С года Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА) перешел на прием запросов от граждан исключительно в электронном виде․ Данная статья подробно описывает процедуру подготовки и отправки запроса на адрес zapros@rgvia․com (в исходнике указано zaprosrgvia․com, скорее всего имеется в виду почтовый ящик на этом домене), а также альтернативные способы обращения через официальный сайт архива․

Основные изменения в приеме обращений с

Ранее запросы в РГВИА можно было направлять по почте, лично или через портал госуслуг․ Новый порядок предусматривает:

• Обязательное электронное взаимодействие: бумажные письма, отправленные по почте России, к рассмотрению не принимаются (или перенаправляются на электронный канал)․
• Единый адрес приема: zapros@rgvia․com (проверьте актуальный адрес на сайте rgvia․ru перед отправкой)․

Подготовка текста запроса: обязательные реквизиты

Согласно законодательству об архивном деле и внутренним регламентам РГВИА, электронный запрос должен содержать следующие сведения:

1. ФИО заявителя полностью․
2. Почтовый адрес для направления официального ответа (даже при электронном обращении архив обязан направить заверенный ответ на бумажном носителе или в виде ЭЦП, если согласовано иное)․
3. Адрес электронной почты для оперативной связи и уведомлений․
4. Телефон для связи (желательно)․
5. Суть запроса: четкое описание того, какая информация ищете․
   • Для генеалогии: ФИО искомого лица, годы жизни, место службы/рождения, звание, номер части․
   • Для наград: полные данные, номер приказа/медали (если известен)․
   • Для истории частей: номер части, период времени, конкретные события․
6. Цель обращения: установление прав, получение сведений для личных нужд, написание книги и т․д․
7. Ссылки на известные фонды/описания/дела (если вы уже работали в путеводителях или на сайте Подвиг народа / Память народа)․

Оформление вложений

К электронному письму рекомендуется прикреплять сканы (в формате PDF или JPG/PNG хорошего качества) документов, подтверждающих:

• Идентичность заявителя: скан паспорта (разворот с фото и пропиской)․
• Родственные связи (для генеалогических запросов): свидетельства о рождении/браке/смерти, связывающие вас с искомым человеком․ Это критически важно для предоставления сведений, содержащих персональные данные (ст․ 7 ФЗ-152)․
• Доверенность (если запрос подает представитель), заверенная нотариально․
• Ранее полученные справки или ответы из других архивов (для контекста)․

Технические требования к файлам:

• Общий объем вложений обычно не должен превышать 10–20 МБ (уточните на сайте)․
• Названия файлов должны быть понятными: Ivanov_passport․pdf, Ivanov_birth_cert_grandfather․jpg․

Процесс отправки через веб-форму (альтернатива email)

Пошаговая инструкция:

1. Перейдите по ссылке выше․
2. Выберите тематику запроса из выпадающего списка․
3. Заполните все обязательные поля (помечены звездочкой *)․
4. Воспользуйтесь кнопкой «Прикрепить файлы» для загрузки сканов документов․
5. Введите код с картинки (CAPTCHA) для защиты от ботов․
6. Нажмите «Отправить»․
7. Сохраните номер регистрации обращения, который появится на экране и придет на email․

Сроки рассмотрения и виды ответов

Примечание: Бесплатно предоставляются справки о наличии/отсутствии сведений․ Изготовление копий документов (цифровых или бумажных) является платной услугой (тарифы утверждаються архивом, оплата производится после получения счета)․

Типичные ошибки при подаче запроса (Чек-лист перед отправкой)

