Передача документов в государственные и муниципальные архивы, это строго регламентированная процедура, обеспечивающая сохранность Архивного фонда Российской Федерации. Процесс регулируется Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. Росархивом). Ниже представлен подробный разбор всех этапов: от отбора дел до подписания акта приема-передачи.
Нормативная правовая основа
Основным документом, определяющим порядок работы с архивными документами с момента их создания до передачи на постоянное хранение или уничтожения, являются Правила организации хранения… (далее — Правила). Также ключевое значение имеют:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в частности, ст. 21 «Передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение»).
- Типовые инструкции по архивному делу в организациях.
- План-график передачи дел, утверждаемый руководителем государственного архива или уполномоченным им должностным лицом.
Какие документы подлежат передаче в архив
Не вся документация организации идет в государственный архив. Жесткий отбор производится по срокам хранения и ценности:
Документы постоянного хранения (передаются в госархив)
К ним относятся дела, составленные по итогам деятельности организации, имеющие историческую, научную, правовую или иную общественную ценность. Срок хранения, более 10 лет (часто, 50, 75, 100 лет или бессрочно).
Важные нюансы:
- В архив передаются документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, коллегиальных органов, представительств, филиалов и иных обособленных подразделений, а также предшественников обособленных подразделений.
- Документы профсоюзных организаций, осуществлявших деятельность до вступления в силу ФЗ от № 82-ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности», также подлежат передаче.
- При преобразовании организации (изменении формы собственности, приватизации, акционировании) документы постоянного хранения хранятся в негосударственной организации до истечения предельных сроков временного хранения, после чего передаются в государственный архив.
Документы временного хранения (НЕ передаются в госархив)
Дела со сроками хранения до 10 лет включительно в государственный архив не передаются. Они хранятся в архиве организации (или на аутсорсинге у лицензированных операторов) до истечения сроков, после чего подлежат уничтожению по акту экспертной комиссии.
Подготовка к передаче: уничтожение неценных документов
Перед сдачей дел в архив организация обязана провести экспертизу документов. Документы, не представляющие ценности и с истекшим сроком хранения, подлежат уничтожению перед передачей в госархив. Это уменьшает объем передаваемого фонда и экономит ресурсы на обработку.
Этапы подготовки документов к передаче (Архивная обработка)
Второй принципиальный момент: предварительную архивную обработку, описание, переплет, доставку документов до архива обеспечивает передающая сторона (коммерческая организация, госорган). Сотрудники архива только принимают готовую к передаче документацию.
Общая последовательность действий
- Отбор дел с долговременными сроками хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.
- Проверка законченности дел: наличие всех листов, подписей, приложений.
- Пронумеровка листов: каждый лист нумеруется с проставлением порядкового номера страницы в правом верхнем углу.
- Сшивка/переплет дел в твердую обложку (для дел длительным сроком хранения).
- Заполнение обложки дела по установленному образцу (с учетом смены названий предприятия, если была).
- Составление описей дел (номенклатуры, сводных описей).
- Определение законченности сводной описи.
- Формирование акта приема-передачи.
Требования к оформлению описей
- Передача документов производится только по описям дел.
- На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме архивных документов в архив.
- При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи и в прилагаемой к акту справке.
Электронные документы
Современные Правила регламентируют передачу документов как в бумажном, так и в электронном виде. Подготовка электронных архивов требует обеспечения их подлинности, целостности и читаемости на протяжении всего срока хранения (использование ЭП, форматов открытого типа, контроль контрольных сумм).
Порядок передачи и приема документов
План-график передачи
Передача осуществляется в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководителем государственного архива или уполномоченным им должностным лицом. Организация должна своевременно подготовить дела к срокам, указанным в плане.
Акт приема-передачи
Основным документом, фиксирующим переход прав и ответственности за сохранность, является Акт приема-передачи архивных документов на хранение. В акте указываются:
- Наименование передающей организации и принимающего архива.
- Список передаваемых единиц хранения (по описям).
- Сведения об отсутствующих единицах хранения и причинах их отсутствия.
- Состояние документов (удовлетворительное, требует восстановления).
- Подписи уполномоченных лиц обеих сторон.
Особенности приема в архиве
Архив проверяет соответствие перечня дел описи, состояние обложек, пронумеровку листов, качество переплета. При выявлении несоответствий архив имеет право отказать в приеме до устранения замечаний передающей стороной.
Специфические ситуации передачи
Ликвидация организации
При ликвидации юридического лица его документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником. Если правопреемника нет, документы постоянного хранения передаются в государственный архив в установленном порядке.
Преобразование организации (смена формы собственности)
Из архивных документов государственной/муниципальной организации, подвергшейся преобразованию, и документов вновь возникшей организации-правопреемника допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи архивных документов правопреемника в государственную или муниципальную собственность.
Обязательный экземпляр
Отдельный порядок установлен для передачи документов, подлежащих обязательному сдаче (например, полиграфическая продукция, аудиовизуальные документы), — он регулируется законодательством об обязательном экземпляре документов.
Ответственность и контроль
- За нарушение сроков передачи — административная ответственность (КоАП РФ ст. 13.10, 13.11).
- За порчу, утрату или незаконное уничтожение — уголовная (УК РФ ст. 243) или материальная ответственность.
- Контроль за соблюдением правил ведения делопроизводства и передачей в архив осуществляют главные архивные управления субъектов РФ и Росархив.
Чек-лист: Готовность к передаче в архив
Перед вызовом представителей архива или отправкой дел проверьте:
- [ ] Проведена экспертиза документов, акты об уничтожении неценных оформлены.
- [ ] Все дела постоянного хранения (свыше 10 лет) отобраны.
- [ ] Дела проверены на законченность, пронумерованы, сшиты/переплетены.
- [ ] Обложки заполнены полностью и верно (с учетом истории названий организации).
- [ ] Составлены описи дел (в нужном количестве экземпляров).
- [ ] Подготовлен проект акта приема-передачи.
- [ ] Согласован план-график передачи с принимающим архивом.
- [ ] Обеспечена перевозка документов (спецтранспорт, сопровождение при необходимости).
Передача документов в государственные и муниципальные архивы — это финальный и ответственный этап жизненного цикла документа. Качество предварительной архивной обработки (описание, переплет, проверка законченности) полностью лежит на передающей организации. Строгое соблюдение Правил организации хранения…, сроков план-графика и требований к оформлению описей гарантирует беспроблемный прием документов на постоянное хранение и сохранность национального архивного наследия.
Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов и разъяснений Росархива (данные на ).