Цель статьи – дать полное представление о порядке, документах и процедурах, необходимых для
приёма архивных материалов в государственные, муниципальные и иные архивы РФ. В работе
учтены действующие нормативные акты, а также практические рекомендации, проверенные
архивными специалистами.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие приём архивных материалов:

• Приказ Минкультуры РФ «Правила организации хранения, комплектования, учёта и
  использования документов Архивного фонда Российской Федерации» (включает пункты о
  отметках в описи дел, акте приёма‑передачи и справке о причинах отсутствия единиц
  хранения).
• Положение Росархива от 11 июля 1995 г. «Порядок отбора и приёма на архивное хранение
  документов, созданных средствами вычислительной техники».
• Административный регламент Федерального архивного агентства по предоставлению
  государственной услуги «Приём документов в архив» (форма подачи через Единый портал,
  почтовое/курьерское отправление).
• Раздел 6 «Комплектование и экспертиза ценности документов» в нормативных актах
  (Контур.Норматив, редакция от ).

Понятие и цели приёма документов

Приём документов в архив – это официально‑законодательно оформленная процедура,
позволяющая:

1. Обеспечить сохранность и достоверность исторических и управленческих сведений;
2. Гарантировать их учёт, систематизацию и последующее использование;
3. Сформировать документальное подтверждение факта передачи (акт приёма‑передачи).

Субъекты и ответственные лица

Ключевые участники процесса:

• Источник комплектования – организация, подразделение, физическое лицо,
  передающее документы (в т.ч. ликвидированные организации).
• Работник архивохранилища – специалист, осуществляющий проверку, регистрацию
  и оформление актов приёма‑передачи.
• Получатель (возвращающий) документы – лицо, присутствующее при выдаче и
  возврате материалов (обязательно для подтверждения факта передачи).

Порядок подачи документов

Документы могут быть переданы в архив в электронном и/или бумажном виде. Ниже
приведён общий алгоритм подачи:

1. Подготовка заявления в соответствии с формой, указанной в Приложении 2
   к Административному регламенту (можно отправить через Единый портал).
2. Сбор сопроводительных документов:
   • Опись дел (при наличии);
   • Справка о причинах отсутствия единиц хранения (если применимо);
   • Документы, подтверждающие правомочность передачи (устав, решение о ликвидации,
     договор аренды и т.п.).
3. Отправка пакета документов:
   • Электронно – через Единый портал государственных услуг (рекомендовано
     для ускорения обработки);
   • Почтовым/курьерским способом – в оригинале с оригинальными подписями.
4. Получение подтверждения о приёме (квитанция/регистрационный номер).

Этапы приёма документов в архив

Процедура делится на несколько чётко фиксированных стадий:

1. Приёмка – работник архивохранилища принимает пакет, проверяет наличие всех
   обязательных документов и фиксирует время приёма.
2. Проверка соответствия – сравнение полученных материалов с заявлением и
   нормативными требованиями (наличие описи, отсутствие запрещённых к хранению
   материалов и т.д.).
3. Регистрация в журнале приёма‑передачи – внесение сведений о документе,
   источнике, количестве единиц хранения, ответственных лицах.
4. Опись и маркировка – составление итоговой записи в описи дел (если в описи
   отсутствуют указанные единицы, делается новая запись). На каждый документ
   ставятся отметки о приёме.
5. Составление акта приёма‑передачи – документ, подписываемый обеими сторонами,
   в котором фиксируются:
   • Перечень переданных материалов;
   • Номера и причины отсутствия единиц хранения;
   • Дата и подписи сторон.
6. Справка о приёме – прилагается к акту, если в описи отсутствуют единицы
   хранения; в ней указываются причины их отсутствия.
7. Передача в архивное хранение – после всех проверок документы помещаются в
   соответствующее место хранения (физическое или электронное).

Особенности приёма от разных источников

Приём от ликвидированных организаций

Для таких источников требуется дополнительно предоставить:

• Свидетельство о ликвидации;
• Решение о передаче архивных материалов в государственный архив;
• Акт инвентаризации (если он был составлен).

Временное и депозитарное хранение

Документы могут быть переданы на временное хранение (до 5 лет) или в
депозитарный режим. В этом случае в акте указывается срок хранения и условия
возврата.

Приём документов из-за рубежа

Необходимо оформить:

• Таможенную декларацию;
• Сертификат подлинности (если требуется);
• Перевод сопроводительных документов на русский язык.

Документы, созданные средствами вычислительной техники

Согласно Положению Росархива от  г., такие материалы подлежат:

• Экспертизе цифровой ценности;
• Переносу в архивный формат (PDF/A, TIFF и др.) с сохранением метаданных;
• Созданию отдельного реестра электронных документов.

Составляемые документы

Образец заявления (Приложение 2)

Ниже – типовой шаблон, который можно адаптировать под конкретный архив.

ЗАЯВЛЕНИЕ
о передаче документов в архив

От: _______________________________ (наименование организации, ИНН, адрес)
К: _______________________________ (наименование архива, адрес)

Перечень передаваемых документов (указать наименования дел, количество единиц хранения):
 1) Дело № ___ – 12 папок;
 2) Дело № ___ – 5 микрофильмов;
 ...
Основание передачи:
 _______________________________ (решение руководства, приказ о ликвидации и т.п.)

Требуемый режим хранения:
 □ Постоянное
 □ Временное (указать срок)
 □ Депозитарное
Сопроводительные документы (перечислить):
 ー Опись дел;
 ⸺ Справка о праве собственности;
 ー Иные документы: ______________________

Дата и подпись ответственного лица:
 ______________________ _____________
 (Ф.И.О.) (подпись)

Причины отказа в приёме и типичные ошибки

• Отсутствие обязательных сопроводительных документов (заявление, опись, справка).
• Несоответствие формату заявлений (не использована форма из Приложения 2).
• Передача материалов, запрещённых к архивному хранению (например, конфиденциальные
  сведения, не подлежащие раскрытию).
• Отсутствие подписи ответственного лица или подписи обеих сторон в акте.
• Неуказание причин отсутствия единиц хранения в справке.

Регламент приёма документов в архив – это комплексный набор требований, направленных
на обеспечение правильного учёта, сохранности и доступности архивных материалов.
Соблюдение всех пунктов, указанных в нормативных актах, позволяет избежать задержек,
отказов и юридических рисков. При подготовке пакета документов следует внимательно
проверять наличие всех обязательных форм, подписей и сопроводительных справок, а
также использовать электронные каналы подачи, где это возможно, для ускорения
процесса.

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к службе приёма‑передачи
конкретного архива или к Федеральному архивному агентству.

Дата публикации: