Когда работник перестаёт выходить на работу, а сведения из ФСС указывают на его смерть, необходимо оформить прекращение трудового договора. Основанием для увольнения в данном случае служит свидетельство о смерти или решение суда о признании лица умершим/безвестно отсутствующим. Если родственники не могут предоставить документ, работодатель вправе сам запросить повторное свидетельство о смерти в органе ЗАГС.

Правовая база

• Статья 83 ТК РФ – основание прекращения трудового договора в связи со смертью работника.
• Федеральный закон от № 143‑ФЗ «Об актах гражданского состояния» – регулирует выдачу повторных свидетельств о смерти.
• Приказ Минюста России от № 194 – перечень документов, необходимых для получения повторного свидетельства.
• Письмо Роструда от № 1552‑6 – разъяснение порядка увольнения умершего сотрудника.

Когда требуется запрос в ЗАГС?

Запрос направляется, если:

1. Родственники умершего не выходят на связь или отказываются предоставить свидетельство о смерти.
2. У работодателя нет оригинала документа, а только информация из ФСС или иных источников о факте смерти.
3. Необходимо оформить увольнение и внести запись в трудовую книжку.

Какие документы нужны для подачи запроса?

Согласно пункту 5 перечня, утверждённого Приказом Минюста России от № 194, работодатель должен представить:

• Доверенность на сотрудника организации, который будет подавать документы и получать свидетельство (доверенность должна быть нотариально удостоверена).
• Заявление по форме № 30 (утв. Приказом Минюста России от № 201) – заполняется представителем работодателя.
• Трудовой договор с умершим работником (копия, заверенная организацией).
• Подтверждение уплаты госпошлины (квитанция или платёжный документ). Размер госпошлины установлен законодательством и обычно составляет 350 руб.
• Произвольный запрос на бланке организации о выдаче повторного свидетельства о смерти для оформления прекращения трудового договора (рекомендуется приложить к основному пакету документов).

Как составить запрос на бланке организации?

Запрос может быть оформлен в свободной форме, но должен содержать следующие реквизиты:

1. Наименование организации, её ИНН, КПГ, юридический адрес.
2. Дата и номер документа (например, «Запрос № 12/2026»).
3. Получатель – отдел ЗАГС (указать точное наименование и адрес того органа, в котором зарегистрирована смерть работника).
4. Суть запроса: просьба выдать повторное свидетельство о смерти работника Ф.И.О., дата рождения, дата смерти (если известна), номер записи акта гражданского состояния (если известен).
5. Основание запроса – необходимость оформления прекращения трудового договора в связи со смертью сотрудника (ссылка на ст. 83 ТК РФ и ст. 9 Федерального закона № 143‑ФЗ).
6. Перечень прилагаемых документов (доверенность, заявление формы 30, трудовой договор, квитанция об оплате госпошлины).
7. Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации.

Примерный текст запроса:

ЗАПРОС

На основании статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации и статьи 9 Федерального закона от № 143‑ФЗ «Об актах гражданского состояния» просим выдать повторное свидетельство о смерти работника Иванова Ивана Ивановича, дата рождения — , дата смерти —  (запись акта гражданского состояния № 12345/2025, зарегистрирована в отделе ЗАГС г. Москва, ул. Ленина, д. 10).

Документ необходим для оформления прекращения трудового договора с указанным работником в связи со смертью (пункт 6 части первой статьи 83 ТК РФ).

Прилагаем:

• доверенность на сотрудника ООО «Пример» Петрова С.С. (нотариально заверенная);
• заявление по форме № 30;
• копию трудового договора с Ивановым И.И.;
• квитанцию об уплате госпошлины в размере 350 руб.

Просим выдать повторное свидетельство о смерти и направить его на адрес организации: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 5, офис 12.

Подпись: _____________________ /Иванов П.П./

М.П.

Куда подавать запрос?

Запрос можно подать следующими способами:

• Лично в отдел ЗАГС, где зарегистрирована смерть.
• По почте заказным письмом с уведомлением о вручении (чтобы иметь доказательство отправки и получения).
• Через портал Госуслуг (раздел «Запрос документов из ЕГР ЗАГС»).
• В Многофункциональном центре (МФЦ) – принимают документы и передают их в ЗАГС.

Сроки рассмотрения

Если информация о смерти присутствует в едином государственном реестре актов гражданского состояния, повторное свидетельство выдаётся в день обращения. При необходимости проверки бумажных носителей срок может увеличиться до 5‑10 рабочих дней.

Что делать при отказе ЗАГС?

Закон не включает работодателей в список лиц, которым автоматически предоставляются сведения из ЕГР ЗАГС, поэтому возможен отказ. В этом случае рекомендуется:

1. Направить запросы по известным адресам проживания умершего и его родственников (заказными письмами с уведомлением).
2. Если ответ не получен, либо получен отказ, подать в суд заявление об установлении факта смерти (или безвестного отсутствия) гражданина.
3. Полученное решение суда станет основанием для издания приказа об увольнении.

Оформление увольнения после получения свидетельства

1. Издать приказ о прекращении трудового договора (основание – смерть работника, п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Датой прекращения считается дата смерти, указанная в свидетельстве.
2. Внести запись в трудовую книжку со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 ТК РФ и выдать её родственникам под расписку.
3. Представить сведения в Социальный фонд России (форма ЕФС‑1) в течение рабочего дня following the order.
4. Произвести расчёт с родственниками (заработная плата, компенсация за отпуск, пособия) в соответствии с ТК РФ и локальными нормативными актами.
5. При необходимости уведомить военкомат, если уволенный был военнообязанным.

Полезные советы

• Всегда сохраняйте копии отправленных писем и уведомления о вручении – они могут понадобиться в суде.
• Если у вас есть доступ к системе «КонсультантПлюс» или «Гарант», используйте готовые шаблоны заявлений и запросов.
• При оформлении доверенности укажите чётко полномочия представителя: подача документов в ЗАГС, получение свидетельства о смерти, представление интересов организации.
• Проверьте актуальность реквизитов отдела ЗАГС (адрес, часы приёма) на официальном сайте регионального управления ЗАГС.

Запрос в отдел ЗАГС о смерти сотрудника – законный и часто единственный способ получить необходимое документальное подтверждение для оформления увольнения. Соблюдая перечень обязательных документов, правильно оформляя запрос и следуя установленной процедуре, работодатель минимизирует риски споров с трудовой инспекцией и обеспечит корректное ведение кадрового учёта.