Архив Новосибирской области (Новосибирский горархив) предоставляет широкий спектр услуг гражданам, организациям и исследователям. Ниже подробно описан порядок подачи запросов, необходимая информация, сроки исполнения и особенности оформления ответов.

Виды предоставляемых услуг

• Поиск и выдача архивных справок, выписок и копий документов;
• Консультации по работе с архивными фондами;
• Подготовка информационных писем и справок социально‑правового характера;
• Оформление апостиля для документов, направляемых за рубеж;
• Перенаправление запросов в другие архивы при отсутствии нужных материалов на хранении.

Формы подачи запросов

Запрос можно подать одним из следующих способов:

1. Лично в помещении архива;
2. Почтой России – простым или заказным письмом;
3. Электронной почтой (указан на официальном сайте архива).

Обязательная информация в запросе

Для того чтобы запрос был принят к рассмотрению, в нём должны быть указаны:

• Фамилия, имя, отчество (для физических лиц) либо наименование юридического лица;
• Дата рождения;
• Документ, удостоверяющий личность и подтверждающий право на получение запрашиваемой информации (в соответствии с законодательством о защите персональных данных);
• Почтовый и/или электронный адрес заявителя;
• Изложение сути обращения;
• Личная подпись и дата подачи запроса.

Если запрос подаётся третьим лицом от имени другого гражданина, к нему необходимо приложить:

• Копии документов, удостоверяющих личность представителя;
• Документы, подтверждающие полномочия представителя (доверенность, в т.ч. нотариально заверенная).

Особенности работы с запросами, направляемыми за рубеж

Архивные документы, которые планируется отправить в иностранные государства, сначала направляются в Управление государственной архивной службы Новосибирской области для проставления и заполнения апостиля (в соответствии с Административным регламентом Федерального архивного агентства).

Основания для отказа в рассмотрении запроса

Запрос не будет рассмотрен, если:

• Текст запроса нечитаем;
• Ответ требует разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и у заявителя нет документально подтверждённого права на их получение;
• По данному вопросу ранее уже давались письменные ответы, а в новом запросе нет новых доводов или обстоятельств;
• В запросе присутствуют нецензурные выражения, оскорбления, угрозы жизни, здоровью или имуществу сотрудников архива и их семей;
• При обращении от имени третьего лица отсутствуют документы, подтверждающие полномочия представителя (если не истёк срок ограничения, установленный ч. 3 ст. 25 Федерального закона № 125‑ФЗ).

При наличии читаемой фамилии и почтового (электронного) адреса заявителю сообщаются причины отказа.

Социально‑правовые запросы

К этой категории относятся обращения, связанные с:

• Социальной защитой граждан (пенсионное обеспечение, льготы, компенсации);
• Подтверждением заработной платы;
• Подтверждением трудового стажа;
• Вопросами усыновления, направления в детский дом, назначения опеки и попечительства;
• Сведениями о награждении медалями «За доблестный труд в годы Великой Отечественной войны 1941‑1945 гг.», «К 100‑летию со дня рождения В.И. Ленина», «За освоение целинных земель», а также о присвоении званий «Ветеран труда», «Мать‑героиня».

Эти запросы исполняются безвозмездно в течение 30 календарных дней со дня регистрации. Ответ может быть оформлен в виде:

• Архивной справки;
• Архивной выписки;
• Архивной копии;
• Информационного письма.

Сроки исполнения различных типов запросов

По завершении обработки запроса заявитель получает один из следующих видов ответов:

• Архивная справка – подтверждает факт наличия того или иного документа в фондах;
• Архивная выписка – содержит извлечение из документа с необходимыми сведениями;
• Архивная копия – точная воспроизведённая страница (или несколько страниц) оригинала;
• Информационное письмо – разъяснение по вопросу, когда сам документ отсутствует, но можно дать рекомендации по дальнейшему поиску.

Контактная информация (по состоянию на )

Для удобства пользователей актуальные реквизиты доступны на официальном сайте архива:

• Сайт: https://www.novo-sibirsk.ru/dep/control-mku/services-archive/
• Электронная почта: указана в разделе «Контакты» на сайте;
• Телефон: +7 (383) -xx‑xx‑xx (уточняйте на сайте).

Услуги Новосибирского горархива представляют собой важный ресурс для получения подтверждающих документов, необходимых в социально‑правовой, genealogical и научной сфере. Соблюдение установленных правил подачи запросов обеспечивает их быстрое и корректное рассмотрение, а прозрачные сроки и формы ответов делают работу с архивом удобной и предсказуемой.