Цель статьи – дать полное представление о порядке подачи, рассмотрения и получения ответов на обращения граждан в Федеральные государственные архивы (ФГА) России в соответствии с Административным регламентом Федерального архивного агентства (ФАА).

Нормативно‑правовая база

Основным документом, регулирующим процесс обращения граждан в архив, являеться:

• Приказ Росархива от 14 сентября 2023 г. № 93 «Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения федеральными государственными архивами запросов и обращений».

Дополнительные нормативные акты, на которые опирается регламент:

• Федеральный закон «Об архивном деле» от  г. № 125‑ФЗ;
• Методические рекомендации по использованию архивных документов в государственных и муниципальных архивах (опубликовано  г., последнее изменение  г.);
• Руководство по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле.

Что считается обращением?

Обращением считается любой запрос гражданина (или юридического лица), направленный в архив с целью получения:

• архивных справок;
• выписок из архивных документов;
• копий архивных материалов;
• информации, необходимой для оформления пенсионного обеспечения, льгот, компенсаций и т.п.;
• справок, предназначенных для представления в иностранные государства.

Способы подачи обращения

Заявитель может обратиться в архив любым из перечисленных ниже способов:

1. Почтовая отправка – обычным или заказным письмом на официальный адрес ФГА.
2. Электронная почта – письмо на info@rosarchive.ru (или иной указанный в регламенте адрес).
3. Факс – факсимильный документ, отправленный на факс‑номер архива.
4. Через официальный сайт – заполнение онлайн‑формы в разделе «Обращения граждан».
5. Личное обращение – визит в приемный пункт архива с оригиналом или копией запроса.

Содержание запроса (обязательные реквизиты)

В запросе заявителя обязаны быть указаны следующие сведения (в зависимости от статуса заявителя):

• Для граждан:
  • Фамилия, имя, отчество (при наличии);
  • Дата рождения;
  • Серия и номер паспорта (или иной документ, удостоверяющий личность);
  • Адрес места жительства (почтовый);
  • Контактный телефон и/или e‑mail.
• Для юридических лиц:
  • Наименование организации;
  • ИНН/КПП;
  • Юридический адрес;
  • ФИО руководителя (или уполномоченного лица) и его контактные данные;
  • Наличие печати (при подаче в бумажной форме).
• Точное описание запрашиваемого документа (наименование, период, архивный фонд, номер дела и т.п.).
• Цель обращения (пенсионное обеспечение, получение льгот, судебные разбирательства, международные запросы и др.).
• Подпись заявителя (в случае бумажного обращения) и дата подачи.

Порядок рассмотрения обращения

Процесс обработки запроса состоит из нескольких этапов:

1. Регистрация обращения. При получении запрос фиксируется в журнале входящих обращений, присваивается регистрационный номер и отправляется подтверждение о приеме (по e‑mail, почте или в устной форме).
2. Проверка полноты и соответствия. Сотрудники архива проверяют наличие всех обязательных реквизитов и соответствие запроса требованиям законодательства.
3. Экспертиза запроса. При необходимости запрос направляется в профильный отдел (исторический, пенсионный, международный и т.д.) для уточнения наличия запрашиваемого документа.
4. Подготовка ответа. Формируется архивная справка, выписка или копия. При необходимости производится копирование, сканирование, перевод (для запросов в иностранные государства).
5. Согласование и подпись. Ответ подписывается уполномоченным сотрудником и заверяется печатью архива.
6. Отправка ответа заявителю. Ответ передаётся выбранным заявителем способом (почтой, электронной почтой, факсом, лично).

Сроки исполнения

В случае невозможности исполнения в указанные сроки архив обязан направить заявителю уведомление с указанием причин задержки и новым предполагаемым сроком.

Стоимость услуги

• Предоставление архивных справок и выписок – бесплатно.
• Изготовление копий (печатных, фотокопий) – оплата производится в соответствии с тарифами, утверждёнными ФАА (обычно от 5 до 30 рублей за лист, в зависимости от объёма и формата).
• Перевод документов на иностранный язык – стоимость определяется отдельным договором с переводческой организацией.
• Экспресс‑услуги (сокращённые сроки) – дополнительная плата, размер которой фиксируется в приложении к регламенту.

Права заявителя

Согласно регламенту, заявитель имеет право:

• Получить полную информацию о статусе своего обращения в любой момент.
• Требовать пояснений по отказу или частичному удовлетворению запроса.
• Получить копию решения архива о предоставлении или отказе в предоставлении информации.
• Обжаловать действия (бездействие) архива в порядке, установленном законодательством РФ (обращение в суд, в Прокуратуру, в Федеральную службу по надзору в сфере защиты прав потребителей).

Порядок обжалования отказа

1. Получить письменный отказ с указанием причин и ссылки на нормативные акты.
2. В течение 30 календарных дней с даты получения отказа направить апелляцию в тот же архив, указав аргументы и приложив дополнительные документы.
3. Если апелляция не удовлетворена, в течение 30 дней после получения решения можно подать жалобу в Прокуратуру РФ или в Суд общей юрисдикции.
4. При наличии нарушений прав граждан можно обратиться в Федеральную службу по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор).

Контактные данные основных архивов (пример)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как проверить, что мой запрос зарегистрирован?

После подачи запроса вы получаете регистрационный номер и подтверждение (письменно или по e‑mail). По этому номеру можно узнать статус обращения, позвонив в справочную службу или через онлайн‑портал.

Можно ли получить ответ в электронном виде?

Да. При подаче запроса укажите желаемый способ получения ответа. Электронные справки и сканы копий отправляются в формате PDF на указанный e‑mail.

Что делать, если архив не отвечает в установленный срок?

Согласно регламенту, архив обязан направить уведомление о задержке. Если уведомления нет, вы имеете право подать жалобу в Прокуратуру или в суд.

Можно ли запросить архивные документы, находящиеся в закрытом фонде?

Запросы к документам закрытого фонда рассматриваются индивидуально. Необходимо предоставить законные основания (судебный приказ, решение органов государственной власти и т.п.).

Сколько стоит копия листа из архива?

Тарифы зависят от формата и объёма. Ориентировочно – от 5 рублей за лист формата А4 (чёрно‑белая копия) до 30 рублей за лист цветной или увеличенный вариант.