Цель статьи – дать полное представление о том, как в России организован процесс приёма архивных документов в государственные (федеральные, региональные и муниципальные) архивы, какие нормативные акты регулируют эту деятельность и какие практические шаги необходимо выполнить архиву и передающей стороне.

Нормативно‑правовая база

Основу, определяющую порядок приёма, комплектования, учёта и использования архивных документов, составляют:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – устанавливает общие принципы архивного хранения, обязанности государственных органов и организаций.
2. Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
3. Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 – утвердил актуализированную редакцию вышеуказанных Правил.
4. Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) – разъясняют применение Правил на практике (порядок экспертизы, составление актов приёма, взаимодействие с источниками комплектования).
5. Постановления Правительства РФ и нормативные акты субъектов РФ, регламентирующие сроки хранения, перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от  г. № 236).

Все эти документы образуют единую правовую основу, обязательную для исполнения как архивами, так и организациями‑источниками.

Источники комплектования архива

Согласно Правилам, архивы комплектуются документами из следующих источников:

• Государственные органы (федеральные, региональные, муниципальные);
• Организации, подлежащие передаче документов в архив (в т.ч. ликвидированные организации, предприятия в процессе банкротства);
• Физические лица – документы личного происхождения (в т.ч. семейные архивы, личные письма, фотоматериалы);
• Иностранные архивные фонды (при наличии международных договоров о передаче документов);
• Некоммерческие организации, фонды, музеи, библиотеки, научные учреждения, включённые в перечень, утверждённый Правительством РФ.

Для каждого источника существует специфический порядок оформления и передачи документов, который подробно описан в методических рекомендациях ФАА.

Приём документов от ликвидированных организаций

Ответственность за передачу документов в архив лежит на ликвидаторе или конкурсном управляющем. Передача осуществляется на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным (муниципальным) архивом. В договоре указываются:

• Перечень передаваемых документов;
• Сроки и порядок их передачи;
• Условия экспертизы ценности;
• Права и обязанности сторон.

Порядок приёма архивных документов

Процесс приёма делится на несколько последовательных этапов.

Подготовительный этап

1. Определение источника комплектования. Архив фиксирует, к какой категории относится передаваемый материал (госорган, частная организация, физическое лицо и т.д.).
2. Согласование договора. На основании Правил и методических рекомендаций оформляется договор о передаче документов.
3. Составление предварительного списка документов. Источник предоставляет перечень (реестр) с указанием названий, дат, объёмов и предполагаемой ценности.
4. Назначение ответственного лица. В архиве назначается специалист (ведущий архивист), отвечающий за приём, регистрацию и экспертизу.

Приёмка (фактическое поступление)

1. Получение оригиналов и, при необходимости, копий (для электронных архивов – загрузка файлов в систему).
2. Проверка соответствия документов договору и перечню.
3. Фиксация состояния документов (отметка о наличии повреждений, необходимости консервации).
4. Составление акта приёма‑передачи (формы утверждены ФАА). В акте указываются:
   • Наименование архива‑приёмщика;
   • Наименование источника комплектования;
   • Перечень и количество принятых единиц;
   • Дата и подписи сторон;
   • Примечания о состоянии и особенностях документов.

Экспертиза ценности

После приёма документы направляются в комиссию по экспертизе ценности (состав комиссии определяется архивом в соответствии с методическими рекомендациями). Экспертиза включает:

• Определение исторической, научной, правовой ценности;
• Классификацию по категориям ценности (высокая, средняя, низкая);
• Присвоение уникального идентификационного номера (УИН) и формирование описательной карточки (описание, сроки, форматы).

Результаты экспертизы фиксируются в протоколе экспертизы, который становится неотъемлемой частью архивного дела.

Регистрация в системе учёта

После экспертизы документы вносятся в:

• Регистры входящих документов (бумажные и электронные);
• Электронную базу «Система учёта архивных документов» (СУАД) – обязательную к использованию в государственных архивах.
• Формируются описательные карточки (физические и/или электронные) и привязываются к соответствующим фондовым единицам.

