Эффективная работа архива немыслима без четко регламентированных процедур приема документов на хранение и их выдачи пользователям. Эти процессы регулируются Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказом Росархива от № 2364 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов…» (далее, Правила), а также локальными актами конкретного архива. Ниже представлен подробный обзор порядков, основанный на действующем нормативном правовом поле.

Глава 1. Порядок приема документов на архивное хранение (Комплектование архива)

Прием документов — это первый этап формирования архивного фонда. Он происходит по истечении сроков временного хранения в организациях-источниках комплектования.

Подготовительный этап: Создание комиссии

Основанием для передачи документов в архив является приказ (распоряжение) руководителя организации о назначении приемо-сдаточной комиссии. В комиссию обязательно входят:

• Сотрудник архива (представитель принимающей стороны);
• Работники структурных подразделений, передающих документы (представители источника комплектования).

Прием дел производится работником архива в присутствии сотрудника структурного подразделения, передающего документы в архив.

Подготовка документов к передаче

Перед передачей в организации-источниках проводится работа по подготовке:

1. Сортировка и проверка дел по номенклатуре и описям.
2. Оформление описей в установленной форме. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи.
3. Составление акта приема-передачи (Приложение № 9 к Правилам) в двух экземплярах. Акт подписывается заведующим архивом и лицом, передавшим дела.
4. Передача регистрационных картотек и/или программных средств/баз данных, содержащих информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.

Особенности приема электронных документов

Для документов, созданных средствами вычислительной техники (Положение Росархива от ), порядок отбора и приема имеет специфику:

• Проверка подлинности, целостности и читаемости электронных документов.
• Обеспечение доступа к документам на протяжении всего срока хранения (миграция форматов, эмуляция сред).
• Прием сопроводительной документации (метаданные, ключи ЭП, описания систем).

План-график приема

Во многих организациях (например, в муниципальных архивах) прием документов осуществляется в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководителем организации (Главой округа/района) по согласованию с источниками комплектования; Это позволяет равномерно распределить нагрузку на архивистов.

Последующие передачи и историческая справка

При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов. Передача дел проводится поединочно, на всех экземплярах описи делаются отметки о приеме в государственный/муниципальный архив.

Глава 2. Учет и размещение принятых документов

Сразу после приема-передачи начинается процесс внесения документов в учет и размещения в архивохранилищах.

Книга учета приемки и выдачи дел

Текущая работа по приёмке и выдаче дел ведётся с использованием специальной книги учёта (Журнала регистрации поступивших на хранение фондов/дел) и листа фонда (образцы Приложения 23, 24 к типовым инструкциям).

Физико-техническое состояние и обработка

Перед размещением проводится:

• Учет физического и технического состояния архивных документов.
• Физико-химическая и техническая обработка (очистка, дезарактизация, реставрация при необходимости).
• Снятие с учета неисправимо поврежденных архивных документов (оформляется соответствующим актом).

Доступ в архивохранилище

Право на доступ в архивохранилище (помещение для хранения) имеют уполномоченные лица. Порядок оформления пропусков устанавливается локальным актом архива.

Глава 3. Порядок выдачи документов пользователям (Использование архива)

Выдача документов осуществляется в читальном зале архива. Удаленная выдача (наружу) как правило не допускается для уникальных оригиналов, за исключением случаев, предусмотренных законодательством (судебные дела, запросы уполномоченных органов).

Оформление доступа в читальный зал

1. Анкета: Пользователь заполняет анкету.
2. Пропуск: На основании анкеты оформляется пропуск в читальный зал, действующий в течение календарного года со дня выдачи.
3. Срок оформления: Пропуск оформляется в течение трех рабочих дней со дня поступления необходимых документов (в ред. приказа Росархива от № 51).
4. Продление: Срок работы в читальном зале продлевается архивом по заявлению пользователя или письму направившей его организации.

Лицу, сопровождающему пользователя (например, переводчику, ассистенту невидящего), на основании заполненной им анкеты также оформляется пропуск.

Заказ и подготовка документов к выдаче

• Пользователь заказывает документы по описям (бумажным или электронным в АИС «Архив» / на сайте архива).
• Архивист проверяет состояние документа (пригоден ли к выдаче).
• Документ изымается из архивохранилища и доставляется в читальный зал.

Оформление выдачи и контроль сохранности

Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел (Приложение № 26 к Инструкции по работе судебных архивов / типовым формам для госархивов).

Основные этапы оформления:

1. Заполнение читателем требования (заказа) на выдачу.
2. Внесение данных в книгу выдачи: дата, шифр дела, ФИО читателя, подпись выдавшего архивиста.
3. Выдача дела читателю под роспись в книге выдачи / листе фонда.
4. Контроль за сохранностью: Архивист обязан контролировать сохранность выданных документов в читальном зале (пересчет листов при выдаче и приеме обратно).

Сроки выдачи

Сроки выдачи архивных документов устанавливаются Правилами и локальными актами. Обычно документы выдаются на время работы читального зала в день заказа. При необходимости срок работы с делом продлевается (см. п. 3.1).

Прием документов обратно (Возврат в архивохранилище)

• Читатель возвращает дело архивисту в читальном зале.
• Архивист сверяет состав и состояние дел (количество листов, наличие вкладышей, отсутствие повреждений, пометок).
• Ставит отметку о возврате в книге выдачи (дата возврата, подпись принимающего архивиста).
• Дело возвращается в архивохранилище на постоянное место хранения.

Глава 4. Специфика выдачи судебных дел и документов из архива суда

Для судебных архивов (Инструкция по архивному делу в судах) порядок имеет свою строгую регламентацию:

• Выдача дел на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно осуществляется с обязательной регистрацией в книге выдачи дел (Приложение № 26).
• Выдача судебных дел участникам процесса производится по ходатайству или решению суда/судьи.
• Строгий контроль комплекта дел при выдаче и приеме (пересчет листов, проверка скрепки, печатей).

Глава 5. Выдача описей и справочных средств

Помимо самих дел, архив выдает пользователям описи дел, картотеки, указатели и иные справочные средства для поиска информации. Выдача фонда пользования (описей) также регистрируется, хотя и в упрощенном порядке (часто в журнале выдачи описей или электронном журнале посещений).

Соблюдение порядка приема и выдачи документов — залог сохранности Архивного фонда Российской Федерации и обеспечения конституционного права граждан на доступ к информации. Ключевыми принципами являются:

• Документированность каждого этапа (Акты, Книги учета, Листы фонда, Пропуска).
• Личная ответственность архивиста, выдающего и принимающего документы.
• Контроль состояния документов до выдачи и после возврата.
• Регламентированные сроки оформления пропусков и выдачи дел.

Регулярное обновление локальных актов архива в соответствии с изменениями в приказах Росархива (например, приказа № 51 от ) и внедрение автоматизированных информационных систем (АИС) позволяют существенно ускорить обслуживание пользователей и минимизировать риски утери или повреждения документов.

Статья подготовлена на основе нормативных правовых актов РФ: ФЗ-125, Приказ Росархива № 2364, Приказ Росархива № 51, Типовые инструкции по архивному делу в судах и организациях, а также информации из открытых источников (КонсультантПлюс, ГАРФ, официальные сайты архивов) по состоянию на .