Процедура выдачи результатов оказания муниципальной услуги по предоставлению архивной информации строго регламентируется административными регламентами. На примере типового регламента предоставления услуги «Предоставление архивной информации (архивных справок, архивных выписок, архивных копий) из архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве», рассмотрим ключевые аспекты: сроки, формы результата, порядок выдачи заявителю или его представителю, а также основания для отказа.
Сроки предоставления услуги
Согласно регламенту, стандартный срок предоставления муниципальной услуги составляет 30 календарных дней со дня регистрации запроса.
- При личном обращении или почтовом отправлении: срок исчисляется со дня регистрации запроса в Архиве.
- При подаче через МФЦ: срок исчисляется со дня регистрации запроса в МФЦ.
- При подаче через Единый портал госуслуг: срок исчисляется со дня регистрации запроса на портале.
Важно: Плата за предоставление данной муниципальной услуги (государственная пошлина) не взимается.
Основания для отказа в приеме документов
Архив или МФЦ вправе отказать в приеме запроса и документов в следующих случаях:
- Неправильное заполнение запроса (отсутствие обязательных данных, указанных в регламенте).
- Заполнение запроса неразборчивым, не поддающимся прочтению почерком.
- Отсутствие у представителя заявителя документов, подтверждающих его полномочия (доверенность, документ об опеке/попечительстве и т.д.).
Основания для отказа в предоставлении услуги
Услуга не предоставляется (выдается мотивированный отказ), если:
- В запросе отсутствует тема (вопрос), хронология запрашиваемой информации.
- Ответ не может быть дан без разглашения государственной или иной охраняемой законом тайны (заявителю сообщается о невозможности ответа; информация выдается только при наличии документально подтвержденных прав на доступ к тайне).
- В запросе содержится вопрос, на который ранее неоднократно давались письменные ответы по существу, и новые доводы/обстоятельства не приводятся (руководитель архива может прекратить переписку).
- В запросе содержатся нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью имуществу должностных лиц или членов их семей.
- У заявителя отсутствуют документы, подтверждающие полномочия выступать от имени третьих лиц.
Основания и сроки приостановления предоставления услуги
Предоставление услуги может быть приостановлено в случаях, предусмотренных законодательством (например, необходимость межведомственного взаимодействия, уточнение данных), однако в данном регламенте перечень документов является исчерпывающим и не предполагает межведомственного взаимодействия, что минимизирует риски приостановления.
Категории заявителей и необходимые документы
Заявителями могут быть:
- Физические и юридические лица, обращающиеся к архивным документам для реализации законных прав и свобод.
- Законные представители указанных лиц (родители, усыновители, опекуны, попечители).
- Представители, действующие на основании доверенности.
Перечень документов, подаваемых заявителем:
| Документ | Требования к содержанию/форме | Кол-во (подлинник/копия) |
|---|---|---|
| Запрос | Должен содержать:
Форма: свободная (приложения 1, 2 к технологической схеме). | 1 / 0 |
| Документ, удостоверяющий личность | Паспорт гражданина РФ или иной документ по закону. | 0 / 1 (предъявляется подлинник) |
| Доверенность / Документ о полномочиях представителя | Нотариальная доверенность, свидетельство о рождении (для родителей), акт о назначении опекуна/попечителя. | 1 / 0 (подлинник) |
| Согласие на обработку персональных данных | Письменное согласие заявителя или его законного представителя (для физлиц). Форма: Приложение 3, 4. | 1 / 0 |
Документы могут подаваться: лично, почтой, через МФЦ, через Единый портал госуслуг (в форме электронных документов, подписанных простой электронной подписью).
Формы результатов предоставления услуги
Результатом услуги является один из следующих документов, составляемых на бланке Архива:
Архивная справка
- Оформляется с обозначением «Архивная справка».
- Текст излагается в хронологической последовательности с указанием видов документов и дат.
- Допускается цитирование архивных документов.
- Несовпадение отдельных данных с запросом не является препятствием, если общая совокупность данных подтверждает тождественность лица/фактов. Расхождения оговариваются в скобках: «Так в документе», «Так в тексте оригинала».
- Недопускаются: подчистки, помарки, изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя.
- В конце указываются архивные шифры и номера листов единиц хранения.
- Подписывается руководителем Архива, заверяется печатью, проставляется номер и дата.
Архивная выписка
- Оформляется с обозначением «Архивная выписка».
- Название документа, номер и дата воспроизводятся полностью.
- Извлечения должны исчерпывать все имеющиеся данные по запросу.
- Начало/конец извлечения и пропуски слов обозначаются многоточием.
- Примечания о неразборчивых местах, исправлениях, повреждениях: «Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво».
- После текста указываются архивный шифр и номера листов.
- Аутентичность удостоверяется подписью руководителя и печатью Архива.
Архивная копия
- Воспроизводит полный текст части документа, относящейся к запросу.
- На обороте каждого листа проставляются архивные шифры и номера листов.
- Заверяется подписью должностного лица и печатью Архива.
Общие требования: Все документы оформляются на государственном языке РФ. Подчистки и помарки не допускаются.
Порядок выдачи (направления) результатов
Способ выдачи результата определяется выбором заявителя (указывается в запросе):
При обращении непосредственно в Архив (лично или почтой)
- Результаты выдаются заявителю (или представителю по доверенности) лично в Архиве.
- Результаты направляются по почтовому адресу заявителя Архивом (почтовым отправлением).
- Выдача третьим лицам возможна только при предъявлении надлежаще оформленной доверенности.
При обращении через МФЦ
- Выдача результатов заявителю (представителю) осуществляется в МФЦ по выбору заявителя.
- МФЦ не направляет результаты по почтовому адресу.
- Архив передает результаты в МФЦ для выдачи заявителю.
При обращении через Единый портал госуслуг
- Результаты предоставляются заявителю (представителю) через личный кабинет на Едином портале в форме электронного документа.
Ответ об отсутствии сведений (Мотивированный отказ)
Если в архивных документах нет запрашиваемых сведений, составляется письменный ответ, содержащий:
- Сведения об отсутствии запрашиваемых данных с указанием причин (документы в архив не поступали, сведения в документах отсутствуют, уничтожены при пожаре/аварии и т.п.).
- Информацию о дальнейших путях поиска необходимой информации.
- Сведения о направлении соответствующего запроса в другой архив или организацию (если известен место хранения документов).
Особенности доступа к сведениям, составляющим тайну
Если для ответа на запрос требуются сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, и у заявителя нет документально подтвержденных прав на их получение, Архив направляет уведомление о невозможности дать ответ по существу вопроса в связи с недопустимостью разглашения таких сведений.
Статья подготовлена на основании текста Административного регламента предоставления муниципальной услуги «Предоставление архивной информации…» (Идентификатор: 6600000010000062872, Системный код: 660000032611239130094). Актуально на .