Организация хранения

В зависимости от категории ценности и формата (бумажные, микрофильмы, электронные файлы) определяются условия хранения:

• Температурный режим (18‑20 °C для бумажных документов);
• Влажность (45‑55 %);
• Защита от светового излучения и пыли;
• Для электронных архивов – резервное копирование, обеспечение целостности файлов (контрольные суммы).

Документация процесса приёма

Все документы хранятся в архиве в оригинальном виде (бумажные) и в электронных копиях (при наличии). Их необходимо включать в ежегодные отчёты о работе архива.

Специальные случаи приёма

Документы личного происхождения

Методические рекомендации ФАА предусматривают отдельный порядок приёма личных архивов (семейные письма, дневники, фотографии). Ключевые требования:

• Наличие согласия владельца (письменного);
• Оценка ценности в контексте историко‑культурного значения;
• Соблюдение прав на персональные данные (закон 152‑ФЗ).

Приём из‑за‑рубежа

Документы, находящиеся за пределами РФ, могут быть переданы в российские архивы по международным договорам (например, в рамках обмена культурным наследием). Процедура включает:

1. Оформление меморандума о сотрудничестве между архивами‑партнёрами;
2. Таможенное оформление и соблюдение требований к экспорту культурных ценностей;
3. Экспертиза ценности в обеих странах;
4. Регистрация в национальных системах учёта.

Электронные архивы

С 2023 г. в большинстве государственных архивов внедрена электронная система учёта (СУАД). Приём электронных документов подразумевает:

• Проверку форматов (PDF/A, TIFF, XML) и их соответствие требованиям ГОСТ Р 7.0.97‑2016;
• Контроль целостности файлов (MD5, SHA‑256);
• Метаданные в виде модельных записей (MARC, EAD);
• Регулярное резервное копирование на отдельные носители и в облачные хранилища.

Ответственность и контроль

За соблюдение порядка приёма отвечают:

• Руководитель архива – общая ответственность за организацию работы.
• Ведущий архивист – непосредственное выполнение приёма, экспертизы и регистрации.
• Контролирующие органы (Федеральное архивное агентство, региональные архивные управления) – проводят проверки соответствия установленным правилам.

Нарушения (например, отсутствие акта приёма, несоблюдение сроков экспертизы) могут привести к административной ответственности в соответствии с частью 5 статьи 9.1 Федерального закона № 125‑ФЗ.

Практические рекомендации

1. Заранее согласуйте договор – отсутствие договора часто становится причиной задержек.
2. Проводите предварительную экспертизу совместно с источником, чтобы сократить время после приёма.
3. Обеспечьте правильную упаковку (картонные коробки, архивные папки, антистатические пакеты для электронных носителей).
4. Ведите журнал входящих – фиксируйте дату, время, ФИО ответственного лица.
5. Для электронных файлов используйте сертифицированные системы контроля целостности (например, «Контур.Электронный архив»).
6. Регулярно проводите инвентаризацию – проверяйте соответствие реестров фактическому наличию документов.
7. Обучайте персонал – методические рекомендации обновляются, и сотрудники должны быть в курсе последних изменений.

Организация приёма документов в государственных архивах – это многоуровневый процесс, который сочетает в себе юридическую точность, техническую подготовку и консервационную экспертизу. Соблюдение правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, а также методических рекомендаций ФАА гарантирует:

• Сохранность исторического и культурного наследия;
• Доступность материалов для исследователей и граждан;
• Прозрачность взаимодействия между архивом и источником комплектования;
• Соответствие требованиям законодательства и международных стандартов.

Тщательная подготовка, правильное оформление документов и системный подход к их учёту позволяют государственным архивам выполнять свою миссию – хранить память народа для будущих поколений.

Дата актуализации статьи: 10 июля 2026 г.