Правильное управление кадровой документацией, это не только требование законодательства, но и гарантия защиты прав как работника, так и работодателя․ В центре любого личного дела сотрудника находится трудовой договор — основной документ, регулирующий трудовые отношения․ Статья подробно разбирает порядок размещения трудового договора в личном деле, правила его архивирования, сроки хранения и процедуру передачи в архив на 2026 год․

Нормативная правовая база

Процедура работы с личными делами и трудовыми договорами регулируется комплексом нормативных актов:

• ТК РФ (ст․ 62, 65, 67, 303) — обязательность оформления трудового договора, состав личного дела, обязанность работодателя хранить документы․
• ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», общие принципы архивирования․
• Приказ Росархива от № 236 (в ред․ от 2023 г;) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации», технические требования к подшивке, нумерации, описи․
• Приказ Минкультуры РФ от № 558 (в ред; от 2021 г․) — Типовые перечни составов и сроков хранения документов, образующихся в деятельности организаций (документы по кадрам — раздел II)․
• Постановление Правительства РФ от № 1342 — Правила ведения работодателями персонифицированного учета (важно для определения сроков хранения)․

Место трудового договора в структуре личного дела

Согласно установленной архивной практике и типовым инструкциям, личное дело формируется в хронологическом порядке и структурируется по разделам․ Трудовой договор относится к третьему разделу: «Документы о трудовой деятельности работника в организации»․

Типовая структура личного дела (образец 2026 года):

1. Внутренняя опись документов дела (оформляется последней, но клается первой)․
2. Первый раздел — Общие документы:
   • Личный листок по учету кадров (ф․ Т-2);
   • Анкета работника;
   • Дополнение к личному листку;
   • Должностная инструкция;
   • Характеристики, рекомендательные письма, аттестационные листы;
   • Результаты медосмотров;
   • Личные заявления сотрудника (кроме заявления о приеме)․
3. Второй раздел — Документы о приеме на работу:
   • Заявление о приеме на работу;
   • Направление/представление (если есть);
   • Копия приказа о приеме на работу․
4. Третий раздел, Документы о трудовой деятельности (Ключевой для ТД):
   • Трудовой договор (экземпляр работодателя) — подшивается сразу за заявлением о приеме;
   • Дополнительные соглашения к трудовому договору (об изменении условий, продлении срока, изменении зарплаты и т․д․) — в хронологическом порядке;
   • Копии приказов по личному составу в отношении сотрудника (перевод, отпуска, награждение, дисциплинарные взыскания);
   • Сведения о доходах (если хранятся в деле)․
5. Четвертый раздел — Документы об увольнении:
   • Заявление об увольнении (или иное основание);
   • Копия приказа об увольнении (расторжении ТД);
   • Лист-заверитель дела (при передаче в архив)․

> Важно: В личное дело подшивается именно экземпляр трудового договора, хранящийся у работодателя (с подписью работника о ознакомлении с условиями и получении своего экземпляра)․ Экземпляр работника в личном деле организации не хранится․

Порядок закрытия личного дела при увольнении

Это критический момент, от которого зависит полнота дела при передаче в архив․ Действия производятся в день увольнения или в ближайший рабочий день:

1. В дело помещается оригинал заявления об увольнении (или иной документ-основание: соглашение сторон, справка о переводе к другому работодателю и т․д․)․
2. В дело подшивается копия приказа (распоряжения) об увольнении, заверенная подписью ответственного лица и печатью (если есть), с отметкой работника о ознакомлении․
3. Проводится проверка полноты дела: наличие всех доп․ соглашений к ТД, приказов о переводах, награждениях, листа-заверителя медкнижки (если велась)․
4. Нумеруются все листы дела сквозной нумерацией (ручкой или штампом) в правом верхнем углу․
5. Заполняется внутренняя опись документов дела (форма по Приказу Росархива № 236), указывается общее число листов․
6. Дело подшивается, на корешок наклеивается лист-заверитель с указанием ФИО, табельного номера, дат приема/увольнения, срока хранения, номера дела․

Технические требования к оформлению (Правила Росархива № 236)

Несоблюдение технических правил — частая причина замечаний при проверках Росархива или при сдаче дел в государственный архив․

• Хронологический порядок: Документы подшиваются по мере поступления: от ранних к поздним․ Трудовой договор идет сразу после заявления о приеме и приказа о приеме․
• Нумерация: Сквозная по всему делу (или томам)․ Нумеруются листы, а не документы․ Пустые обороты листов не нумеруются․
• Объем тома: Не более 250 листов в одном томе (п․ 4․20 Правил)․ Если дело толстое, оно разбивается на тома (Том 1, Том 2․․․), для каждого составляется своя опись․
• Подшивка: Ниткой (газетной или льняной) в 3-4 прокола․ Концы ниток (не менее 5 см) выводится на передний переплет, склеивается квитанцией (листом-заверителем) с указанием числа листов, подписи ответственного и печатью․
• Исправления: В личном деле исправления не допускаются․ Ошибки в описи зачеркиваются тонкой линией, пишется верный вариант, заверяется подписью и датой․

Сроки хранения личных дел с трудовыми договорами

Срок хранения устанавливается по последнему документу в деле (обычно это приказ об увольнении)․ Сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания дела․

> Ключевой момент 2026 года: В 2026 году срок хранения 50 лет применяется к делам уволенных в 1976 году и позже (1976 + 50 = 2026)․ Дела уволенных в 1975 году и ранее (срок 75 лет) подлежат передаче в государственный архив или продолжению хранения при наличии оснований․

Процедура передачи в архив организации (внутренний архив)

После закрытия дела (увольнения) оно не сразу уходит в архив․ Оно хранится в кадровой службе (у кадровщика/Кадрового отдела) в папке/реестре «Личные дела уволенных работников» до формирования партии для сдачи в архив организации․

Этапы передачи в архив организации:

1. Формирование сдачи: Обычно раз в год (по итогам года) или по накоплении определенного количества дел․
2. Составление описи сдачи (Акт приема-передачи): В 2-х экземплярах․ Указываются: номер дела, ФИО, табельный номер, даты приема/увольнения, срок хранения, число листов, номер полки/ячейки․
3. Расстановка на стеллажах: Дела расставляются в алфавитном порядке (или по табельным номерам) по годам увольнения․
4. Ведение реестров/карточек учета: Учет места хранения каждого дела для быстрого поиска․

Передача в государственный архив (при ликвидации или истечении сроков)

Согласно ст․ 22 ФЗ № 125-ФЗ, документы с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению (после экспертизы) или передаче в государственный архив (если имеют историческую ценность)․ Личные дела, как правило, подлежат уничтожению после истечения 50/75 лет по акту экспертизы․

Исключение: При ликвидации юридического лица все личные дела (независимо от срока хранения) передаются в государственный архив по месту нахождения организации (ст․ 20 ФЗ № 125-ФЗ)․ Подготовка к передаче включает:

• Поверку полноты дел по описям․
• Приведение дел в соответствие с требованиями Приказа Росархива № 236 (подшивка, нумерация, описи)․
• Составление описи сдачи в госархив (форма № 21 или аналогичная);
• Оформления Акта приема-передачи архивных документов․

Электронный трудовый договор и личное дело

С 2020 года (ФЗ № 406-ФЗ) допускается оформление трудового договора в электронной форме с использованием ЭЦП․

• Если ТД оформлен только в электронном виде: в личное дело (бумажное) подшивается распечатка ТД с указанием реквизитов ЭЦП, даты подписания, а также заявления работника о согласии на электронный документооборот․ Распечатка заверяется подписью работодателя (кадровщика) и печатью: «Верно, копия из информационной системы»;
• Если ведется электронное личное дело (в ЭДО/СЭД): оригинал ТД (XML/PDF с ЭЦП) хранится в системе․ Бумажное дело может не заводиться, если организация полностью перешла на безбумажный документооборот с соблюдением требований Приказа Минпромторга № 1236 и Росархива по электронным архивам․
• Важно: Сроки хранения электронных личных дел те же (50/75 лет)․ Обеспечивается правовая значимость и читаемость на протяжении всего срока․

Типичные ошибки и риски

• Отсутствие доп․ соглашений: В деле есть ТД 2015 года, но нет доп․ соглашений о повышении зарплаты 2018, 2020 гг․ Риск: споры о размере заработной платы, пенсионных коэффициентах․
• Неподписанный экземпляр работодателя: В деле лежит чистый бланк или экземпляр без подписи работника о получении своего экземпляра․ Риск: признание договора нерасторгнувшимся/незаключенным․
• Нарушение хронологии: Приказ об увольнении подшит до приказа о переводе․ Риск: замечания Росархива, сложность поиска документов․
• Потеря листа-заверителя: Дело рассыпается, теряются листы․ Риск: невозможность подтвердить стаж/зарплату;
• Исчерпание сроков хранения без экспертизы: Уничтожение дел без акта экспертизы комиссии — грубое нарушение ФЗ № 125-ФЗ (штрафы по КоАП РФ ст․ 13․20)․

Чек-лист для кадровщика/архивариуса (2026)

1. [ ] Трудовой договор (экземпляр работодателя) подшит в 3-м разделе сразу за заявлением о приеме․
2. [ ] Все дополнительные соглашения к ТД подшиты в хронологическом порядке․
3. [ ] При увольнении: заявление + копия приказа об увольнении подшиты в 4-м разделе․
4. [ ] Дело пронумеровано сквозно, объем тома ≤ 250 листов․
5. [ ] Дело подшито ниткой, лист-заверитель заполнен полностью (ФИО, даты, срок хранения, № дела)․
6. [ ] Внутренняя опись составлена и положена в начало дела․
7. [ ] Срок хранения правильно определен (50 или 75 лет) в зависимости от года увольнения․
8. [ ] Дело учтено в реестре/карточке учета личных дел уволенных․
9. [ ] Ежегодно формируется партия сдачи в архив организации по Акту приема-передачи․
10. [ ] При ликвидации фирмы — подготовлен пакет документов для госархива․

Трудовой договор — «сердце» личного дела․ Грамотное его размещение, хранение вместе со всеми дополнительными соглашениями и приказами, а также соблюдение процедуры закрытия дела при увольнении и передачи в архив — это фундамент кадровой безопасности организации․ В 2026 году особое внимание стоит уделить делам сотрудников, уволенных в 1976 году (истекает 50-летний срок) и подготовке к возможной ликвидации или реорганизации, требующей сдачи дел в госархив․ Использование электронного документооборота не отменяет требований к срокам хранения и правовой значимости документов, но требует внедрения квалифицированных ЭЦП и систем долговременного хранения․

Статья подготовлена на основе действующего на года законодательства РФ (ТК РФ, ФЗ № 125-ФЗ, Приказы Росархива № 236, Минкультуры № 558)․ Данная информация носит справочный характер․ Для решения конкретных спорных вопросов рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву․