплет (при необходимости);
   • маркировка (указание номера дела, года создания, уровня доступа).
3. Проверка сроков хранения – документы, срок которых уже истёк, подлежат передаче на постоянное хранение; документы с истёкшим сроком, но не подлежащие постоянному хранению, уничтожаются.
4. Создание электронных копий (если предусмотрено) – в соответствии с требованиями к электронному архиву (форматы PDF/A, метаданные).
5. Упаковка и маркировка – каждый пакет дел упаковывается в архивные коробки, снабжённые штрих‑кодом и описью.

Оформление акта приёма‑передачи

Акт составляется совместно работником архива организации и представителем государственного (муниципального) архива. В акте фиксируются:

• Дата и место передачи;
• Перечень передаваемых дел (номер, название, объём, состояние);
• Подписи сторон;
• Примечания о выявленных недостатках (если есть).

После подписания акт становится основанием для внесения записей в реестр архивных фондов архива.

Транспортировка и приёмка в архиве

Транспортировка должна осуществляться в соответствии с требованиями к сохранности документов (защита от влаги, механических повреждений). Приёмка в архиве включает:

6. Проверку целостности упаковки;
7. Сверку фактического количества с актом;
8. Регистрацию дел в системе учёта архива.

Сроки и сроки передачи

Ответственность сторон

• Организация‑источник несёт ответственность за:
  • Полноту и достоверность передаваемых документов;
  • Соблюдение сроков передачи;
  • Сохранность документов до момента их приёма архивом.
• Государственный (муниципальный) архив обязан:
  • Провести проверку качества и комплектности дел;
  • Оформить акт приёма‑передачи;
  • Обеспечить надёжное хранение и учёт переданных материалов.

Практические рекомендации

1. Назначьте ответственного за архивную работу (архивариус) и сформируйте команду из делопроизводителей.
2. Разработайте внутренний регламент, основанный на федеральных Правилах, и доведите его до всех подразделений.
3. Проводите предварительные аудиты архивных фондов раз в год – это позволит своевременно выявлять документы, подлежащие передаче.
4. Используйте специализированные программы для автоматизации создания описи и формирования электронных метаданных.
5. Согласуйте график передачи с архивом заранее, учитывая их загрузку и наличие свободных полок.

Пример формы акта приёма‑передачи

АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
г. Москва «__» _______ 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
________________________, должность, представитель организации‑источника;
________________________, должность, представитель Государственного архива;

составили настоящий акт о передаче в архив следующих дел:
№ | Наименование дела | Кол-во листов | Состояние | Примечание
----|-------------------|----------------|-----------|-----------001 | Договоры 2020‑2022| 12 500 | Хорошее | —
002 | Финансовая отчётность 2021 | 8 300 | Удовлетворительное | Требуется реставрация обложки
...

Подписи сторон:
_____________________/_____________________
(организация) (архив)

Передача документов архива организации в государственный архив – это строго регламентированный процесс, который обеспечивает сохранность исторически ценных материалов и их доступность для будущих поколений. Соблюдение законодательных требований, правильное планирование, тщательная подготовка и корректное оформление актов позволяют избежать юридических рисков и обеспечить эффективную работу как организации‑источника, так и государственного архива.

Полезные ссылки:

• Федеральное архивное агентство
• КонсультантПлюс – нормативные правовые акты
• Текст Федерального закона №125‑ФЗ