Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить, подготовить и передать личные дела сотрудников в архивное хранение. В работе учитываются актуальные нормативные акты (2026 г.) и практические рекомендации, собранные из открытых источников.

Нормативно‑правовая база

Перечень нормативных документов, регулирующих процесс передачи личных дел в архив, включает:

• Указ Президента РФ № 609 от  г. – перечень сведений, допускаемых к сбору у работника.
• Приказы Министерства труда и социальной защиты РФ о сроках хранения кадровой документации.
• Положение о порядке учета, хранения, пересылки и передачи в архив личных дел сотрудников (КонсультантПлюс, 2026 г.).
• Внутренние регламенты организации (приказ о передаче дел, локальные инструкции).

Согласно этим актам, личные дела подлежат передаче в архив в упорядоченном виде (нумерация, классификация по алфавиту, надлежащая прошивка) в течение пяти дней с момента издания приказа о назначении, переводе или увольнении сотрудника.

Состав личного дела

Стандартный набор документов, который должен находиться в личном деле и передаваться в архив, выглядит следующим образом:

1. Опись дел – главный документ, фиксирующий перечень всех листов.
2. Документы, сопровождающие процесс трудоустройства:
   • Трудовой договор (форма Т‑2).
   • Приказ о приёме на работу.
   • Согласие работника на обработку персональных данных.
3. Документы, полученные в ходе работы:
   • Приказы о повышении, переводе, поощрении.
   • Сведения о персонифицированном учёте в пенсионном фонде.
   • Расчётные ведомости по заработной плате.
   • Реестр сведений о доходах физических лиц.
4. Документы, связанные с увольнением:
   • Приказ об увольнении.
   • Заявление сотрудника об увольнении.
5. Лист‑заверитель – завершающий лист, размещаемый в конце дела перед переплетом.
6. Внутренняя опись (при необходимости) – используется для учёта особо ценных документов (например, судебные материалы).

Сроки хранения и передачи

Алгоритм подготовки личных дел к передаче в архив

Ниже представлена пошаговая схема, проверенная практикой (SPOK.BY, КонсультантПлюс):

1. Проверка полноты документов – кадровик сверяет наличие всех обязательных бумаг по чек‑листу.
2. Сортировка и нумерация – документы размещаются в алфавитном порядке (по фамилии сотрудника), каждый лист получает порядковый номер.
3. Оформление описи – в описи указываются:
   • Номер листа.
   • Краткое содержание (например, «Приказ о повышении»).
4. Подготовка листа‑заверителя – в конце дела ставится лист‑заверитель с подписью ответственного за передачу.
5. Переплет и маркировка – дело переплетается (по возможности – в твердую обложку) и маркируется штрих‑кодом/номерным знаком.
6. Составление акта приема‑передачи – в акте фиксируются:
   • Дата и время передачи.
   • Количество принятых дел.
   • Перечень отсутствующих листов (если есть).
   • Подписи ответственных лиц (кадровик, заведующий архивом).
7. Передача в архив – делается в присутствии представителя архивного отдела; каждый экземпляр подписывается.

Оформление описи и листа‑заверителя

Опись дел (примерный шаблон):

Приказ № 12/2024 от «О приёме Иванова И.И. на должность старшего инженера».
Трудовой договор № Т‑2/2024 от .
Согласие на обработку персональных данных от .
Расчётная ведомость за март‑2024.
Приказ № 45/2025 от «О повышении Иванова И.И. до ведущего инженера».
...
N. Приказ № 78/2026 от «Об увольнении Иванова И.И. по собственному желанию».

Лист‑заверитель (пример):

ЛИСТ‑ЗАВЕРИТЕЛЬ
Подразделение: Кадровый отдел
Ответственный за подготовку: Петров А.С. (подпись) ___________________
Заведующий архивом: Сидоров В.Л. (подпись) ______________________
Примечание: Дело полностью укомплектовано, отсутствуют листы.

Приём‑передача в архив: практические рекомендации

• Проводите приём в присутствии сотрудника структурного подразделения. Это обеспечивает прозрачность и позволяет сразу уточнить возможные недочёты.
• Все документы передаются по единично (каждое дело отдельно), а особо ценные – с полистной проверкой.
• На каждом экземпляре описи дел делайте отметку о приёме (дату, подпись, расшифровку подписи);
• Убирайте из бумажных дел скрепки, скобки, пластиковые вкладыши, стикеры – они могут повредить документы при хранении.
• Для электронных архивов используйте формат PDF/A‑2 и подпишите файлы электронной подписью.

Особенности при ликвидации организации

При ликвидации необходимо ускорить процесс передачи дел в архив. Основные шаги:

1. Составьте акт о ликвидации и поместите один его экземпляр в каждое личное дело.
2. Убедитесь, что в деле присутствует личная карточка сотрудника формы Т‑2.
3. Все дела передаются в архив в течение трёх рабочих дней после утверждения плана ликвидации.
4. Особо ценные документы (судебные, финансовые) фиксируются в отдельной внутренней описи.

Примеры типовых документов

Образец акта приёма‑передачи личных дел

АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
г. Москва «01» июля 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
Петров А.С., специалист по кадрам, действующий на основании приказа № 12/2026,
Сидоров В.Л., заведующий архивом, действующий на основании приказа № 45/2026,

составили настоящий акт о приёме‑передаче следующих личных дел:

№ ФИО сотрудника Должность Кол-во листов Примечание
1 Иванов И.И. Инженер 124 Полный комплект
2 Петрова М.С. Бухгалтер 98 Отсутствует лист № 57

Дата приёма: 
Подписи:
_____________________/Петров А.С.
_____________________/Сидоров В.Л.

Образец листа‑заверителя

ЛИСТ‑ЗАВЕРИТЕЛЬ
Подразделение: Кадровый отдел
Ответственный за подготовку: Петров А.С. (подпись) ___________________
Заведующий архивом: Сидоров В.Л. (подпись) ______________________
Примечание: Дело полностью укомплектовано, отсутствуют листы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок регистрации личного дела после издания приказа?

Не позднее пятидневного срока с момента издания приказа о назначении, переводе или увольнении.

Можно ли включать в личное дело конфиденциальную информацию без согласия сотрудника?

Нет. Конфиденциальные сведения допускаются только при наличии письменного согласия сотрудника (Указ Президента РФ № 609).

Что делать, если в деле обнаружены пропущенные листы?

В описи указывается номер отсутствующего листа, в акте приёма‑передачи фиксируется факт отсутствия, а в архиве делается пометка о «неполном комплекте»; При возможности – восстанавливают документ.

Как оформить передачу электронных личных дел?

Документы конвертируются в формат PDF/A‑2, подписываются электронной подписью, формируется электронная опись (XML) и передаётся через защищённый канал в архивный отдел.

Дата публикации: