Дата подготовки: 01:43:00
Содержание
- Что такое сдача номеров в архив?
- Нормативно‑правовая база
- Зачем нумеровать и сдавать документы?
- Подготовительный этап
- Присвоение новых номеров
- Составление описи
- Архивный переплет и лист‑заверитель
- Акт приёма‑передачи
- Типичные ошибки и как их избежать
- Часто задаваемые вопросы
Что такое сдача номеров в архив?
Сдача номеров в архив – это процесс присвоения документам новых архивных номеров (индексов‚ шифров) и их официальной передачи в архив для длительного хранения. Номера фиксируются в описи‚ которая становится первым листом в деле и позволяет вести учёт‚ сохранять целостность и упрощать последующее использование материалов.
Нормативно‑правовая база
Основные нормативные акты‚ регулирующие сдачу документов в архив:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в РФ» (вступил в силу 1 января 2004 г.) – определяет порядок создания‚ ведения и передачи архивных дел.
- Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении формы описи дел» (приложение 12).
- Нормативные документы организации (Номенклатура‚ регламент делопроизводства) – устанавливают сроки хранения и перечень передаваемых материалов.
Зачем нумеровать и сдавать документы?
Главные цели процесса:
- Учёт и систематизация. Номер позволяет быстро найти нужный документ в архиве.
- Сохранность. Переплет и лист‑заверитель защищают бумагу от порчи и потери.
- Соответствие законодательству. Неправильное оформление может привести к штрафам и утрате доказательной силы.
- Оптимизация расходов. Правильная нумерация упрощает аутсорсинг архивных услуг.
Подготовительный этап
Перед тем как приступить к нумерации‚ необходимо выполнить несколько проверок.
Проверка сроков хранения
- Сравните документы с Номенклатурой сроков хранения (обычно в виде таблицы).
- Отметьте те‚ которые достигли предельного срока (например‚ 10 лет для временного хранения).
- Исключите из передачи документы‚ подлежащие уничтожению согласно регламенту.
Сбор и сортировка
- Разделите материалы по отделам (кадры‚ бухгалтерия‚ юридический отдел и т.д.).
- Определите‚ какие дела состоят из нескольких томов.
- Убедитесь‚ что в каждом деле присутствуют все листы (проверьте наличие пропусков).
Очистка и подготовка листов
Удалите скрепки‚ скотч‚ заклейте повреждённые страницы‚ при необходимости выполните документальное восстановление (копирование утраченных листов).
Присвоение новых номеров
Нумерация происходит в несколько шагов.
Где ставится номер
Номер (архивный шифр) проставляется в установленном месте на самом документе – обычно в правом нижнем углу первой страницы.
Как оформить замену старого номера
- Старый номер зачёркивают одной линией.
- Рядом пишут новый номер‚ используя чёрную ручку.
- Подпись ответственного лица и дата изменения фиксируются под номером.
Принцип нумерации
- Для односторонних и двусторонних документов присваивается один номер – записывается на лицевой (первой) стороне.
- Для брошюр нумерация начинается с обложки‚ далее – по порядку листов.
- Если дело состоит из нескольких томов‚ каждый том получает отдельный порядковый номер (том 1‚ том 2 и т.д.).
Пример записи номера
КАДР‑2026‑001‑A – где КАДР – код отдела‚ 2026 – год‚ 001 – порядковый номер‚ A – вариант (если есть несколько копий).
Составление описи
Опись – это документ‚ который сопровождает дело в архиве. Она оформляется по унифицированному бланку (приложение 12) и делается в трёх экземплярах (для архива‚ подразделения и контроля).
Структура описи
| Поле | Содержание |
|---|---|
| Номер (тома‚ части) | Уникальный номер дела в архиве |
| Заголовок дела | Краткое наименование (например‚ «Личные дела сотрудников») |
| Дата начала и окончания | Крайние даты формирования документов |
| Количество листов | Общее число листов в деле |
| Срок хранения | Постоянный / временный (10 лет) и т.д. |
| Архивный шифр | Код отдела + год + порядковый номер |
| Ответственное лицо | ФИО‚ должность‚ контактные данные |
| Примечания | Особенности (отсутствие некоторых листов‚ повреждения и пр.) |
Порядок заполнения
- Заполните все обязательные поля в электронном виде (если предусмотрено).
- Распечатайте бланк и подпишите каждый экземпляр.
- Вложите опись в дело как первый лист.
Архивный переплет и лист‑заверитель
Эти элементы обеспечивают физическую сохранность документов.
- Переплет – обычно используется картонный переплет или твердый переплет в зависимости от объёма и типа документов.
- Лист‑заверитель – отдельный лист‚ на котором указываются:
- Номер дела и тома;
- Дата передачи в архив;
- Подпись ответственного лица;
- Ссылка на акт приёма‑передачи.
Как оформить лист‑заверитель
ЛИСТ‑ЗАВЕРИТЕЛЬ № дела: КАДР‑2026‑001‑A Том: 1 Дата передачи: Ответственный: Иванов И.И.‚ начальник отдела кадров Подпись: ___________
Акт приёма‑передачи документов
После завершения подготовки составляется акт приёма‑передачи. Он фиксирует факт передачи и подтверждает соответствие документов установленным требованиям.
Содержание акта
- Дата и место передачи.
- Перечень передаваемых дел (номер‚ название‚ количество томов).
- Подписи представителя организации и представителя архива.
- Примечания о недостающих или повреждённых документах.
Пример формулировки
«Настоящим актом подтверждается‚ что организация «ООО «Пример» передала в архив организации «Государственный архив города N» документы‚ указанные в Приложении № 1‚ в надлежащем виде‚ с соблюдением всех требований ФЗ‑125. Представители сторон подписали настоящий акт в двух экземплярах.»
Типичные ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Решение |
|---|---|---|
| Отсутствие проверки сроков хранения | Передача документов‚ подлежащих уничтожению‚ приводит к штрафам. | Сравнивайте каждый документ с актуальной номенклатурой. |
| Неправильное расположение номера | Трудности при поиске‚ возможные конфликты шифров. | Следуйте установленному шаблону (правый нижний угол первой страницы). |
| Отсутствие листа‑заверителя | Утрата целостности дела‚ проблемы при выдаче из архива. | Обязательно оформляйте лист‑заверитель для каждого тома. |
| Не подписанная опись | Отказ архива принять дело. | Подписывайте все три экземпляра и храните копию у себя. |
| Смешивание разных отделов в одном деле | Сложности в учёте и поиске. | Разделяйте документы по подразделениям‚ каждый отдел – своё дело. |
Часто задаваемые вопросы
Сколько стоит сдача документов в архив?
Стоимость зависит от объёма‚ типа хранения (постоянное или временное) и выбранного провайдера услуг. Ориентировочно: от 150 ₽ за лист до 5 000 ₽ за том при полном переплёте.
Какие документы обязаны быть в архиве?
Все документы‚ указанные в Номенклатуре сроков хранения и требуемые ФЗ‑125‚ включая:
- Личные дела сотрудников;
- Документы по бухгалтерии (балансы‚ налоговые декларации);
- Контракты‚ договоры‚ акты выполненных работ;
- Корпоративные регламенты‚ уставные документы.
Можно ли сдавать документы в электронном виде?
Да. При наличии Электронного архива (по ФЗ‑125) допускается передача сканов в формате PDF/A‑2‚ но оригиналы всё равно должны быть переданы в физический архив‚ если иное не предусмотрено нормативными актами.
Как часто нужно обновлять описи?
Описи обновляются при:
- Добавлении новых томов к делу;
- Изменении количества листов (добавление/удаление);
- Корректировке сроков хранения.
К кому обращаться за актом приёма‑передачи?
В первую очередь – к главному архивариусу вашего регионального государственного архива. При аутсорсинге – к менеджеру архивной компании.
Сдача номеров в архив – это не просто формальность‚ а важный элемент системы документооборота‚ который обеспечивает:
- Сохранность и достоверность корпоративных данных;
- Соответствие законодательству РФ;
- Упрощённый доступ к исторической информации;
- Оптимизацию расходов на хранение.
Следуя изложенной в статье пошаговой инструкции‚ вы сможете подготовить документы к архиву без ошибок‚ ускорить процесс их приёма и гарантировать надёжную защиту корпоративных архивов.
Помните: правильная нумерация и качественная опись – залог успешной сдачи документов в архив.
Автор статьи: Ваш помощник по делопроизводству