Дата актуализации:

Нормативно-правовая база

Приём и учёт архивных документов регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Минкультуры России от № 526);
3. Методические рекомендации к вышеуказанным правилам (КонсультантПлюс, 2025);
4. Внутренние локальные нормативные акты организации (приказ о порядке сдачи документов в архив, регламент работы архивного отдела).

Основные понятия

• Источник комплектования – организация (подразделение, ликвидированное юридическое лицо и т.п.), передающая документы в архив.
• Документ временного хранения – документ, подлежащий хранению в архиве после истечения установленного срока временного хранения в источнике.
• Документ постоянного хранения – документ, сохраняемый в архиве без ограничения срока.
• Акт приёма‑передачи – официальный документ, фиксирующий факт передачи и приёма архивных материалов.
• Опись (сдаточная опись) – перечень передаваемых дел/дел, содержащий сведения о наименовании, количестве, состоянии и сроках хранения.

Этапы приёма документов в архив

Планирование и согласование

Передача документов осуществляется согласно плану‑графику, утверждённому руководством архива совместно с источником комплектования. План включает:

• перечень передаваемых дел;
• даты и сроки передачи;
• ответственных лиц со стороны источника и архива.

Подготовка документов к передаче

Подготовительный процесс включает:

1. Проведение экспертизы ценности документов (определение их исторической, правовой и управленческой значимости).
2. Составление сдаточной описи (см. Приложение 1 – образец описи).
3. Упаковка и маркировка дел:
   • каждое дело помещается в отдельный архивный короб;
   • короб маркируется штрих‑кодом, указанием номера дела, года создания и срока хранения;
   • при необходимости – применение конвертов из архивного пластика.
4. Подготовка акта приёма‑передачи (см. Приложение 2).

Передача документов

Документы передаются в архив в согласованные сроки. При передаче необходимо:

• провести совместный осмотр дел представителями источника и архива;
• зафиксировать в акте количество, состояние (целостность, наличие повреждений) и комплектность;
• подписать акт обеими сторонами (в бумажном виде или с помощью электронной подписи в системе Directum RX, 1С‑Документооборот и т.п.).

Приём и регистрация в архиве

После подписания акта архивный отдел выполняет:

1. Ввод данных из сдаточной описи в регистратор архивных дел (электронную базу данных).
2. Присвоение каждому делу уникального архивного номера (по классификатору дел организации).
3. Физическое размещение дел в архивных помещениях в соответствии с схемой размещения (по тематикам, годам, видам документов).
4. Оформление накладных листов и их привязка к электронному учёту.

Контроль и отчётность

Контроль за выполнением порядка приёма осуществляется:

• архивным руководителем – проверкой соответствия фактической приёмки плану‑графику;
• службой внутреннего аудита – периодическим аудиторским проверкам (раз в год).

По результатам контроля формируется отчёт о приёме документов, который направляется в руководство организации и в органы государственного контроля (если требуется).

Составные части актов и описи

Пример сдаточной описи (Приложение 1)

Пример акта приёма‑передачи (Приложение 2)

Акт приёма‑передачи архивных документов № ____ от «__» ______ 2026 г.

1. Стороны: Источник комплектования – ООО «Пример», в лице директора Иванова И.И.; Архив организации – отдел архивного дела, в лице главного архивариуса Петровой А.С.
2. Перечень передаваемых документов (ссылка на сдаточную опись, приложение 1).
3. Состояние документов: целый, без повреждений, полностью комплектный.
4. Дата и время передачи: «__» ______ 2026 г., 10:00 ч.
5. Подписи сторон: ______________________ / ______________________

Особенности приёма документов от ликвидированных организаций

Приём документов от ликвидируемых юридических лиц регламентирован пунктом 37.7 Правил организации хранения. Ключевые требования:

• Документы передаються в архив после завершения процедуры ликвидации и в течение 30 дней с даты закрытия организации;
• Необходимо предоставить свидетельство о ликвидации и реестр передаваемых дел;
• Все передаваемые документы подлежат обязательной экспертизе ценности.

Электронные документы и цифровой архив

С 2021 года в большинстве организаций внедряется электронный документооборот. Приём электронных материалов осуществляется в соответствии с теми же принципами, что и бумажных, но с учётом особенностей:

1. Создание электронной сдаточной описи в формате XML/JSON, подписанной электронной подписью.
2. Передача файлов через защищённый канал (VPN, SFTP) в архивную информационную систему (АИС).
3. Регистрация в реестре электронных архивных документов с указанием хеш‑сумм для контроля целостности.
4. Хранение в сертифицированных дата‑центрах с резервным копированием согласно ГОСТ 34.11‑2012.

Ответственность и контроль

За соблюдение порядка приёма документов отвечают:

• Руководитель архива – утверждает план‑график, контролирует выполнение.
• Главный архивариус – организует приём, регистрацию и размещение дел.
• Ответственный за документооборот в источнике – готовит описи, обеспечивает комплектность.
• В случае нарушения сроков или несоответствия требований предусмотрена дисциплинарная и административная ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом 125‑ФЗ.

Практические рекомендации

• Заранее согласуйте план‑график передачи с архивом, чтобы избежать задержек.
• Проводите периодическую проверку состояния архивных коробов (каждые 2‑3 года).
• Внедрите автоматизированную систему учёта (например, 1С‑Документооборот + модуль архивного учета).
• Обучайте персонал правилам упаковки и маркировки – это снижает риск потери или повреждения документов.
• При работе с электронными документами используйте цифровые подписи и храните оригиналы подписи в отдельном защищённом хранилище.

Порядок приёма документов в архив организации – это комплексный процесс, который включает планирование, подготовку, передачу, регистрацию и контроль. Соблюдение нормативных требований, чёткое документирование и использование современных ИТ‑решений позволяют обеспечить надёжное хранение как бумажных, так и электронных материалов, а также гарантировать их доступность в течение всего срока хранения.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ и методических рекомендаций, опубликованных на официальных ресурсах Минкультуры России, КонсультантПлюс и информационных порталах по архивному делу.