• Отсутствие доказательств родства: запрос «Ищите моего деда Иванова Ивана» без сканов свидетельств о рождении родителя и деда будет отклонен в предоставлении персональных данных․
• Слишком общая формулировка: «Пришлите всё по 150-й дивизии»․ Архив не выполняет массовую цифровизацию․ Нужны конкретные дела (фонд, опись, дело) или очень узкие временные/номенклатурные рамки․
• Неверный адрес архива: Убедитесь, что ваш объект поиска действительно находится в РГВИА (Москва, Б․ Пироговский пер․, 17)․ Военные архивы также есть в ЦАМО (Подольск), РГАЭ (экономика), региональных архивах (места формирования частей)․
• Файлы в формате HEIC/HEVC или внутри архивов RAR/7z: Используйте универсальные PDF/JPG/ZIP․

Важное различие: Запрос В архив vs Поиск В почтовом архиве (Gmail/Outlook)

Поскольку тема «запрос в архив по электронной почте» часто путается с работой почтовых клиентов, ниже приведена краткая справка для пользователей, которые искали, как найти свои старые письма в Gmail или Outlook:

Gmail: Где находится «Архив» и как искать в нем

В Gmail нет папки «Архив» в привычном понимании․ Есть ярлык «Архив», который просто убирает письмо из «Входящих»․

• Где искать: Откройте раздел «Вся почта» (All Mail) в левом меню (на мобильном — в боковом меню «☰»)․ Там находятся все письма: входящие, отправленные, архивированные, с ярлыками и без․
• Поисковый запрос для ТОЛЬКО архивированных: в строке поиска введите:
  -in:inbox -in:sent -in:drafts -in:chats has:nouserlabels
  
  (Исключает Входящие, Отправленные, Черновики, Чаты и письма с пользовательскими ярлыками, оставляя «чистый» архив)․
• Как вернуть во Входящие: откройте письмо в «Вся почта» → нажмите значок «Вернуть во входящие» (иконка папки со стрелкой вверх) или просто удалите ярлык «Архив» (значок коробки со стрелкой вниз)․

Outlook / Exchange: Архив и Online-архив

• Локальный архив (файл ․pst): Отображается в области навигации как «Архив» или «Outlook Data File»․ Поиск по нему работает, если в настройках поиска включена опция «Все почтовые ящики» или выбран именно этот файл․
• Online-архив (In-Place Archive): Отдельный почтовый ящик (часто с именем «Online Archive, Фамилия И․О․»), доступный в веб-версии (OWA) и десктопном клиенте․ Поиск по умолчанию охватывает и основной, и архивный ящик․
• Ключевой момент: В Outlook поиск ищет везде сразу․ Не нужно добавлять слово «архив» в запрос — это сузит результаты до писем, где это слово встречается в тексте․

Контрольный список перед нажатием «Отправить» (для РГВИА)

1. [ ] Адрес получателя: zapros@rgvia․com (или форма на сайте)․
2. [ ] Тема письма содержит категорию (Генеалогия / Награды / История части / Прочее)․
3. [ ] Текст содержит ФИО, адрес, телефон, email, цель запроса․
4. [ ] Приложены сканы паспорта и документов, подтверждающих родство/полномочия․
5. [ ] Файлы названы понятно, суммарный размер < 20 Мб, формат PDF/JPG․
6. [ ] Нет требований «пришлите всё сразу» — запрос конкретизирован по фонам/годам/частям․

Перевод РГВИА на полностью электронный документооборот с значительно ускоряет этап регистрации запроса (исключается время почтовой доставки «туда-обратно»), но налагает на заявителя ответственность за правильное оформление сканов и заполнение реквизитов․ Грамотно составленный электронный запрос с полным пакетом доказательств родственных связей — залог получения развернутой архивной справки в законные сроки․

Если вы не нашли нужную информацию в фондах РГВИА, рассмотрите возможность обращения в ЦАМО (Подольск) — там хранятся личные дела офицеров, документы по потерям и награждениям ВОВ, которые часто дублируются или дополняют фонды РГВИА․

Статья подготовлена на основе информации с официального сайта РГВИА (rgvia․ru) и актуального законодательства об архивном деле РФ․ Перед отправкой рекомендуется проверить актуальные реквизиты и тарифы на официальном ресурсе архива․