Номер архивного фонда – это уникальный учетный идентификатор, который фиксируется в официальных документах архива и сохраняеться за фондом на протяжении всего периода его существования. Присвоение номера регулируется нормативными актами, внутренними правилами архивов и практикой документооборота. В статье подробно рассматриваются правовые основы, порядок присвоения номера, а также типичные ошибки, которых следует избегать.
Правовое основание присвоения номера фонда
Основные нормативные документы, определяющие процесс присвоения номеров архивным фондам:
- Правила ведения архивных фондов и их учёта (пункт 22.6 и 23.2 Правил архивного дела).
- Федеральный закон № 162‑ФЗ от (в ред. от ) – регулирует ответственность за присвоение и растрату имущества, в т.ч. архивных документов.
- Уголовный кодекс РФ, статья 160 – определяет уголовную ответственность за присвоение или растрату.
Эти акты устанавливают, что каждый фонд получает учетный номер, который является составной частью архивного шифра и фиксируется в списке фондов (приложение 25 к Правилам).
Что такое «список фондов»?
Список фондов – это официальный реестр, в котором фиксируются все фонды, принятые в архив. В нём указываются:
- Номер фонда (присвоенный при первом поступлении).
- Наименование фонда.
- Дата поступления.
- Крайние номера единиц хранения, находящихся в фонде.
- Номера описи дел и документов, относящихся к фонду.
Каждому новому фонду в списке присваивается следующий по порядку номер в хронологической последовательности его поступления.
Пошаговый порядок присвоения номера фонда
Шаг 1. Приём документов в архив
При поступлении документов организации в архив проводится их первичная проверка и оформление первичного средства хранения (папка, коробка, ящик). На лицевой стороне каждого средства размещается ярлык, где указываются:
- Номер архивного фонда;
- Номер описи дел и документов;
- Крайние номера единиц хранения.
Шаг 2. Регистрация в списке фондов
Сотрудник архива вносит запись в список фондов:
- Определяется, является ли фонд новым или уже существует в реестре.
- Если фонд новый, ему присваивается следующий свободный номер (например, если последний номер в реестре — 45, новому фонду будет присвоен номер 46).
- Записывается дата поступления, наименование организации‑источника и краткое описание содержания.
Шаг 3. Формирование архивного шифра
Номер фонда становится первой частью архивного шифра. Шифр состоит из нескольких элементов:
- Код архива (например, 01 — Государственный архив РФ).
- Номер фонда (присвоенный в списке).
- Номер описи (для конкретных дел внутри фонда).
- Номер единицы хранения (коробки, папки и т.д.).
Шаг 4. Оформление сопроводительной документации
После присвоения номера оформляются:
- Акт приёма‑передачи документов.
- Опись дел и документов (внутри фонда).
- Ярлыки и наклейки с указанием полного шифра.
Шаг 5. Внесение изменений в учётные документы
Все последующие операции с фондом (перемещение, передача, уничтожение части документов) фиксируются в учётных журналах, где используется уже присвоенный номер фонда. Это обеспечивает единую ссылку на фонд во всех документах архива.
Особенности присвоения номера в разных типах архивов
| Тип архива | Кто присваивает номер | Особенности |
|---|---|---|
| Государственный архив | Главный архивный отдел (ГА РФ) | Номер сохраняется за фондом во всех государственных реестрах; обязательна регистрация в списке фондов в течение 30 дней с момента поступления. |
| Региональный архив | Региональный архивный центр | Номера могут включать код субъекта (например, 77‑ для Московской области). |
| Организационный (внутренний) архив | Отдел архивного дела организации | Номера часто начинаются с кода организации (например, 001‑001, где первая часть – код организации). |
Ошибки, которых следует избегать
- Дублирование номеров. При вводе нового фонда в список необходимо проверять, что такой номер ещё не использовался.
- Отсутствие ярлыка. Каждый первичный носитель должен иметь ярлык с номером фонда – иначе документ может быть утерян в процессе инвентаризации.
- Несоответствие шифра и реального расположения. Если номер в шифре не совпадает с фактическим местом хранения, это приводит к ошибкам при поиске.
- Неправильное оформление описи. Номера описи должны быть уникальными внутри фонда и записываться в порядке их создания.
Пример присвоения номера фонда
Допустим, в Государственный архив РФ поступает архивный фонд от компании «ТехноИнвест». Поступление происходит 12 марта 2026 г.
- В списке фондов последний номер — 120.
- Новому фонду присваивается номер 121.
- Шифр фонда формируется как 01‑121 (01 — код архива, 121 — номер фонда).
- На каждый ящик, коробку и папку внутри фонда наносится ярлык с полным шифром, например: 01‑121‑001‑001 (архив‑фон — коробка — папка).
- В описи дел фонда указываются номера документов: 01‑121‑OP‑001, 01‑121‑OP‑002 и т.д.
Как изменить номер фонда (если это необходимо)
Изменение номера фонда допускается только в исключительных случаях (например, обнаружена ошибка в учёте). Процедура:
- Подготовить акт исправления с указанием причины изменения.
- Согласовать акт с руководителем архивного отдела и, при необходимости, с руководством организации‑источника.
- Внести изменения в список фондов и в все учетные документы (журналы, описи, шифры).
- Обновить ярлыки и наклейки на всех носителях.
- Зафиксировать изменения в системе электронного документооборота.
Важно помнить, что любое изменение должно быть полностью документировано, иначе может возникнуть риск квалификации действий как присвоения или растраты (см. УК РФ, статья 160).
Присвоение номера архивному фонду – это строго регламентированный процесс, который обеспечивает:
- Уникальность и однозначность идентификации фонда;
- Системность учёта и возможность быстрого поиска документов;
- Юридическую защиту от ошибок, которые могут привести к уголовной ответственности.
Соблюдая описанные выше правила, архивисты гарантируют надёжность хранения и доступность архивных материалов для будущих поколений.
Дата публикации: 05:06:30