Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить передачу фонда (документов, материалов, цифровых данных) и обеспечить их надёжное хранение в архиве организации в соответствии с действующим законодательством РФ и лучшими практиками архивного дела.

Понятие «фонд» в контексте архивного дела

В архивоведении фонд – это совокупность документов, образующих единый архивный материал, созданный в результате единой деятельности (проект, подразделение, событие) и имеющий общую историю создания и использования. Фонд может включать:

• бумажные документы (акты, протоколы, письма);
• электронные файлы (базы данных, электронные письма, сканы);
• мультимедийные материалы (фото, видео, аудио);
• материалы в иных формах (карты, чертежи, образцы).

Правовая база передачи фонда в архив

Основные нормативные акты, регулирующие процесс передачи фонда в архив:

1. Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивных документах» (1996 г.) – определяет понятие архивного документа, порядок его передачи и хранения.
2. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных учреждениях» (2002 г.) – устанавливает требования к организации архивов в государственных и негосударственных организациях.
3. Приказ Минкультуры России № 58 «Об утверждении Положения о порядке передачи архивных документов в государственные архивы» (2015 г.).
4. Трудовой кодекс и локальные нормативные акты организации (приказ о ведении архива, регламент передачи документов).

Этапы передачи фонда в архив

Подготовительный этап

• Определение состава фонда. Формируется перечень всех документов, подлежащих передаче, с указанием их классификационного номера, даты создания и формата.
• Оценка ценности. Проводится оценка исторической, правовой и информационной ценности документов (высокая, средняя, низкая).
• Разработка плана передачи. Составляеться график работ, назначаются ответственные лица (руководитель проекта, архивист, IT‑специалист).

Оформление документов о передаче

Для каждой партии документов оформляются следующие акты:

1. Акт приёма‑передачи фонда. Содержит:
   • наименование организации‑передатчика и архивного учреждения‑приёмника;
   • перечень передаваемых материалов (таблица с указанием количества, формата, состояния);
   • подписи уполномоченных лиц.
2. Опись фонда. Табличный документ, в котором фиксируются:
   • инвентарный номер;
   • наименование документа;
   • краткое содержание;
   • указание на физический/цифровой носитель.
3. Согласие на передачу персональных данных. Если в документах содержатся персональные данные, необходимо оформить согласие субъектов или обеспечить их анонимизацию.

Техническая подготовка

• Физическая подготовка. Очистка, консервация и маркировка бумажных документов (использование архивных папок, конвертов, этикеток).
• Цифровая подготовка. Проверка целостности файлов, создание резервных копий, формирование метаданных (формат METS, Dublin Core).
• Упаковка и транспортировка. Для бумажных материалов – в коробки, соответствующие ГОСТ 7.12‑93; для электронных – в защищённые носители (SSD, LTO‑ленту) с маркировкой.

Передача и приёмка

На этапе передачи происходит:

1. Проверка соответствия содержимого актам и описи.
2. Подписание акта приёма‑передачи обеими сторонами.
3. Регистрация полученных материалов в архивном учётном системе (ЭАИС, 1С:Архив и др.).

Организация хранения фонда в архиве

Классификация и систематизация

После приёма фонд распределяется по:

• Классификационному справочнику. Применяется ОКУД (Общероссийский классификатор управленческих документов) или отраслевой классификатор.
• Системе хранения. Физические документы помещаются в архивные стеллажи, а цифровые – в серверные помещения или облачную инфраструктуру.

Условия физического хранения

Хранение электронных документов

• Форматы хранения. Предпочтительные форматы – PDF/A (для текстов), TIFF (для изображений), WAV/FLAC (для аудио), MP4 (для видео).
• Резервное копирование. Правило 3‑2‑1: три копии, два разных носителя, одна копия в удалённом месте.
• Контроль целостности. Регулярный запуск хеш‑контроля (SHA‑256) и проверка журналов.
• Метаданные. Хранение описательных, административных и технических метаданных в единой базе (например, система Archivematica).
• Защита доступа. Применение ролей и прав доступа, шифрование данных (AES‑256) при передаче и хранении.

Организационная часть

Для эффективного управления архивом необходимо:

1. Назначить главного архивариуса – ответственного за соблюдение нормативов и контроль над процессом.
2. Разработать внутренний регламент по работе с архивом (приём, хранение, выдача, утилизация).
3. Обеспечить обучение персонала (курсы по консервации, работе с ЭАИС, защите информации).
4. Вести регулярный аудит (ежегодно проверять состояние документов, соответствие условиям хранения).

Утилизация и уничтожение архивных материалов

Уничтожение документов возможно только после:

• Снятия с учёта в архиве;
• Получения письменного разрешения от руководства и, при необходимости, от органов контроля (например, Росархив).
• Соблюдения требований к способу уничтожения (шредер, сжигание, физическое разрушение).

Все действия фиксируются в акте об утилизации, который подписывается уполномоченными лицами.

Практические рекомендации

• Планируйте передачу заранее. Своевременная подготовка позволяет избежать потери информации.
• Внедряйте электронный архив. Он сокращает затраты на физическое хранение и упрощает поиск.
• Контролируйте сроки хранения. Некоторые документы обязаны храниться минимум 5, 10, 50 лет в зависимости от их характера.
• Регулярно проверяйте состояние носителей. Особенно важно следить за состоянием магнитных лент и оптических дисков.
• Обеспечьте резервные копии в разных географических точках. Это защита от стихийных бедствий.

Передача фонда и организация его хранения в архиве – сложный, но систематизированный процесс, требующий соблюдения правовых норм, технических требований и организационных процедур. При правильном подходе организация получает надёжный инструмент для сохранения своей истории, обеспечения правовой защищённости и эффективного использования информации в будущем.

Дата публикации: 10 июля 2026 г.