Дата публикации:

Содержание

1. Нормативно-правовая база
2. Этапы процедуры передачи
3. Перечень необходимых документов
4. Сроки и сроки хранения
5. Ответственность и роли участников процесса
6. Особые случаи (переход в иной орган, увольнение, смерть)
7. Типичные ошибки и рекомендации

Личное дело государственного служащего – это совокупность документов, отражающих его профессиональную и личную деятельность в органе государственной власти. По окончании срока службы (уход в отставку, перевод, увольнение, смерть) такие дела подлежат передаче в государственный архив. Правильная передача гарантирует сохранность исторических материалов, соблюдение требований законодательства о хранении и доступе к архивным документам.

Нормативно-правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие процесс передачи личных дел в архив:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивных документах»;
• Приказ Минкультуры России от № 447 «Об утверждении Положения о порядке формирования, учета, хранения и использования государственных архивных документов»;
• Трудовой кодекс РФ (ст. 84, 85) – порядок оформления увольнения и передачи документов;
• Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных» – защита конфиденциальной информации;
• Внутренние локальные нормативные акты конкретного органа (приказы, регламенты).

Этапы процедуры передачи

Процесс передачи личного дела в архив обычно состоит из пяти основных этапов:

1. Подготовительный этап
   • Определение даты завершения работы служащего (увольнение, перевод, смерть).
   • Назначение ответственного за подготовку дела (начальник отдела кадров или архивный специалист).
2. Проверка и комплектование документов
   • Проверка наличия всех обязательных документов (служебные характеристики, аттестационные листы, приказы, справки о доходах, медицинские карты и др.).
   • Удаление или закрытие документов, содержащих сведения, подпадающие под действие закона о персональных данных, если они не подлежат архивированию.
3. Оформление акта передачи
   • Составление акта приема‑передачи личного дела между кадровой службой и архивом.
   • Подписи сторон: руководитель кадровой службы, архивный специалист, (по необходимости) сам служащий.
4. Физическая передача
   • Перемещение дел в архивное помещение в соответствии с требованиями по охране и транспортировке документов.
   • Регистрация поступления в журнале входящих архивных документов.
5. Регистрация в архиве и формирование описания
   • Присвоение архивного номера (инвентарный номер).
   • Составление описания личного дела (содержание, сроки действия, ограничения доступа).
   • Внесение записи в электронный каталог архива.

Перечень необходимых документов

Для полной передачи личного дела в архив необходимо собрать следующий пакет:

Сроки и сроки хранения

Согласно ФЗ «Об архивных документах», сроки хранения личных дел государственных служащих определяются в зависимости от их содержания:

• Основные служебные документы – 50 лет с даты их создания.
• Документы, содержащие персональные данные – 30 лет после прекращения действия (с учётом требований ФЗ 152‑ФЗ).
• Документы, относящиеся к государственной тайне – в соответствии с нормативами по срокам хранения тайных материалов (от 10 до 50 лет).

Плановый график передачи:

1. В течение 5 рабочих дней после увольнения/перевода – подготовка и проверка документов.
2. В течение 3 рабочих дней после подготовки – подписание акта приема‑передачи.
3. В течение 7 рабочих дней после подписания – физическая передача и регистрация в архиве.

Ответственность и роли участников процесса

Особые случаи

Перевод в иной орган

При переводе личное дело может быть передано в архив нового органа, а не в государственный архив. В этом случае:

• Составляется передаточный акт между двумя органами.
• Сохраняются сроки хранения, но новые требования к классификации могут применяться.

Увольнение по собственному желанию

Процедура аналогична обычному увольнению, однако необходимо оформить заявление сотрудника и удостовериться, что в деле нет открытых дел (например, расследований);

Смерть государственного служащего

В случае кончины:

1. Семье предоставляется справка о смерти и копии некоторых документов (по запросу).
2. Личное дело передаётся в архив в течение 10 дней после получения официального свидетельства о смерти.
3. Особое внимание уделяется документам, содержащим сведения о наследовании, пенсионных правах.

Типичные ошибки и рекомендации

• Не полное комплектование дел.
  Рекомендация: использовать чек‑лист, утверждённый в вашем органе.
• Нарушение сроков передачи.
  Рекомендация: вести календарный план с напоминаниями;
• Отсутствие подписей в акте приема‑передачи.
  Рекомендация: проверять подписи сразу после составления акта.
• Хранение персональных данных без ограничений.
  Рекомендация: маркировать такие документы как «конфиденциально» и обеспечить ограниченный доступ.
• Повреждение документов при транспортировке.
  Рекомендация: использовать специальные архивные коробки и соблюдать температурный режим.

Передача личного дела государственного служащего в архив – это важный процесс, который обеспечивает сохранность исторических, правовых и административных материалов. Соблюдение нормативных требований, чёткое распределение ответственности и внимательное отношение к каждому документу позволяют избежать юридических рисков и гарантировать доступ будущим поколениям к достоверной информации о работе государственных органов.

При правильной организации процесса архивирование личных дел становится не только формальностью, но и ценным вкладом в сохранение национального наследия.

© 2026. Все права защищены.