В условиях стремительной цифровизации делопроизводства вопрос правильной организации хранения электронных документов (ЭД) становится критически важным для любой организации. Передача электронных документов в архив осуществляется в строгом соответствии с установленными правилами и алгоритмами, которые гарантируют сохранность, юридическую значимость и доступность информации на протяжении длительного времени.
Архивация представляет собой последовательность действий по отбору документации с долговременными сроками хранения, ее упорядочению и оформлению согласно требованиям архивного законодательства. Перед тем как сдать электронные бумаги на хранение в государственный или ведомственный архив, их необходимо надлежащим образом подготовить.
Нормативно-правовая база
Процесс передачи электронных архивных документов (ЭАД) строго регламентирован. Основные функциональные требования к информационным системам в части передачи в государственный архив содержатся в приказе Федерального архивного агентства от № 69. Кроме того, передача осуществляется в порядке, установленном п. 4.34 Правил хранения документов, утвержденных приказом Минкультуры РФ от № 526.
Внутренняя организация делопроизводства
Прежде чем инициировать передачу, организация обязана закрепить порядок управления документами и использования архива в локальном нормативном акте. Это является обязательным требованием.
Что должно быть разработано внутри организации:
- Положение о хранении, в котором подробно описывается процедура приема-передачи ЭАД.
- Правила и сроки передачи документов, а также ответственность сторон.
- Перечень видов документов, подлежащих хранению, и схема их систематизации.
- Инструкции для сотрудников, которые должны знать принципы приема и передачи электронных архивных документов.
Также потребуется выбрать проработанное специализированное решение — систему хранения электронных документов (СХЭД).
Алгоритм передачи электронных документов
Представить процесс передачи электронных документов в архив можно в виде следующего пошагового алгоритма:
- Экспертиза ценности. По результатам экспертизы составляются отдельные описи дел для электронного документооборота. Дела, подлежащие хранению, и описи к ним рассматриваются на заседании экспертной комиссии. Участники комиссии определяют, что остается в организации, а что отдается в архив.
- Подготовка к передаче. На этом этапе осуществляется контроль наличия документа и подтверждение его юридической значимости. Формируются электронные дела.
- Формирование акта приема-передачи. СХЭД должна обеспечивать формирование акта приема-передачи электронных дел, документов в государственный архив в электронном виде с возможностью вывода на печать.
- Непосредственная передача. Благодаря современным информационным системам ведомства могут направлять ЭАД в Государственный архив Российской Федерации на хранение в электронном формате.
- Получение подтверждения. Удаление электронных дел и документов из СХЭД должно осуществляться только после получения подтверждения об успешной процедуре включения дел и документов в соответствующую информационную систему государственного архива.
Оформление сдаточной описи и акта
Сдаточная опись играет роль акта приема-передачи как бумажных, так и электронных документов. При передаче документов в архив на хранение оформляется акт приёма-передачи в двух экземплярах; К актам прилагаются:
- Четыре бумажных экземпляра описи;
- Один экземпляр описи в электронном формате (согласованном с архивным учреждением).
Учет переданных документов
После успешной передачи документов на архивное хранение, архивариус обязан вести специальные учетные книги. К ним относятся:
- Учетная книга поступления носителей;
- Книга учета дел.
В этих книгах обязательно записывается факт передачи документов и их дальнейшего хранения. В учетной книге необходимо указать:
- Регистрационный номер электронного документа;
- Дату поступления;
- Сведения об отправителе (источнике комплектования);
- Сроки хранения.
Жизненный цикл электронного документа
Комплектование архива организации электронными документами включает в себя работу с источниками комплектования, экспертизу ценности и подготовку к передаче. Полный контроль за жизненным циклом документа в архиве включает:
- Контроль наличия документа и подтверждение его юридической значимости.
- Уведомление ответственных лиц об истечении срока хранения.
- Удаление документа из системы в соответствии с актом о выделении к уничтожению.
- Непосредственная передача на архивное хранение в госархив.
Правильная организация процесса передачи электронных документов в архив позволяет оптимизировать расходы компании, наладить идеальный порядок в документообороте и избежать штрафных санкций со стороны проверяющих органов. Соблюдение регламентов, использование надежных СХЭД и грамотное оформление сопроводительной документации (описей и актов) — залог успешного архивирования электронных данных.