Цель статьи – дать полное представление о порядке, требованиях и практических нюансах передачи нотариальных дел в архивные фонды нотариальных палат субъектов Российской Федерации. Рассматриваются нормативные акты, виды дел, этапы передачи, оформление актов, а также вопросы учёта и использования архивных материалов.

Нормативно-правовая база

Основные документы, регламентирующие процесс передачи нотариальных дел в архив:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от г.).
• Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности нотариусов» (от г.).
• Постановление Правительства РФ № 1319 «Об утверждении Положения о порядке ведения нотариального делопроизводства» (от г.).
• Правила нотариального делопроизводства (утверждены Приказом Минюста РФ № 229 от г.).
• Региональные нормативные акты нотариальных палат (положения о нотариальном архиве, образцы актов приема‑передачи и т.п.).

Классификация нотариальных дел, подлежащих передаче

Нотариальный архив принимает документы, образованные в процессе деятельности:

1. Постоянного срока хранения – документы, которые сохраняются в архиве бессрочно (например, акты о государственной регистрации прав, завещания, договоры о купле‑продаже недвижимости).
2. Временного срока хранения (свыше 10 лет) – документы, подлежащие уничтожению после истечения установленного срока (например, справки о полномочиях, служебные записки).
3. Документы, образованные в государственных нотариальных конторах и в частных практиках нотариусов, завершивших работу.

Этапы передачи нотариальных дел в архив

3.1 Подготовительный этап

• Проведение инвентаризации всех дел, подлежащих передаче (определение количества, типа, состояния документов).
• Составление перечня дел в соответствии с классификатором дел (по номенклатуре «постоянные», «временные»).
• Проверка документов на предмет запретов к передаче (например, документы, изъятые судом, прокуратурой или следственными органами).
• Подготовка документов о полномочиях нотариуса (доверенность, решение о прекращении полномочий, приказ о закрытии конторы).

3.2 Оформление акта приема‑передачи

Акт – основной документ, фиксирующий факт передачи дел. В большинстве регионов используется рекомендованный образец, который включает:

• Наименование архивного учреждения (нотариальная палата).
• Дата и место составления акта.
• Сведения о передающем (ФИО, должность, реквизиты нотариальной конторы).
• Сведения о принимающем (ФИО, должность сотрудника архива).
• Перечень передаваемых дел (номер, наименование, срок хранения, количество листов, состояние).
• Подписи сторон и печати (если предусмотрено).
• Приложения: инвентарные листы, копии документов, подтверждающие право собственности на архивные материалы.

3.3 Транспортировка и приемка

• Документы упаковываются в защищённые коробки (картонные, пластмассовые) с маркировкой «Нотариальный архив». При необходимости используют полиэтиленовую пленку и уголковые пластины для предотвращения механических повреждений.
• Транспортировка осуществляется в сухих, температурно‑контролируемых условиях (не более 22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
• Приёмка в архиве проводится в присутствии обеих сторон, после чего производится контрольный осмотр и сверка с актом.

3.4 Регистрация в архивных учетных системах

После приемки документы вносятся в:

• Картотеку (физический реестр) – запись о месте хранения, сроке хранения, категории дел.
• Электронную систему учёта (обычно это Система электронного документооборота нотариального архива), где фиксируются метаданные: номер дела, дата создания, тип документа, срок хранения, ссылка на цифровой образ (если документ оцифрован).

Требования к оформлению и хранению документов

4.1 Оформление дел

• Все документы должны быть полностью комплектными (оригиналы, копии, приложения).
• Каждому делу присваивается уникальный архивный номер (например, П‑2026‑00123).
• Документы, содержащие конфиденциальную информацию, маркируются соответствующим образом (знак «Конфиденциально»).

4.2 Условия хранения

Нотариальный архив обязан обеспечить:

• Температуру от 18 °C до 22 °C и относительную влажность 45‑55 %.
• Защиту от прямого солнечного света, пыли, влаги и механических воздействий.
• Систему пожарной безопасности (автоматические системы тушения, датчики дыма).
• Контроль доступа – только уполномоченные лица могут работать с архивными материалами.

4.3 Оцифровка

С 2020‑х годов большинство нотариальных палат вводят обязательную оцифровку перед передачей в архив:

• Сканирование оригиналов в формате PDF/A‑2 (высокое качество, сохранение метаданных).
• Создание электронного индекса (поиск по ФИО, дате, типу документа).
• Хранение электронных копий в сертифицированных дата‑центрах с резервным копированием.

Ответственность сторон

Согласно статье 5 Основ нотариального делопроизводства, ответственность распределяется следующим образом:

• Нотариус (или руководитель нотариальной конторы) – обязан обеспечить полную и достоверную комплектацию дел, их надлежащую упаковку и своевременную передачу.
• Сотрудник нотариального архива – отвечает за прием‑передачу, проверку состояния документов, их регистрацию и последующее хранение в соответствии с нормативами.
• В случае нарушения сроков или повреждения документов виновная сторона несёт административную и (при наличии ущерба) гражданско‑правовую ответственность.

Специфика передачи при смене руководителя архива

При смене руководителя нотариального архива процесс прием‑передачи архивных документов осуществляется в два этапа:

1. Текущий руководитель подписывает акт передачи дел новому руководителю, в котором фиксируются все текущие архивные фонды, их состояние и учетные данные.
2. Новый руководитель подписывает акт приёма, подтверждая факт получения и согласие с текущим состоянием дел.

Эти документы хранятся в деле руководства архива и служат доказательной базой при проверках органов контроля.

Практические рекомендации

• Планируйте передачу заранее – начните инвентаризацию за 3‑4 месяца до предполагаемой даты передачи.
• Используйте чек‑листы для контроля комплектности дел (пример чек‑листа прилагается ниже).
• При работе с конфиденциальными документами обеспечьте их маркировку и хранение в отдельном запечатанном пакете.
• Обязательно сохраняйте копии актов (бумажные и электронные) в двух независимых местах.
• Если в архиве предусмотрена электронная система доступа, обучите персонал работе с ней и проведите тестовый поиск по нескольким делам.

Образец чек‑листа для подготовки к передаче

Передача нотариальных дел в архив – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований, тщательной подготовки и документального оформления. Правильный подход гарантирует сохранность юридически значимых документов, их доступность для последующего использования и защиту интересов граждан, участвующих в нотариальных сделках.

Следуя изложенным рекомендациям и используя предложенные образцы документов, нотариусы и сотрудники архивов смогут обеспечить надёжную и законную передачу дел, минимизировать риски и выполнить свои профессиональные обязанности в полном объёме.

Дата публикации: 10 июля 2026 г. | Автор: виртуальный помощник ChatGPT